Юлия Петрик, MacPaw: 10 советов, как сделать участие в конференциях полезным для бизнеса

Купить билеты на крупную конференцию за несколько тысяч долларов, отдать пару десятков тысяч за стенд в выставочной зоне, плюс перелеты, еда, отели… Набегает круглая сумма, и далеко не всегда бизнесы извлекает из этой инвестиции выгоду.

Советами, как эффективно принять участие и проспонсировать международную конференцию, поделилась с читателями MC Today Юлия Петрик, PR-менеджер международной технологической компании MacPaw.

1. Составьте календарь мероприятий на год

Внесите в документ все мероприятия вашей отрасли, которые стоит посетить в течение года. Благодаря такому планированию вы сможете выгодно купить билеты на мероприятие (early bird tickets существенно дешевле), заблаговременно побеспокоиться о визах, продумать логистику, запланировать бюджет и успеть выбрать хорошее местоположение для стенда.

Сувенирную продукцию к мероприятию стоит заказать заранее, иначе вы рискуете получить визитки у трапа самолета и обнаружить в них опечатку.

На фото иллюстрация к статье о “самом грустном” стенде CES 2017, куда, по-видимому, не успели доставить оборудование, и сотруднику пришлось грустить на пустом стенде, за который компания выбросила немалые деньги.

Ниже пример, когда заказывали стенд в спешке и допустили ошибку в печатных материалах. Интересно, сколько было желающих посмотреть на Aapter?

2. Соберите отзывы о мероприятии

Участие в международных ивентах — удовольствие не из дешевых, поэтому изучите всю доступную информацию детально. Спросите у опытных коллег по индустрии, получили ли они желаемый результат на этом мероприятии.

Весной нас приглашали принять участие в конкурсе Red Herring Awards для стартапов. Организатор ивента представился по телефону как директор, говорил складно, обещал отличное событие и профессиональное жюри. Но что-то меня насторожило в разговоре с ним.

Немного погуглив, я нашла: “Red Herring awards (total scam)” и серию статей об афере с этим конкурсом. Естественно, об участии не могло быть и речи.

В группе Ukrainians at tech events of the world на Facebook можно знакомиться с коллегами и узнавать их мнение о мероприятиях.

3. Ставьте цели

Ни одно из мероприятий не должно пройти безрезультатно для вашего бизнеса. Даже если вам достался бесплатный билет на самую известную конференцию, о которой вы давно мечтали, определитесь с целями посещения.

Кому из команды стоит поехать: директору, менеджеру по развитию, продавцу, пиарщику? Какие цели посещения: нетворкинг, презентация нового продукта, поиск инвестиций, доклад? Какое количество клиентов и партнеров ожидаете привлечь?

В итоге вы сможете оценить возврат инвестиций с мероприятия, исходя из ваших целей.

Уделите время подготовке участников мероприятия. Презентовать вашу компанию на должном уровне и отвечать на вопросы собеседников должны уметь одинаково хорошо маркетологи, программисты и представители ивент-агентства, если вы с ними сотрудничаете. Плавающий в формулировках специалист не вызывает доверие.

Помните популярное видео с нескучным питчем? Не попадите в ту же западню.

4. Скачайте и установите приложение события заранее

Волонтеры помогают гостям Web Summit, у которых возникли сложности c приложением

Сегодня наличие своего приложения у крупных мероприятий — такая же необходимость, как сайт или группа в социальных сетях. В приложениях часто есть план павильонов, расположение зон для встреч, расписание выступлений. Это существенно сэкономит вам время и поможет тщательно спланировать день. 

В Америке организаторы менее крупных мероприятий используют Slack для коммуникации. Помню, как это помогло найти попутчиков в парк Йосемити в Калифорнии, и нетворкинг начался еще в пути на конференцию.

5. Назначайте встречи заранее

Изучите списки спикеров, спонсоров, медиапартнеров и гостей ивента. Зачастую через приложение можно связаться с участниками мероприятия. Те, кто уже пользуется приложением, с большой долей вероятности будут на мероприятии.

Предложения вроде “как насчет встретиться на кофе?” не работают. Лучше пишите конкретную тему разговора, например – показать продукт, услышать отзыв, дать интервью. Зовите к себе на стенд партнеров и клиентов. Следите за хештегами мероприятия, сами активно участвуйте в освещении события — записывайте live, постите в социальных сетях новости ивента.

Инвесторы и представители прессы — самые привлекательные  категории гостей на технологических мероприятиях, поэтому часто они прячут свои бейджи под пиджаками. То есть вероятность того, что вы случайно встретите главного редактора Forbes или перекинетесь фразами с инвестором из Andreessen Horowitz равна нулю.

Если у вас есть интересное предложение для них, напишите заранее, и скорее всего, они согласятся пообщаться.

6. Всегда готовьтесь к встрече

Вы должны знать, как человек выглядит, и какие темы с ним лучше обсудить.

Помню, как оказалась в одном зале на соседних местах с важным инвестором из Andreessen Horowitz. Тот был заявлен в списке спикеров как Ben Evans. Как и положено, накануне выступления я изучила спикеров, и без труда его узнала.

Начала разговор фразой вроде: “Привет, Бен!”. На что он с упреком ответил: “Меня зовут Бе-не-дикт”. Естественно, завязать разговор дальше не получилось. Человек такого бизнес-масштаба не простил оплошности с его именем, и не стал тратить время на меня. Зато я навсегда запомнила, что Бен — это не сокращенная версия от Бенедикт.

7. Планируйте заранее, где будете знакомиться с людьми

Самая большая ценность любого мероприятия — это нетворкинг, поэтому используйте любую возможность познакомиться с интересными людьми и обрасти новыми контактами. Знакомьтесь в очереди, во время ланча и кофе-пауз.

Планируйте не только посещение докладов днем, но и вечерние мероприятия.

Неформальные активности, например вечеринки, тур по барам (pub crawl), business speed dating обязательны к посещению. Я бывала на конференциях, когда участники мероприятия вместе бегали по утрам, играли в квесты и ходили в фототуры по городу. Такие активности сближают лучше, чем формальная беседа.

Для знакомства с иностранными СМИ я советую участвовать в ShowStoppers и Pepcom, мероприятиях для прессы.

Это уменьшенная в масштабе выставка, на которую не попадают люди с улицы, а приходят только представители СМИ.

Участие в ShowStoppers стоит от 2000 долларов, но стоимость варьируются от ивента к ивенту, а стенд в павильоне может обойтись и в десятки и сотни тысяч.

ShowStoppers и Pepcom предоставляют список журналистов, которых ожидаются на своем мероприятии. Подобные встречи организовывают не только в Штатах. В Европе их проводят в Берлине накануне IFA и в Барселоне перед началом Mobile World Congress.

9. Выбирайте нестандартные спонсорские проявления

Если вы участвуете в мероприятии как спонсор, берегитесь организаторов, которые продают спонсорские пакеты и обещают “разместить ваш логотип на brand wall и сайте”.

Настаивайте на вовлекающих проявлениях, которые будут транслировать ценности бренда и запомнятся всем участникам.

В моей практике было отличное сотрудничество в качестве спонсора ивента о технологиях Apple в Ирландии. Тогда мы только запустили Setapp, первый сервис по подписке macOS-приложений.

Все гости ехали в одном вагоне из Дублина в Килларни, где проходила конференция, для которой была заявлена тема — Future. Вместе с организаторами ивента мы придумали разместить одноразовые брендированные подголовники на сидениях с надписью Heading to the future и угостили всех гостей капкейками и печеньем с предсказаниями (тема будущего затрагивалась буквально с первых минут путешествия).

Механика сработала непредсказуемо даже для нас. Кроме длительного контакта с брендом (за 2 часа в ирландском вагоне с хорошим WiFi даже ленивые стали гуглить Setapp), некоторые восприняли подголовники частью декора от Irish Railway и были уверены, что это своего рода обозначение для опоздавших, чтобы те смогли быстро определить, в каком вагоне поезда едут участники конференций. Многие гости хвалили идею, так как на логотип на баннере никто не обратил бы внимание, а с подголовниками реализация была отличная.

10. Продумайте сувенирку для раздачи

Будьте креативны и оригинальны в подготовке сувенирной продукции. Не тратьте деньги на печать каталогов, ручек и кепок. Стопки макулатуры уходят в мусорник, их даже не открывают.

Уделите время придумыванию нестандартных идей для подарков, которые привлекут гостей на стенд. Например, на конференции TNW Typeform собрал у своего стенда длинные очереди, поскольку они угощали всех бесплатным кофе, а каллиграфы писали на футболках персонализированные сообщения.

На WWDC, ежегодной конференции для разработчиков, Apple традиционно дарит сувениры. В этом году мы предугадали тренд, заказав брендированные значки Setapp. На карманах курток участников конференции красовались значки стран, из которых они приехали, значки Apple и … Setapp. Наша сувенирка оказалось стильной, ненавязчивой и в тренде.

***

Раньше Юля Петрик рассказывала нашим читателям, как подружиться с западными журналистами. 

Еще Юля дала 12 советов, как писать имейлы западным журналистам.