Как делать хорошие международные конференции – опыт Depositphotos

Компания Depositphotos провела международную конференцию Creative Loop и готовится ко второй, Social Media Week Kyiv, которая состоится 12-13 июня. Обе конференции собрали полный зал в студии Lightfield Productions.

Руководитель департамента PR и коммуникаций Depositphotos и организатор конференций Александра Марченко в материале для MC Today рассказывает, как это удалось компании, которая никогда раньше не занималась проведением мероприятий.

Depositphotos делает международные конференции не для бизнеса, а для развития визуальной культуры, дизайна и коммуникаций в Украине. Мы не хотим организовывать просто «еще одну конференцию», поэтому заботимся о содержании и формате.

Идея

Social Media Week и Creative Loop начались с желания привезти в Украину то, чего здесь еще не было. Мы сразу решили приглашать тех, кто еще не выступал в Киеве, и просить украинских спикеров готовить презентации специально для наших событий и под нашу аудиторию.  

Вокруг любой конференции формируется сообщество. Нам предстояло создать его с нуля, и мы хотели собрать его не просто из друзей, а прежде всего из людей, близких по профессиональным интересам, которым будет полезно познакомиться и пообщаться между докладами. Поэтому заинтересовать решили именно хорошим контентом.

Creative Loop задумана как международная конференция для всех творческих людей, причастных к миру дизайна и визуальной культуры. Каждый год Depositphotos выбирает креативную столицу мира, привозит ее знаковых представителей в Киев и знакомит с местным творческим сообществом. Мы начали с Берлина. Он очень близок и понятен украинским креативщикам. Дальше это может быть Амстердам, Барселона, Лондон, Париж, Стокгольм.

Social Media Week Kyiv – это франшиза, которую Depositphotos привезла в прошлом году из Нью-Йорка. Конференция о соцсетях, маркетинге и визуальных коммуникациях.

Спикеры

На Social Media Week Kyiv в этом году у нас выступят «Укрпочта», 100 % Life, лондонское креативное агентство That Lot, шведская компания Warpin, которая помогает брендам использовать технологии виртуальной и дополненной реальности, The Next Web, SimilarWeb (покажет, чем сейчас живет украинский пользователь соцсетей), WAS, агентство Be-it.

Команда Зеленского расскажет о политической коммуникации в соцсетях, в этом году в Украине без этой темы никак нельзя. И когнитивный психолог (когнитивная психология занимается исследованием познавательных процессов – прим. ред.) Евгений Пилецкий посоветует, как бороться с информационным выгоранием и соблюдать диджитал-гигиену. 

На Creative Loop мы привезли из Берлина дизайнера Айка Кьонига, основателя агентства Hort, и Йоханнеса Конрада, основателя агентства Yukiko. Мы до последнего волновались, приедут они или нет. Мы не были знакомы, приглашали их на конференцию, которая проводится впервые, в стране, где они никогда раньше не были. Не было никаких гарантий, что кто-то не откажется от участия в последний момент. Мы прошли болезни спикеров, изменения перелетов, но по факту на сцене были все и вовремя.

Из украинских дизайнеров у нас выступали 3z Studio, Madcats, Jugoceania и Анфиса Хлеб, украинский дизайнер, которая живет и работает в Берлине.

Перед Creative Loop мне с разных сторон говорили, что я выбрала не самых «продающих» докладчиков. Когда делаешь конференцию впервые и узнаешь аудиторию уже в процессе организации, сложно игнорировать советы опытных. Но мне захотелось отойти от подхода, когда приглашают и доверяют только агентствам с 10-летним стажем. Это дико несправедливо.

Было, конечно, очень страшно, что билеты не купят. В результате по отзывам большинству понравился именно подбор спикеров. Поэтому всем, кто хочет сделать по-другому, рекомендую оставаться верным своим идеям и доверять интуиции.

Расписание

Мы отслеживали динамику продажи билетов и заметили, что привлекают не только имена. В Киев приезжают самые разные известные личности и компании, видимо, поэтому публика становится избирательнее. Многие спрашивали именно о темах выступлений докладчиков, и очередной подъем продаж мы увидели, когда опубликовали расписание конференции. Поэтому в будущем решили не затягивать и оглашать его как можно раньше.

Выбор тем – отдельная работа. Чтобы спикеры не дублировали друг друга, мы обсуждаем темы с каждым. Моя цель в том, чтобы после дня на конференции у слушателей сложилась определенная картинка, поэтому темы должны дополнять друг друга. На Social Media Week Kyiv, например, мы показываем, как работает коммуникация в разных форматах – в бизнесе, в неправительственных организациях, медиа, социальных проектах, на выборах, как в ней используют новые технологии.  

Самая высшая оценка выбора докладчиков и тем выступлений – это полный зал. Крайне редко можно увидеть, чтобы гости слушали абсолютно все лекции целый день или даже несколько дней подряд. У нас на первой Social Media Week Kyiv и на Creative Loop именно так и получилось.

Атмосфера

Мы постарались сделать так, чтобы на наших событиях создавалась дружеская обстановка и все располагало к комфортному и свободному общению. Берлинские гости Creative Loop удивлялись, что мы даем возможность аудитории задавать вопросы спикерам после выступлений. Те, кто бывают на международных конференциях в других странах, понимают, насколько ценен такой открытый формат. Познакомиться и получить профессиональные советы от докладчиков на событиях, в которых участвуют от двух до пятидесяти тысяч людей, просто нереально.

Мы просим спикеров общаться с гостями конференций после выступлений. Depositphotos – нейтральная территория. Мы не дизайнерское и не коммуникационное агентство. Поэтому нам хочется, чтобы Creative Loop и Social Media Week Kyiv стали площадками, где встречаются все. Открыто говорят о творческих и профессиональных проблемах и тут же их устраняют, делятся идеями и задумывают новые проекты.

Люди

Делать конференцию нужно с профессионалами. И самое сложное на начальном этапе – заинтересовать этих самых профессионалов. В переговорах с ними мне помогало понимание миссии конференций – способствовать развитию дизайна и коммуникаций в Украине. Если не понимаешь, зачем и для кого делаешь событие, то команда, партнеры и подрядчики это почувствуют.  

В самом начале Creative Loop поддержали Антон и Наташа Ивановы, основатели студии CREVV. Они разработали брендинг события, который очень четко отразил нашу задумку и сразу заявил об определенном уровне конференции. Мы хотели показать дизайнерам, что понимаем, что такое хороший дизайн, что нам можно доверять.   

Мы обвешали плакатами конференции все улицы и заведения, где проводит время киевская творческая тусовка. Плакаты были красивые – и о событии заговорили. Конференцию называли хипстерской вечеринкой, говорили, что Strichka Festival – это вечеринка мероприятия, были самые разные приятные слухи.

Ведущими конференций мы приглашаем не профессиональных конферансье, а профессионалов из среды. Макс Ширко на Creative Loop, Женя Зингерман и Юра Марченко на Social Media Week Kyiv хорошо понимают, кто все эти люди на сцене, о чем они говорят, и могут вовлекаться в дискуссию на равных.

Вплоть до самого события абсолютно всех приходится мотивировать, поэтому важно железно верить в свою идею и вселять эту веру во всех вокруг – в команду, докладчиков, партнеров и подрядчиков.

Если три дня подряд не покупают билеты, докладчик сомневается, что сможет приехать, бейджи напечатали с ошибками, за неделю до события нет алкогольного партнера – важно держать концентрацию и выкладываться, чтобы все решить как можно лучше. А когда уже становится ясно, что получается хорошая конференция, все больше людей захочет стать ее частью.