Google-таблицы и длинные совещания — в прошлом. С этим сервисом мы обсуждаем работу за 15 минут

Во время введенного в Украине карантина очень многие компании перешли в режим виртуального общения. Мы не стали исключением. Все три мои компании — IT-школа Lemon School, агентство по разработке и маркетингу Art Lemon и стартап Dashboard24 — переведены на онлайн-работу. 

Как проводить собрания так, чтобы все сотрудники оставались в фокусе и были сконцентрированы на достижении общего результата, было непонятно. Но именно во время карантина я понял, насколько созданный нами продукт по построению дашбордов (доска с данными − прим. ред.) удобная система для проведения ежедневных, еженедельных совещаний, чтобы ставить планы и анализировать выполнение предыдущих целей.

Вот как мы использовали систему в работе Lemon School, как я переосмыслил систему Dashboard24 и что сделал на основе этих выводов.

В чем была проблема

Встречи были классическими — сотрудники садились за одним столом и каждый рассказывал, что сделал. В тот момент мы понимали, что вроде как движемся в одном направлении (или нет), но до конца не знали, как текущие результаты сравнивать с прошлым периодом. Странно, да? 

На самом деле — нет, когда в большом потоке задач отсутствует время, чтобы постоянно заглядывать, например, в Google Analytics или заполнять бесчисленное число Google таблиц. А как все поймут, что если не внести данные вовремя, то со временем ситуация искажается, нет общего представления о том, правильно все всё делают или нет?

Сейчас все иначе. Сегодня система сама нам напоминает, что данные не внесли в таблицу, так как график по выбранной метрике не строится. Что это значит? Что нужно вернуться и заполнить ее. Это очень важно, особенно когда вы находитесь на удаленной работе и нет возможности быстро получить нужную информацию.

Переосмысление продукта произошло практически сразу после того, как мы остались дома. Мы уже задолго до этого использовали дашборды для проведения собраний, но это была совсем не главная цель Dashboard24.

Было очень интересно наблюдать, как происходила трансформация сервиса, как в нем открылась еще одна важная составляющая, которая помогла нам держать фокус тогда, когда продажи падали, расходы на рекламу возрастали и было не очень понятно, что нас ждет в будущем.

Адаптация команды и две важные функции

Вначале сотрудники школы скептически отнеслись к тому, что теперь нужно будет использовать сторонний сервис, хотя его и создала параллельно работающая команда. А все потому, что раньше у нас не было функции, которая позволяла бы поделиться дашбордом между коллегами.

Это привело к тому, что каждый создавал свой дашборд, они дублировались в системе и во время совещания нам приходилось смотреть не на один изначально правильно настроенный дашборд, а на три или пять – из-за этого команда начинала путаться в показателях плюс это занимало время.

И во время карантина мы придумали функционал, при помощи которого можно делиться дашбордом внутри команды. В итоге мы с каждого отдела определили по три-четыре метрики и вывели их на отдельную доску.

Благодаря этому мы можем видеть общую картину того, что происходит конкретно сейчас, и сравнивать этот один показатель с прошлым периодом.

Также мы придумали новый тип графика − «Цифра», который идеален, когда не так важно отслеживать динамику данных, а в приоритете наблюдение за текущим состоянием дел.

Благодаря тому, что мы видим главный показатель, его плановое и фактическое значение, система указывает нам в процентном соотношении прогресс или регресс в достижении цели.

Как это помогает проводить совещания

Сейчас в школе собрания проводятся раз в неделю, по вторникам. Я, директор, маркетолог и менеджер по продажам садимся за один стол (или выходим в онлайн), смотрим один дашборд и наглядно видим, на сколько процентов был выполнен план, куда мы движемся, хорошо или плохо мы поработали в сравнении с прошлым периодом.

Мы стали говорить на собраниях цифрами и полностью исключили из разговора вопрос, что каждый делал. Важно то, что мы видим сейчас. 

Это также очень помогает ставить еженедельные сроки по задачам и быстро отслеживать результат. Еще использование сервиса помогает всей команде, отделам, в которых работают сотрудники, и компании в целом держать фокус на ключевых метриках, на ключевых показателях бизнеса — это круто, так как все знают, к какому результату двигаться, что помогает выбрать правильные для этого действия.

Глобально дашборд помогает вовремя увидеть проблему по тому или иному направлению: если в середине месяца ситуация хуже, чем за прошлый период, это означает, что дальше, скорее всего, будут проблемы. и команда быстрее вовлекается в их решение.

После того как мы начали использовать сервис, мы всех сотрудников школы привязали к результату: к выполнению плана, к увеличению посещаемости нашего сайта, к увеличению роста активности в социальных сетях.

Сейчас мы по каждой метрике поставили целевые значения и определили бонусную систему. Что это дает? Это дает прозрачность: людям проще понимать, куда они движутся и ради чего.

Четыре вывода

1. Общий дашборд помогает держать фокус на ключевых метриках всей команды, а не только руководителя. Раньше было ощущение, что за главную цель отвечал я или директор, потому что только мы видели цифры. Сейчас мы стали более прозрачными, команда видит реальные показатели, она понимает, что они тянутся напрямую с сервиса и никто их не может как-то подкрутить, занизить или завысить. Мы стали проще в диалоге.
2. Мы всегда помним о данных. Система нам напоминает о необходимости их собирать. Сейчас мы работаем в полуавтоматическом режиме, но даже в ситуации, когда цифры нужно вносить в таблицы руками и кто-то забыл это сделать, мы все равно увидим этот промах, так как в дашборде график будет построен серой линией.
3. Команда нацелена на генерацию новых идей. Сотрудники, если понимают, что нет результатов, например, по маркетингу или по продажам, сами придумывают активности для увеличения конкретной, понятной цифры, в которой мы проседаем.
4. Собрания стали короче. Сейчас разговор во время рабочей встречи быстрый, он о цифрах и занимает около 15−20 минут.

Мы позаботились о том, чтобы вы смогли сфокусироваться на ключевых показателях бизнеса. Я предлагаю каждому, кто читает эту статью, попробовать сервис бесплатно, построив красивые дашборды с выбранными показателями в один клик.