Не представляю жизни без ассистентов: зачем они руководителю и чем должны заниматься

Довольно часто ко мне обращаются с вопросами вроде «Как настроить работу с ассистентом?», «Какие есть подводные камни и как их находить?», «Как настроить эффективную работу с ассистентом?».

Поделюсь своим опытом и попытаюсь ответить на эти вопросы, ведь я прибегаю к работе с ассистентами последние несколько лет – мне это нравится, я уже не представляю без этого свою жизнь.

Отдавайте работу, которая вам не по душе

Помните рекламу «Мистер Пропер»? В 2000-х была реклама моющего средства «Мистер Пропер», который «любить роботу, яку ви не можете терпіти». Так вот, это один из моих принципов. Часто руководители не любят слишком рутинную работу − либо выполнение каких-то действий им просто не нравится. И зачем мучить себя, если можно найти людей, которые любят именно ту работу, которая вам не по душе?

Многим нужно рассчитать стоимость своего часа, и если на какую-то работу вы можете нанять человека за более низкую оплату, то однозначно стоит это сделать. Вы можете уделить это время более сложным вещам, которые без вашего присутствия не реализуются.

Немного из собственного опыта: у меня есть несколько ассистентов, у каждого своя задача. И никто из них не работает полный рабочий день. У одних оплата почасовая, у других – ставка в месяц. Чаще всего почасовая, стартует она от 1$/час, а дальше – как договоримся. Естественно, это меньше, чем я зарабатываю в час. Обычно ассистенты раз в месяц выставляют счет, который оплачивается.

Какую работу выполняют мои ассистенты

Один из моих ассистентов выполняет всю финансовую работу. У него есть доступ ко всем моим финансовым счетам, и он делает все оплаты. Также он совершает расчеты по проектам, перечисляет деньги, покупает мне билеты, бронирует места.

Но риск человеческой ошибки никогда не исключен: был однажды случай, когда из-за ошибки бронирования я потерял $1,5 тыс. Это произошло по невнимательности: написали имя не Павло Обод, а Павел Обод. В итоге мне из Америки пришлось покупать дополнительный билет. С моим нынешним ассистентом этого не происходит, он более внимательный.

Еще есть у меня ассистент для разных компьютерных работ. Этот парень разбирается во всяких хостингах, настройках, в программировании. Когда нужно покодить, я привлекаю его, и он решает задачу примерно с той же скоростью и эффективностью, что и я.

Я не отвлекаюсь на какие-то задачи-головоломки, хотя мне как айтишнику иногда хочется в них покопаться. Этот ассистент также является сотрудником моей компании, и я его могу попросить отправить что-то по почте, выставить на продажу на OLX.

Также в ассистентах у меня есть несколько школьников, которым я доверяю какую-то рутинную работу: привести в порядок таблицу, превратить латинские названия в русские, перенести статьи с одного сайта на другой.

Это мои основные три типа ассистентов. Сейчас появился еще один человек, который помогает вести социальные сети и превращает мои мысли в текст (эту статью тоже помог написать он).

Как оптимизировать работу ассистентов

Очень сильно ускоряют работу голосовые сообщения и скринкасты (цифровая запись информации на компьютере — прим. ред.), записанные с помощью приложения Loom. Часто я готовлю в одном текстовом файле все доступы, все примеры и после записываю через Loom, что нужно сделать. Затем ассистенты могут пройти по ссылке и посмотреть, что от них требуется. В любой момент запись можно остановить, прокрутить, разобрать детальнее.

Никаких проблем с таким форматом работы пока не возникало. Это безумно удобно, когда не нужно объяснять по нескольку раз. И если будут новые ассистенты, можно просто отправить то же видео.

Всем рекомендую оптимизировать свое время с помощью ассистентов.