Как адвокат Мария Ортинская отказалась от бумаги и перешла на GoogleDocs и онлайн-суды

В колонке для MC Today патентный поверенный, адвокат, управляющий партнер патентно-юридической компании IPStyle Мария Ортинская рассказывает, как отказалась от лишней бумаги в своей, казалось бы, неизбежно «бумажной» работе.

История зависимости

Я всегда ценила бумагу. И даже книги оценивала не только по содержанию, но и по «упаковке». Коллекционировала варианты изданий, например, «Алисы в стране чудес».

Став юристом, начала смотреть на бумагу иначе – распечатки законов, полезные статьи и прочие материалы для работы «перерастали» в высокие и тяжеловесные пачки.

Отправляя на печать очередной многостраничный документ, убеждаешь себя, что твои 5-10 листиков бумаги в день не спасут дерево. Но не срабатывает – решение отказаться от «пагубной привычки» проросло глубоко внутрь. 

Одной из причин, которая стимулировала процесс отказа от бумаги, стала необходимость поддерживать рабочее пространство в порядке и экономить место. Несколько раз возникал вопрос: отказаться от бумаги или купить новую тумбу? Сначала выбор пал именно на новую мебель. Но когда мебель заполнила кабинет, возник повод задуматься и переосмыслить решение.

Еще одна причина – необходимость систематизации. Больше документов – больше времени уходит на упорядочивание. Часто бывало так, что, собираясь прочесть статьи в командировке или во время отпуска, не могла вспомнить, где они лежат. 

Немалую роль в отказе от бумаги сыграл образ жизни. 10-18-часовые перелеты за океан в сочетании с короткими полетами по Европе и поездками в поезде – самое время почитать то, на что обычно не хватает времени. Именно частые поездки подтолкнули к созданию папки «Прочесть» в ноутбуке.

В итоге все, что представляет интерес и вызывает желание прочесть, «падает» в тематические разделы. Это же касается статей в печатных журналах – сканирую и так же отправляю в папку.

Офисные трансформации

Вы когда-нибудь делали аудит бумажных отходов в офисе? Очень рекомендую. Подсчитайте, сколько бумаги тратится, и «взвесьте» свои расходы.

Например, в Соединенных Штатах подсчитали, что в среднем офисный работник ежегодно использует 10 тыс. листов бумаги, а это, помимо нагрузки на природные ресурсы, еще и административные затраты на офис – около $80-100 из расчета на человека в год.

При этом 45% печатной бумаги попадает в мусорную корзину к концу дня. Суммарно же около 5,6 т бумажных отходов попадают на свалки, хотя 70% офисных отходов подлежит вторичной переработке.

Переезжая в новый офис и планируя свой кабинет, я намеренно отказалась от принтера. В моем кабинете стало минимум на четыре тумбы меньше. А если необходимо распечатать, мне нужно встать и пройти в соседний кабинет, оснащенный биометрическим замком на вход, или же спуститься по лестнице на первый этаж. Да, экономия бумаги позитивно сказывается еще и на физической форме.

Внутренние и внешние заинтересованные лица

Параллельно с внутренним убеждением в необходимости осознанного потребления выросло еще одно важное намерение. Мы давно пытаемся упростить себе и клиентам жизнь путем электронного документооборота.

Google, DropBox и другие онлайн-инструменты позволяют редактировать, править и обмениваться документами без бумаги. А системы внутреннего документооборота позволяют печатать исключительно финальную версию документа.

При этом все заявки в интересах клиентов на регистрацию торговых марок, патентование изобретений, полезных моделей, промышленных образцов наша юридическая компания подает в электронном виде. Так мы экономим и свою бумагу, и клиента, и Укрпатента – привносим позитивные изменения в отношения с основными заинтересованными лицами. 

Параллельно появился опыт участия в судебных заседаниях через видеоконференции. И Гражданским процессуальным, и Хозяйственным процессуальным кодексами Украины предусмотрена возможность принимать участие в режиме онлайн.

Как только такая «юридическая фантастика» стала реальностью, количество командировок сократилось, а вместе с ними – и расход бумаги, и выбросы транспортных CO2. Заодно сэкономили драгоценное для бизнеса время. 

Подводные камни работы

К сожалению, пока в Украине нет возможности осуществлять в электронном виде все необходимые действия, связанные с охраной прав на объекты интеллектуальной собственности. Нет и реальных стимулов подавать заявки в электронном виде, как это давно предусмотрено во многих других странах.

Только с июля 2019-го правительство, повысив вчетверо сбор за подачу заявки на регистрацию ТМ, предусмотрело скидку в 20% за подачу именно е-заявок.

Так или иначе, избегать чрезмерного потребления бумаги становится все легче. Мы можем отправлять документы, готовить презентационные материалы, подписывать документы в цифровом виде и даже принимать участие в судебных заседаниях онлайн. Как показала практика, «интеллектуальное» управление бумажными отходами в офисе выгодно не только для окружающей среды, но и для бизнеса.

Редакция хочет с вами познакомиться

Помогите нам узнать вас получше, чтобы делать больше интересных именно для вас историй:)