Александра Говоруха удаленно организовала бизнес-мероприятие в Лиссабоне. Как ей это удалось?

7 ноября две украинки Александра Говоруха и Инна Стельмах провели в Лиссабоне в рамках конференции Web Summit встречу украинского технологического сообщества, которая собрала 150 человек. О том зачем нужна была такая встреча и как ее удалось организовать специально для MC Today рассказывает глава отдела коммуникаций в UNIT.City Александра Говоруха.

С Инной Стельмах мы познакомились год назад, благодаря Web Summit. Я создала группу в Fаcebook для знакомства украинцев, которые собрались ехать на 50-тысячную конференцию в Лиссабон — Ukrainians at tech events of the World, сокращенно UTEW. За две недели после создания в нее вступило 250 человек, и вскоре группа превратилась в платформу, объединившей всех украинцев, которые посещают технологические события мира.

В этом году мы решили провести встречу украинцев в рамках Web Summit, познакомить иностранцев с нашим IT-сообществом и помочь нашим ребятам с полезными знакомствами.

Подготовка к встрече заняла два месяца. Сюда входили такие задачи как поиск и приглашение спикеров, разработка контента, промо-кампания, поиск соответствующей локации и медиа-партнеров в Лиссабоне, поиск спонсоров, планирование логистики, привлечение волонтеров.

Какие были сложности на этом пути и что мы с ними делали:

Непонимание культурных отличий и другой скорости жизни в Португалии

Там все происходит намного медленнее, чем в Украине. Например, на письма вам могут отвечать в течение 3-4 дней. Это усложняло процесс дистанционной организации, но мы очень настойчивые и терпеливые. По культурным особенностям региона нас консультировала украинка Таня Франчук, живущая там уже несколько лет.

Практически полное отсутствие связей в этом регионе

Если в Киеве нас поддерживают разные партнеры и спонсоры, то в Лиссабоне мы никому неизвестны и помощи было ждать не от кого. Это реально подкашивало в некоторые моменты и создавало ощущение, что мы бьемся как рыба об лед, а выхлопа нет. Особенно когда мы искали локацию для встреч. В какой-то момент мы уже думали делать его в любом баре или ресторане, куда поместится хотя бы 50 человек.

Но теория рукопожатий работает, и по цепочке через разных знакомых мы вышли на одного из топ-менеджеров самого крутого в Лиссабоне акселератора Beta-i, в котором в этот вечер был свободен самый большой зал и они поверили в то, что мы делаем что-то важное и согласились нас принять.

Незнание медийного и информационного поля Португалии и Лиссабона

Изначально у нас была идея привлечь на мероприятие португальские СМИ и иностранную аудиторию и делать ивент с украинскими спикерами для иностранцев, продвигая Украину таким способом. Но возникли опасения, что наш контент не сможет конкурировать с другими ивентами Web Summit, которых каждый вечер проходило порядка десяти, да и бренд Украины не самый заманчивый для Западной Европы.

Тогда мы выбрали другой путь: решили сделать классное украинское мероприятие, которое нашумит среди остальных событий саммита и покажет украинцев с лучшей стороны. Для этого нам надо было собрать качественную украинскую тусовку. Мы решили сделать классный контент с иностранными спикерами в раскрученной локации.

В результате среди спикеров у нас был член команды Web Summit Себастиан Уайт, руководитель успешного стартапа Talkable из Сан-Франциско Брэдли Кэм и основатель стартапа 1aim.com Торбен Фрие из Берлина. В конце встречи они благодарили нас за классную аудиторию, организацию и развитие технологического сообщества.

Удаленная организация

Во время подготовки мы физически находились в Киеве и поэтому приходилось ориентироваться и продумывать логистику дистанционно. Это было сложно, и порой мы себя чувствовали беспомощными.

На каком-то этапе к нам постучался Роман Стельмах, украинец, живущий в Португалии. Он узнал о нашем мероприятии из Facebook и предложил свою помощь: узнавал для нас о свободных залах, закупке угощений, знакомил с местными и даже встретил на вокзале по приезду в Лиссабон. Все остальные детали мы проверяли и организовывали уже на месте за день до ивента.

Это было стрессово, но благодаря группе поддержки мы очень быстро нашли волонтеров, которые помогали делать закупки, расставлять мебель, раскладывать угощения и делать онлайн-трансляцию события.

Что сработало в итоге?

Наши коммуникационные способности. Мы старались «заразить» нашей идеей как можно большее количество людей и в какой-то момент, помощь начала приходить. Калифорнийский стартап Talkable с R&D офисом в Украине предложил быть спонсором мероприятия. Это значит, что мы смогли оплатить локацию, закупить угощения для гостей и покрыть операционные расходы.

Для промо мероприятия мы использовали Facebook. Как я уже упоминала выше, мы решили сфокусироваться на том, чтобы собрать как можно больше украинцев. Поэтому мы активно публиковали информацию в нашу группу и в общую ленту Facebook. Кроме этого мы отслеживали группы в Facebook, связанные с WebSummit. И попали в список мероприятий около Web Summit, который делало одно из сообществ.

Денег на рекламу в нашем бюджете не было, поэтому мы старались сделать сообщения максимально креативными. Мы назвали встречу «Вызов для фаундеров: как воспринимать проблемы как возможности». В качестве айдентики ивента выбрали лимоны по аналогии с английской идиомой о проблемах: если жизнь дает тебе лимоны, бери их и делай из них лимонад. Затем эта же идиома легла в название.

Поскольку мероприятие проходило вечером первого дня саммита, то нам важно было справиться с информационным шумом, который присущ первому дню. Тем более, что большинство встреч проходило тоже в первый день, в том числе огромная нетворкинговая вечеринка на 1500 людей в центре города. Но выбора у нас не было: в другие дни все локации уже были заняты. Мы думали раздавать наклейки или листовки людям на саммите, чтобы они взяли что-то в руки и вечером вспомнили о нас и пришли. Но зная, какое количество бумажной продукции раздается на саммите, мы поняли, что это заведомо провальная стратегия.

Мы даже думали раздавать брендированные лимоны! Но потом поняли, что не успеем их закупить и забрендировать. В итоге родилось такое решение: надеть на себя футболки с изображением лимона, названия встречи, места и времени его проведения.

Мы просто подходили к людям, приглашали их и чтобы они не забыли прийти, делали с ними селфи, на которых были видны футболки со всей необходимой информацией.

Нас запоминали, смеялись и охотно фотографировались.

В итоге к нам пришло более 150 людей. Гости стояли вдоль стен, в зоне кофе-брейка, сидели на полу. Такого ажиотажа у нас не происходило даже на встречах в Киеве.

Также мы написали посольству Португалии в Украине и заручились информационной поддержкой. На встрече присутствовал Главный секретарь Посольства Юрий Крутоверцев. Юрий даже принес нам угощения и украинский флаг, о котором мы в суете забыли и не привезли из Киева.

В конце вечера мы сделали групповое фото с флагом, но не все смогли поместиться в кадр. Это было невероятное ощущение: как наша идея воплощается в жизнь благодаря нашему окружению.

Мы получили много позитивных отзывов и реальной поддержки от нашего сообщества. И поняли, что все границы у нас в голове и что если смело идти за своей мечтой, это заряжает энергий остальных и позволяет вести за собой.

***

Подписывайтесь на Telegram-канал MC Today, чтобы узнавать мнение редакции о героях и проблемах, описанных в материалах, а также истории, которые не вошли в текст.

Вам также будут интересны эти статьи:

1. Что нужно знать о ведении бизнеса с португальцами, и как не опозориться на WebSummit
2. Уехали в Чехию лишь с несколькими сумками и запустили два бизнеса: история одной семьи
3. Как Татьяна Франчук поработала в Европе маркетологом за 700 евро и ушла на фриланс