Держите все задачи в уме? Вот 6 советов, которые помогут разгрузить голову и начать жить

Методику управления делами (и жизнью в целом) Getting Thing Done, которую я преподаю и сам практикую уже более 10 лет, разрабатывали и исследовали десятилетиями, прежде чем ее автор Дэвид Аллен собрал все свои наработки и в 2001 году опубликовал книгу «Как привести дела в порядок». С тех пор книгу перевели почти на 30 языков, продали тиражом больше двух миллионов экземпляров, а сам метод официально преподают в более 90 стран мира. 

Сотни тысяч людей по всему миру создают сообщества, блоги, обсуждают и делятся своим опытом применения GTD. В Украине, кстати, тоже есть сообщество GTD Alumni. 

На днях мне попалась статья в блоге одного из последователей GTD-философии и исследователя подходов к вопросам личной продуктивности. Он изучил исследование ученых из Брюссельского свободного университета Франсис Хайлиген и Клемен Видаль. В 2008 году они опубликовали эссе, в котором впервые описали научную основу, подтверждающую разумность принципов GTD. 

И я хочу поделиться с вами переводом этой статьи, в которой изложена научная интерпретация инноваций, которые предлагает GTD в сравнении с предыдущими методиками тайм-менеджмента.     

Использовать внешнюю память

Один из базовых принципов GTD — собирать все, что требует нашего внимания, где-нибудь вне головы (блокнот, файл, компьютер и так далее).

Наша память — как краткосрочная, так и долгосрочная — имеет значительные ограничения, поэтому не стоит полагаться на нее, чтобы извлечь важную информацию, когда та понадобится.

Хранение информации в голове переполняет наш мозг. Нужен высокий уровень нейронной активности, чтобы эту информацию удерживать. Когда же мы используем внешнюю память, можем быть уверены, что извлечем из нее точно то же, что туда положили. Так уменьшаем стресс, связанный с необходимостью постоянно все помнить.     

Действия побуждают действия

Другой важный посыл GTD — вы должны обозначить свои дела в настолько ясной и практической форме, чтобы во время обзора они призывали к действию.  

Когда вы делаете обзор своей внешней памяти, ваш мозг восстанавливает серию нейронных образов, которые стоят за каждым действием. Если же действие не обозначено надлежащим образом, мозг вынужден приложить много усилий, чтобы снова понять и обработать его.

В случае, если, как предлагает GTD, этот образ создан ранее, определение следующего действия будет очевидным — без расплывчатости или двусмысленности. Усилия, уровень стресса и шанс уйти в прокрастинацию будут минимальными.     

По сути, списки по GTD уже содержат в себе действие («Следующие действия» подразумевают выполнение, «Проекты» подразумевают планирование, «Когда-нибудь», «Возможно» подразумевают пересмотр и так далее), а это, в свою очередь, помогает определить следующий шаг.  

Действовать по ситуации

GTD говорит, что решение действовать должно зависеть от обстоятельств в это время и в этом месте (контекст). 

Действие совершается более эффективно, когда мы располагаем необходимыми физическими и ментальными ресурсами. Есть окружающая обстановка, которая помогает выполнить определенные задачи, а есть такая, которая препятствует им.

То же происходит и на ментальном уровне, когда в определенное время вы лучше подготовлены для определенных задач. 

Переключение между контекстами стоит временных и энергетических затрат, и их нужно свести к минимуму. Мозгу сложно снова сфокусироваться после отвлечения. Именно поэтому мы менее продуктивны, когда часто прерываемся. 

Правило двух минут также основывается на этом принципе. Как только мы решили, какое действие должно быть совершено, мы тут же создали соответствующую ментальную конструкцию для его выполнения.   

Адаптация важнее планирования

В отличие от других систем, GTD не акцентирует внимание на приоритетах, этапах и дедлайнах.

Эти вещи контрпродуктивны, когда речь идет о простых ежедневных задачах — они требуют значительных ментальных усилий. Несколько простых напоминаний о том, что нужно сделать, в этом случае дают лучшие и более быстрые результаты.

Каждый день мы сталкиваемся с новой информацией, вызовами и возможностями, поэтому планы и приоритеты должны быть адаптированы. GTD помогает нам быть готовыми ко всему и не забывать об уже взятых на себя обязательствах.

Этот реактивный подход может уменьшить влияние неожиданных факторов, потому что мы принимаем их в момент, когда они только появились (когда это легче).

Планирование все еще важно, но стоит подходить к нему гибко. Важность контекста напоминает нам, что планы подчиняются текущей ситуации. 

Организовать работу снизу вверх

В отличие от других систем, GTD начинает снизу — с конкретных вопросов, а не с самых важных и масштабных целей.

В этом случае вы обретаете контроль, который необходим, чтобы начать рассматривать потенциальные долговременные результаты. Если эти результаты неудовлетворительны, у вас есть время, чтобы пересмотреть их, потому что ваши ежедневные дела под контролем.   

Нужно приложить много ментальных усилий, чтобы управлять абстрактными символами долгосрочного планирования. Если вы не думаете о реальности, определить цели будет невозможно. В то же время текущие нерешенные проблемы вызывают ощущение тревоги и потери контроля, что не дает думать о более высоких целях. 

Применять ответную реакцию, чтобы не сбиться с пути

Без планирования сложно решить, что следует за каждым действием. GTD учит вести точный список следующих действий, в котором есть ближайшее действие по каждому проекту, и двигает его вперед. Каждый раз, когда задача выполнена и закрыта, вы готовы определить следующий шаг.  

Путь ответной реакции, который превращается в бесперебойное движение вперед к вашим целям, может обеспечить вам то, что в психологии называется потоком — высокопродуктивное состояние ума, в котором работа делается без стресса, с меньшими усилиями и с чувством полного удовлетворения.