5 заповедей ивент-менеджера, которые сберегут нервы на мероприятии

Театр начинается с вешалки, а любой ивент – с тщательно продуманных мелочей. Вы можете год готовить контент и везти key-спикеров из дальних далей, но утомительная очередь на регистрации, покерфейс организаторов или холодный кофе уничтожат ваше мероприятие за считанные минуты.

Марина Мартынова, ILF

После почти 300 ивентов  – от маленьких тренингов до форумов на 400 человек – Марина Мартынова, PR-менеджер юридической фирмы ILF, вывела для себя несколько простых формул в организации мероприятий, которыми поделилась с Marketing Challenge.

1. Всегда приезжайте заранее

Есть вещи, которые я называю «ивентный этикет». Вот эта одна из них. Организатор должен быть на месте проведения всегда раньше спонсоров, партнеров, спикеров и участников. Это вовсе не значит, что нужно приехать за 3 часа до начала и вести беседы с охраной о жизни. Это бесценное время, когда нужно еще раз проверить место проведения, технику, полиграфию, подготовить зону регистрации, обзвонить всех подрядчиков и еще раз прогнать с командой сценарий дня. Если это мероприятие в другом городе или в незнакомом месте – стоит лично познакомиться с командой, которая там работает.

Это будут единственные пару часов вашего дня без гремучей смеси падающих задач, телефонных звонков и форс-мажоров. Воспользуйтесь ими по максимуму.

Прошлой осенью это правило спасло наше агромероприятие. Пять лет мы проводим этот ивент  и решили удивить наших гостей: отойти от стандартного формата конференции, разделив день на 2 интерактивные части разного формата (бизнес-завтрак и тренинг), что требовало высокой мобильности площадки и скорости реагирования команды.

В качестве места проведения мы выбрали ресторан, с администратором которого несколько раз предварительно встречались и проговаривали все технических и организационные требования.  Ничего не предвещало беды. Но утром наша команда, приехав за 2,5 часа, обнаружила сюрприз: розетки работают не везде, экран для презентации на заранее оговоренном месте установить нельзя и рассадку гостей, которую мы так трепетно отрисовывали неделю,  из-за этого нужно менять. Именно эти 2,5 часа, которые я оставила про запас, позволили нам оперативно найти техника, электрика-монтажника, администратора и других нужных людей, вместе с которыми мы спасли логистику мероприятия и к приходу гостей были готовы на 100%.

2. Готовьте зону регистрации до приезда гостей

Никому не нравится, когда мы приходим на мероприятие и первое, что видим – девочку, которая в панике пытается распутать клубок из веревочек для бейджиков.

Если регистрация заявлена на 9.30 утра, то уже в 9.15 на столе должна аккуратно лежать вся раздаточная и сувенирная продукция, бейджи, несколько списков участников. Если гостей больше 50 человек, обязательно разделите их по алфавиту и поставьте соответствующие таблички. Это сэкономит время вам и нервы участникам с фамилиями Алексеев и Яблочкин.

Подумайте и о человеческом ресурсе. На каждые 30 человек должен быть один регистрирующий. Партнеры/спонсоры, спикеры и СМИ всегда регистрируются за отдельными столиками по тем же правилами.

Однажды мою коллегу пригласили на крупный форум по маркетингу. На почти 300 приглашенных участников у организаторов были «на посту» всего 3 человека, один из которых часто выпадал из процесса. После почти часа в очереди на регистрацию ее ждал холодный кофе возле грязных столов на welcome-coffee. Неважно, сколько ценной информации получили участники дальше, но первое впечатление от мероприятия уже не исправишь.

3. Четко распределите функции внутри команды

За полчаса до начала мероприятия еще раз проговорите с командой функции каждого и ключевые точки ивента. Это оптимизирует ваши процессы и поможет избежать ситуаций, когда три человека бегут открывать презентацию, а помочь гостю с логистикой на месте некому.

Разделите ваше мероприятие на условные «зоны»: встреча гостей, встреча спикеров/спонсоров/СМИ, стол регистрации, техническое сопровождение, работа с подрядчиками, кейтеринг и работа в залах. На каждой зоне должен быть человек, располагающий всей необходимой информацией и контактами. Это не значит, что один человек не может совмещать одновременно  несколько зон, но в случае возникновения конкретной проблемы, каждый из команды должен знать, КТО отвечает за ее решение.  

Ответы на вопросы из разряда: «Где здесь туалет?», «Какой пароль от WI-FI?» и «Когда обед?» должны знать все члены команды организаторов. Также как и программу, тайминг и спикеров.

Ивент-менеджер, по умолчанию, должен быть компетентен во всех вопросах мероприятия.

Важно! Для проведения крупных мероприятий в помощь команде организатора часто привлекаются волонтеры. Эта работа стоит отдельного внимания. Помните, какими бы симпатичными и дружелюбными не были эти ребята, они никогда не будут относиться к мероприятию так же трепетно и ответственно, как вы.  

Поэтому несколько коротких обучающих тренингов для них до мероприятия, подготовленные скрипты для разных ситуаций, инструктаж в день ивента, отдельный человек для работы с волонтерами и постоянный контроль – must have.

Масташбный ивент –  это сложный механизм, где каждый шурупчик имеет значение. Таких ивентов у нас несколько в году и без волонтеров тут никуда. Поэтому уже на старте подготовки мы набираем лучших из лучших ребят, которым потом не страшно доверить работу на мероприятию. Они помогают с полиграфией, общаются с участниками, ездят на место, знакомятся с командой – полноценно вовлекаются в процесс подготовки  Отдельно мы проводим  с ними встречи и тренинги, после которых они с собой забирают много листов флипчарта с разными рисунками и стрелочками.

4. Мелочи не играют решающей роли. Они решают все

Помните об этом и не пренебрегайте мелочами — никогда не угадаешь, на какой из них может «поломаться» мероприятие. Как бы нам не хотелось, мир не крутится вокруг нашего ивента: люди попросту могут забыть о каких-то договоренностях, либо техника даст сбой в последний момент.

4.1. Подрядчики.

Систематически держите с ними связь. Утром в день ивента – звонок с ненавязчивым вопросом: «Вы помните о нас?» – никогда не будет лишним.  Равно как и десятая проверка микрофонов для синхронного перевода или пятая беседа с фотографом о том, какие фотографии нужны.

4.2 Техника.

Воспроизведите все возможное, что будет использовано во время мероприятия утром, чтобы все открылось, смотрелось, читалось и звучало. Вы всегда должны знать, где лежит запасной комплект батареек или переходники. Все скайп-коллы заранее стоит проверить на качество соединения (например, во время кофе-брейка). Никогда не надейтесь на «а вдруг заработает». Не заработает. Лучше выглядеть фанатиком, чем допустить ситуацию, когда презентация ключевого спикера вдруг не открылась.

Номер опытного специалиста на случаи «Ой, оно перестало работать!» обязательно должен быть у вас под рукой.

4.3 Спикеры.

Утреннее SMS с пожеланием хорошего утра и напоминанием о времени, месте и начале выступления всегда будет кстати. Обязательно встречайте каждого спикера, помогите зарегистрироваться, познакомьте спикеров друг с другом и с модератором заранее, предложите кофе. Если спикер иногородний – встреча на вокзале, помощь с логистикой и поселением максимально приветствуются. Уточните, будут ли какие-то пожелания во время выступления, возьмите презентацию и заранее откройте ее в том зале, где спикер будет выступать.

Лайфхак: Презентацию, которую вы получили заранее или в день ивента, хорошо бы сохранить в нескольких форматах (я это делаю в pdf и ppt) на нескольких носителях (у меня это почта, флешка и Facebook). Это не занимает много времени, но сбережет вам нервы, а иногда и даст возможность выпить первый кофе за день. Даже pdf-файл, который «открывается всегда», может не открыться.

4.4 Кейтеринг

Утром напомните о себе и своем заказе. Проговорите время подачи и выноса. Еще раз обсудите меню и учтите особые пожелания, такие как время поста, вегетарианские блюда и другие факторы. И обязательно предупредите о возможности переноса времени подачи плюс-минус на 30 минут. Тайминг на мероприятии – штука крайне нестабильная, но есть обветренные канапе или холодные гарниры ваши гости не должны. Следите за чистотой. И, конечно же, кофе. Его должно быть много и, желательно, в течение всего мероприятия.

Раз в два года в Харькове проходит крупный биоэнергетический украино-немецкий форум более чем на 300 участников. Мы выступаем соорганизатором этого мероприятия и вовлечены в его подготовку и проведение от начала до конца. В этом году форум выглядел так:  3 этажа крупнейшего коворкинга в Харькове, 7 паралленьных секций,  1 воркшоп, 375 участников, 45 спикеров из Украины и Германии, 11 представителей СМИ, 10 подрядчиков, 3 кофе-брейка, обед и прием. Утром ситуация на месте проведения выглядела так: 3 подрядчика проспали бы, если бы не мой звонок с утра,  2 микрофона напрочь отказывались работать, несколько спикеров изменили свои презентации перед выступлением, а вопросы участников «где тут кофе» не прекращались. Если бы мы заранее не подумали обо  всех этих мелочах и не продумали сценарии Б и В, то к обеду меня отпаивали бы валерьянкой.

5. Улыбайтесь

Это одно из основных правил и составляющих моего любимого «ивентного этикета». Именно вы – первый человек, который задает настроение гостям и спикерам. Никто не должен знать, что у вас что-то пошло не так. Форс-мажоры будут всегда, просто примите это как данность и расслабьтесь. Даже если у вас за спиной горит ящик со всей полиграфией мероприятия, вы должны всем своим внешним видом убедить гостей, что это заранее продуманный трюк.

Еще в начале моего пути как ивент-менеджера я прочла об одном  принципе – правиле «Утиного лица» (The Duck Face Rule): ваше внешнее спокойствие и умиротворенность в сложной ситуации не должны выдавать того, что в этот момент вы активно гребете лапками под водой, чтобы удержаться на плаву. НИКТО об этом не знает и не должен узнать. До сих пор считаю это золотым правилом ивент-менеджера и сама придерживаюсь его на каждом мероприятии. В конечном счете, люди запоминают эмоции, которые они получили, и атмосферу, которую им создали. Если вы подумаете об этом заранее, будьте уверены, что участники придут к вам еще не раз, а также порекомендуют своим коллегам.

Раннее Marketing Challenge рассказывал, как работать с хамами и научить клиента общаться по-человечески по мнению Валерии Жук, основателя Quadrate 28, и что нужно делать, чтобы онлайн-СМИ было прибыльным из опыта Славы Баранского, основателя Lifehacker.ru.