«Будешь спать, когда умрешь». Секреты управления временем и командой от Валерии Жук, основателя Quadrate 28

Валерии Жук 26 лет. В 23 года Лера вместе с партнером Надеждой Табанюк основала маркетинговое агентство Quadrate 28. Сегодня в нем 30 сотрудников, за 2 года команда поработала с 60 клиентами и сегодня обслуживает на постоянной основе 20 компаний.

Кроме управления агентством, Лера находит время на создание сайд-проектов, таких как онлайн-журнал Marketing Challenge, который вы сейчас читаете, выездной образовательный тренинг для маркетологов Marketing Camp и регулярные Битвы маркетологов, где молодые таланты предлагают компаниям креативные решения их задач.

16 июня она будет спикером на маркетинг-кемпе Marketing Challenge, а пока наша редакция решила выяснить, как успевать делать столько, сколько делает Лера.

Управляй временем или оно начнет управлять тобой

У меня несколько ключевых подходов к тайм-менеджменту.

Первый — самые неприятные и сложные дела, требующие много энергии и концентрации, нужно делать с утра.

Второй — соблюдать режим и спать достаточное количество времени. Важно ложиться и просыпаться в одно и то же время, чтобы у организма выработалась привычка (я, например, ложусь к 11 вечера и просыпаюсь в 5 утра, без будильника).

Третий — это максимальное планирование рабочей недели. Все что можно планировать, нужно планировать. Бывают конфликтные ситуации или проблемы, которые тянутся из одного дня в другой хвостиками, такие хвосты я стараюсь закрывать в самом начале дня.

Помехами в ровном графике могут стать форс-мажорные ситуации. Если форс-мажор не вписывается в мой график, но его можно решить без моего присутствия, то команда справляется со всем сама, оставаясь со мной на электронной или телефонной связи.

Надеюсь, что момент, когда я почувствую, что пора сбавить обороты, наступит не скоро — рабочих планов еще очень много. В моей семье все абсолютные трудоголики, это тоже помогает организоваться. У меня нет детей, и это счастливый фактор. На данном жизненном этапе в нашей семье каждый из нас нацелен на персональный успех и достижения.

Что делать, когда все задачи — горящие

На день я планирую много задач — лист А3 формата исписан ими с обеих сторон. Там как мои личные планы, так и задачи, которые нужно объяснить и поставить другим и выполнение которых проконтролировать.

Когда всё горит, я ориентируюсь на самое срочное, это и становятся самым приоритетным. Вряд ли в один день будет гореть пять задач. Они могут быть приоритетными в период на три-пять дней, но среди них будет две, горящие именно сегодня.

В зависимости от сложности задачи становится понятно, какое количество людей необходимо, чтобы решить вопрос. Достаточно меня одной или нужна рабочая группа. В случае с большой, важной и сложной задачей, которая появилась внезапно, нужно правильно и вовремя разделить ответственность между пятью- шестью членами команды. Так можно успеть сделать эту задачу вовремя и качественно. Не стоит брать все на себя, нужно уметь делегировать.

Лучшая проверка — это заваленное дело

Чтобы научиться играть на пианино, нужно начать на нем играть. Чтобы научиться доверять человеку — как в жизни, так и в работе, — нужно начать доверять. Человеку можно доверять (или наоборот) после первого заваленного дела.

Факап, или проваленная задача — лакмусовая бумажка для руководителя. Люди ведут себя по-разному. Кто-то впадает в истерику, кто-то берет себя в руки и справляется с проблемой.

Если человек принимает на себя ответственность и пытается проблему решить, а потом объясняет, как разрулил ситуацию, это лучший показатель того, что человек надежный.

Человеческий фактор будет всегда, всегда может случиться ошибка, каким бы крутым специалистом сотрудник ни был. Но его реакция на ошибку покажет все. Доверять можно тем людям, которые могут взять на себя стопроцентную ответственность за ситуацию.

Бесконечный «второй» шанс

Quadrate 28 дает много вторых шансов — ровно столько, сколько, по нашему интуитивному пониманию, необходимо человеку. Даже если у него не получается, но он очень хочет, мы готовы его видеть рядом. Мы расстаемся, только если у самого сотрудника пропадает мотивация, искра и желание.

Практически ни с кем из Quadrate 28 мы не прощаемся по собственной инициативе — только в случае очень серьезных ошибок, которые повлекли за собой крайне резкое недовольство клиента и срыв контракта, но это большая редкость.

Еще на этапе собеседования мы рассказываем потенциальным членам нашей команды, в каком темпе живем и что в первый месяц они это почувствуют. Мы просим, чтобы через время они честно подошли к нам и сказали, подходит им такая жизнь или нет.

Если человек по натуре более расслабленный, никуда не спешит и предпочитает нежный график, мы точно не для него. Мы говорим, что нужно работать 24/ 7, что клиенты могут звонить в десять вечера и на звонки нужно отвечать, что внеплановые задания будут часто, что это очень сложно для организма — и физически, и морально. Но если получится втянуться, через три-шесть месяцев работы в команде по-настоящему драйвовым людям уже никуда не захочется уходить. Потому что мы все время в активном движении, а от этого тяжело отказаться.

Управление временем команды

К нам в команду в принципе не может затесаться человек, у которого есть проблемы с тайм-менеджментом. Мы работаем в режиме повышенной многозадачности, и нужно успевать очень много.

Команда пользуется системой проектного управления Basecamp, которая позволяет разделить задачи по каждой рабочей группе, по каждому конкретному человеку, с конкретными планами на неделю. У каждого отдела есть план, доступный для просмотра остальным. Например, у дизайнеров есть «дизайнерская» табличка с графиком работы на неделю, которая меняется, дополняется и корректируется в соответствии с новыми задачами. Каждый член команды может узнать планы своего коллеги на неделю вперед и скоординировать свои.

Что делать, когда энергия на нуле

У меня никогда не было апатии или безразличия к своему делу. Я не могу бросить все даже на месяц — это мой бизнес, моя компания, мой проект, который я безумно люблю, моя команда. Но если мне действительно тяжело морально, я «забиваю» себя физической активностью. Трижды в неделю я хожу на тренировки по тайскому боксу, а сейчас еще добавила утренние тренировки по плаванию. Это, как контрастный душ, помогает прийти в себя.

Были случаи, когда от переутомления или нервных проектов члены команды попадали в больницу. Такие кризисы случаются по комплексной причине — не только из-за работы, но и в результате каких-то личных проблем, неправильного питания и нарушения режима. Кризисы очень плохо сказываются на всех процессах — от них приходится отходить по несколько недель, и для всех лучше такие ситуации предупреждать.

У нас есть система овертаймов, и каждый сотрудник, предварительно согласовав, может взять себе выходные, когда нужно. Если человек этого сам не делает, а мы видим, что ему необходимо переключиться, то всеми возможными способами пытаемся отправить человека на пару дней отдохнуть. Сотрудник сам решает, принимать это предложение или нет, заставить мы не можем.

Если сотрудник отказывается от мини-отпуска, это уже его ответственность. Возможно, он хочет просто пережить этот момент.

Боевые правила “морских-котиков” в агентстве

У морских котиков в военно-морских силах США есть «адская неделя», когда они спят по три часа в сутки, пробегают нереальное количество километров, пьют и едят очень мало и переживают интенсивную моральную, физическую и умственную нагрузку. Но когда котик все-таки проходит адскую неделю, он становится сильнее.

Сотрудники Quadrate 28 очень похожи на морских котиков — с каждым проектом мы становимся крепче. У морских котиков мы позаимствовали еще один важный инструмент: микро скрипты. Это короткие мотивационные фразы, которые морские котики заучивают и потом используют в сложных ситуациях, например, «Будешь спать, когда умрешь».

Когда они захватывают вражеский корабль и им страшно, они повторяют «Страх мой — друг мой» или «Смешайся с илом» (чтобы их не было видно в воде). Эти мантры закладывают им в голову для того, чтобы в экстремальной ситуации готовые фразы стали первым, что возникнет у котика в голове, и психологически он мог сам себя вытащить.

Развалить бизнес может только сам владелец

80% успеха любого бизнеса зависит от коммуникации внутри команды. Задача руководителя — построить правильные отношения внутри коллектива и показывать, что очень благодарен своим сотрудникам за то, что они посвящают свою жизнь проекту, в который он так верит. Развалить бизнес может только сам владелец или топ-менеджмент, который он нанял.

Многие украинские бизнесмены мечтают построить бизнес за один-два года, а потом уехать за границу, оставив свое дело на управляющего. Если речь идет о многомиллиардной корпорации, без управляющего никуда — это единственный возможный рост. Если мы говорим про малый и средний бизнес (МСБ), то формула «оставил фирму работать в Киеве, а сам переселился на Багамы» — утопия. Руководитель МСБ должен быть на тысячу процентов вовлечен в работу своей компании, на всех уровнях. Это единственный вариант для реального успеха.

У проекта должна быть миссия

Каждый проект, которым я занимаюсь, выполняет определенную задачу. Мы это очень хорошо понимаем, и все это дает нам колоссальную энергию.

Quadrate 28 помогает развивать стартапы и МСБ в удобной для них форме как с точки зрения финансов, так и в плане сроков и команд. У медиа-платформы Marketing Challenge (МС) и у ее ответвлений — Битвы маркетологов и Marketing Challenge Camp — образовательная миссия. На украинском рынке очень мало качественных обучающих проектов для маркетологов. Пока что все сообщества маркетологов в Украине работают либо при закрытых школах вроде КМВС или Be First, либо при бизнес-школах, где нужно заплатить 20 тыс. долларов, чтобы попасть на МВА и следом получить «доступ» к выпускникам.

В Битве маркетологов стоимость участия доступна каждому — мы на этом проекте ничего не зарабатываем, входной билет покрывает только аренду и кофе-чай.

Наш первый коммерческий проект — это Marketing Challenge Camp, и мы еще не знаем, заработаем ли на нем что-нибудь (скорее всего, не заработаем). Но для нас он очень важен, и к участию мы пригласили не просто именитых, а лучших спикеров, настоящих гуру маркетинга, и разработали системную программу.

Некоторые маркетологи с 5-7 годами опыта, которые знают, что такое SWOT-анализ, анализ конкурентов, контент-маркетинг, но не могут все это объединить в логическую систему. Это как знать буквы алфавита в разном порядке. Начинающим маркетологам, у которых не было достойного образования в университете, тоже недостает системного подхода — на курсах (там его тоже мало предлагают).

Материал публикуется в рамках спецпроекта “Marketing Challenge Camp”