Внедрение системы электронного документооборота (ЭДО) было для нас определенным вызовом, и в самом начале мало кто верил в то, что это возможно. Но мы понимали, что перевод документов в «цифру» неизбежен.
В первую очередь IT-департаменту нужно было оценить существующую инфраструктуру и, в принципе, возможность эффективного внедрения. На данный момент у нас с электронными документами работает около 1 тыс. человек. У них есть цифровые подписи, так что на начальном этапе нам необходимо было трезво оценить возможность технической поддержки такой системы.
Если рассматривать процесс внедрения с точки зрения IT-департамента, то основные этапы были следующими:
С точки зрения IT один из основных факторов при выборе системы ЭДО – количество будущих пользователей. Есть хорошие системы, которые подойдут компаниям с сотней сотрудников, но для компаний с 1 тыс. сотрудников их будет недостаточно.
Второй фактор, который стоит учесть, – возможности вашего IT-департамента: серверов, софта, персонала.
Третий фактор – техподдержка, которая автоматически ложится на ваш ресурс, на людей из IT-департамента.
Решений ЭДО много, и я не могу рекомендовать конкретную систему, так как универсального ответа нет. У нас уже была система внутреннего документооборота Megapolis Doc.Net. Ее создали на платформе разработки с открытым исходным кодом UnityBase, и на этой же платформе разработана система внешнего ЭДО Deals.
Интегрировать можно что угодно, но с открытым исходным кодом меньшая зависимость от вендора и больше возможностей самостоятельно развивать и поддерживать систему. К тому же интегрировать проще, если разные продукты сделаны на единой платформе разработки.
Еще на основе Deals разработана система ЭДО Star.Docs от «Киевстара». Мы пообщались с представителями их IT-департамента, поговорили о том, как у них происходит общение с вендором, как работает сама система, как она развивается. Решили внедрять.
Сейчас у нас действует несколько систем автоматизации и учета. Решение для автоматизации бухгалтерского учета ERP от SAP, система внутреннего электронного документооборота Megapolis Doc.Net и система документооборота с контрагентами Deals. Все системы связаны друг с другом.
Общая платформа разработки сильно облегчает интеграцию и жизнь IT-департамента предприятия. С открытым исходным кодом мы можем сами дорабатывать системы. Например, мы самостоятельно написали расширение (фронт) для UnityBase на .NET + JavaScript для подготовки и формирования неструктурированного юридического контента.
Мы решили оставить как можно меньше систем, по крайней мере для конечного пользователя. Мы интегрировали Doc.Net и Deals так, что сотрудники могут работать с внешними и внутренними документами в привычном им интерфейсе Doc.Net. Фактически сейчас в компании действуют две системы ЭДО – внутреннего и внешнего. Но после их интеграции получился один цельный продукт, в котором внешний документооборот стал надстройкой над внутренним документооборотом.
Каждый руководитель измеряет эффективность в деньгах. До начала внедрения расходы на одну только печать в компании составляли от 400 до 500 тыс. грн в месяц. После внедрения счет уменьшился в три раза.
Плюс значительно сократились расходы на отправку документов. Время, которые экономят сотрудники, работая с электронными документами, тоже можно оценить в деньгах.
Плюсов от перехода очень много, минус, пожалуй, только один – сотрудники стали заложниками своих гаджетов, особенно после того, как мы внедрили и мобильную версию системы ЭДО. Я стал заложником системы, которую сам внедрил. Сейчас никто – ни я, ни мои коллеги – не могут сказать, что они что-то не подписали, потому что были, например, в командировке.
Еще момент, что без мобильного приложения вообще никуда, оно помогает работать еще эффективнее и быстрее. У нас оно уже работает, но мы постоянно его улучшаем.
Раньше мы считали, что доступ к системе должен быть у всех сотрудников, у кого есть ПК, а это 2 тыс. человек. Но потом поняли, что это необязательно и сократили количество пользователей в два раза.
Дело в том, что система ЭДО еще и меняет и оптимизирует процессы на предприятии и сокращает лишние действия. Раньше на бумажный документ нужно было наносить по два десятка подписей, сейчас это не нужно.
Не могу утверждать, что у нас все прошло гладко. Были ошибки, срывали сроки. Но вот четыре главных вывода, которые я сделал для себя после всех этих многочисленных внедрений:
Перевести 100% документов в электронный формат сейчас еще невозможно. Существуют документы, которые по закону необходимо хранить на бумаге десятки лет. Но если брать документооборот предприятия в целом, то таких документов не более 5%. Естественно, этот вопрос нужно решать на законодательном уровне, но даже сейчас это не может быть препятствием на пути внедрения ЭДО.
Успех внедрения системы электронного документооборота на 50% зависит от готовности IT-инфраструктуры. Еще 50% успеха – от вовлеченности в проект топ-менеджмента компании. Играет роль не только оборудование, но и человеческий фактор. Если компания зрелая с точки зрения IT, такие решения внедряются достаточно быстро и эффективно. В противном случае внедрить систему в крупной компании практически невозможно.
Открыть успешный бизнес в Америке довольно просто. Это ежегодно делают сотни тысяч иммигрантов. В этой…
Если бы вы спросили об оценке кампаний в социальных медиа несколько лет назад, то, вероятно,…
В начале 2023 года на Etsy было зарегистрировано более 55 тыс. предпринимателей из Украины. Но,…
Сейчас моя компания делает бриллиантовые украшения для более ста магазинов по Украине. У нас есть…
Привлекательность Китая падает, а мировые фонды избегают Поднебесной во всех классах активов – об этом…
Вера Ворон, соосновательница MC.today, сейчас развивает агентство Creators Agency по продуктовому маркетингу для IT и…