Konica Minolta: «За 15 минут спасли бизнес от долгов». 3 истории, как одно IT-решение наладило бизнес

В марте в Суэцком канале сел на мель контейнеровоз Ever Giv­en. На нем был и груз от Kon­i­ca Minol­ta – оборудование и расходные материалы для клиентов. Как только все случилось, топ-менеджерам нужно было срочно разобраться с последствиями: на кону были обязательства по четырем тысячам контрактов.

Чтобы свести цифры вручную, ушло бы минимум шесть часов. Но в компании применили IT-решение, с которым прогнозы получили за 15 минут – и смогли быстро наметить план действий.

Десять лет назад Kon­i­ca Minol­ta в основном занималась технологиями для печати, а сейчас компания помогает клиентам глобально оптимизировать процессы: управлять документами, настраивать цифровые рабочие места и автоматизировать «ручную» работу.

В партнерском материале с Kon­i­ca Minol­ta директор департамента IT-решений Евгений Постольник рассказал MC.today, как компания перестроила три неудобных бизнес-процесса клиентов, а еще помогла им сэкономить время и деньги.

Ускорили поиск документов в 5 раз – теперь филиалы сети «Аптека 9–1‑1» открывают быстрее

Мы работаем с сетью «Аптека 9–1‑1». Компания быстро растет: они открывают несколько десятков новых аптек по всей стране каждый год. Для каждой точки юристы должны составить и подписать по 15 договоров: с арендодателем, коммунальными службами, налоговой и так далее. Прибавим сюда еще и текущие задачи по действующим точкам – получим проблемы с нехваткой времени и переработки.

Анализ занял несколько недель. Наши аналитики с секундомером замеряли, сколько минут юристы тратят на каждый этап работы. Выяснилось, что треть рабочего времени уходит на поиск файлов: типовых контрактов, черновиков, образцов – в среднем по 20 минут на каждый.

Все документы хранились в двух форматах: файлы в Word и отсканированные копии бумажных договоров. Но из-за текучки кадров в цифровом архиве царил хаос. Юристы забывали скопировать файл в нужную папку, часть информации оставалась на их личных компьютерах или в электронной почте. Каждый называл документы по-своему: кто-то – по имени подрядчика, кто-то – по дате подписания. Поиск каждого документа был целым приключением.

Мы предложили клиенту внедрить систему контекстного поиска. Он работает как корпоративный Google:

• Сотрудник вбивает запрос – например, название компании-подрядчика.
• Сервис ищет эти ключевые слова в файлах любого формата, включая отсканированные PDF и даже текст на изображениях.

Юристы сети «Аптека 9–1‑1» уже около года работают с новой системой. Благодаря нашему решению среднее время поиска сократилось. Теперь в компании поиск документов в архиве занимает в пять раз меньше времени. В среднем такое решение стоит 5–10 тыс. евро.

Перевели «в цифру» согласование отчетов и заявлений «Агросема»

В 2018 году к нам обратилась аграрная компания «Агросем». Их сотрудники – продавцы, агрономы, агрохимики – постоянно ездят по полям Украины, но, чтобы подписать авансовый отчет, заявление на отпуск или командировку, им приходилось заезжать в главный офис вместо того, чтобы ехать домой. Люди тратили много времени на дорогу.

На такие бумаги приходится 90% всех внутренних документов компании. Поэтому в «Агросеме» решили перевести их «в цифру».

Мы помогли компании перейти на облачный сервис Microsoft 365, а затем на базе платформы Microsoft Pow­er Auto­mate разработали приложение, в котором можно согласовывать и подписывать любой документ онлайн.

Наш сервис работает так:

• Сотрудник со смартфона или компьютера заходит на платформу Microsoft Teams. Из выпадающего списка выбирает нужный документ – например, заявку на оплату командировочных.
• Приложение само определяет, кто должен ее подписать, и направляет ему документ.
• Специалист принимает или отклоняет заявку, подписывая ее с помощью цифровой подписи.
• Принятая заявка автоматически попадает в систему учета 1С для оплаты.

Теперь сотрудники «Агросема» перестали тратить время на поездки в офис, а бизнес экономит деньги на печати документов. Стоимость такого решения зависит от масштаба компании и количества платформ, которые нужно «подружить» между собой – но в среднем работа может стоить 6 тыс. евро.

Автоматизировали документооборот в «Интерпайпе»

Мы уже два года сотрудничаем с компанией «Интерпайп» – там производят стальные трубы и железнодорожные колеса. У бизнеса есть офисы и заводы в Украине, США, странах Европы, Саудовской Аравии и Казахстане, а в штате работает 10 тыс. человек.

Мы помогли клиенту оцифровать большинство процессов: создали систему управления заявками и документами. Теперь сотрудники могут оформить и согласовать нужную бумагу за пять минут.

Система работает так:

• Сотрудник формирует заявку, заполняя форму на портале или в мобильном приложении: она генерируется в файл Word и сохраняется в системе в электронном виде. Войти в систему можно как с компьютера, так и со смартфона через корпоративное приложение.

• Менеджер, который должен обработать запрос, тут же получает уведомление о новой заявке и может подписать ее в один клик. Если заявка где-то задержалась, можно увидеть, почему и на каком этапе. Это полезно, когда в согласовании участвуют несколько участников.

• Когда заявку подписали, сотрудник получает уведомление. А полная история согласования остается в системе.

Если кто-то из сотрудников – например, маркетолог – хочет создать новый процесс согласования, он обращается в IT-отдел. Настройка занимает от двух дней до двух недель. Обычно с ней легко справляются штатные IT-специалисты, но, если им нужна помощь, к разработке подключается Kon­i­ca Minol­ta.

Теперь сотрудникам «Интерпайп» больше не нужно звонить коллегам, чтобы узнать о статусе заявки или напомнить о себе. Через мобильное приложение они даже в командировках могут легко создать заявку и, например, заказать авто, когда прилетели в другую страну. А те, кто работает удаленно, оперативно решают свои вопросы, не приезжая в офис.

Результат подтверждают цифры: до автоматизации средний балл по выполненным заявкам был 3,5 из пяти, а сейчас – 4,7, по оценке сотрудников.

Перевели в смартфон отчеты о финансовых показателях Konica Minolta

Расскажу о решении, которое мы внедрили у себя. Украинский офис – это часть глобального холдинга Kon­i­ca Minol­ta, и каждый день через нас проходят огромные потоки данных – о контрактах, отгрузках оборудования и так далее.

Работать с ними в Excel неудобно. Нам приходилось каждый раз «изобретать велосипед»: делать запросы в базу данных, «упаковывать» цифры в сводные таблицы – на это уходило по пару часов. Вместо того чтобы сосредоточиться на анализе данных, мы тратили время на рутинную работу.

Мы решили автоматизировать этот процесс – и внедрили сервис Pow­er BI от Microsoft. С ним наши топ-менеджеры видят все финансовые показатели компании прямо в смартфоне.

Когда в Суэцком канале сел на мель контейнеровоз с нашим оборудованием, у нас было около 4 тыс. действующих контрактов с украинскими клиентами. Большая часть из них – услуги по сервисному обслуживанию техники, включая поставки «расходников» и ремонт. Из-за задержки груза особенно пострадали бы полиграфисты, которые зарабатывают деньги благодаря этим устройствам.

Менеджерам нужно было понять последствия для бизнеса: какой именно груз задерживается, для кого, в какие сроки он должен был окупиться. Из этого можно просчитать, сколько денег мы потеряем, если он опоздает на три дня, неделю, месяц.

Благодаря Pow­er BI мы получили прогнозы потерь за 15 минут – и быстро поняли, как нам реагировать.

Стоимость интеграции решения на базе Pow­er BI стартует от 3 тыс. евро. А сколько будет стоить полное внедрение и поддержка решения для другой компании, зависит от того, какие именно данные нужно «подтягивать» и как устроена архитектура системы.

Разработать решение для себя оказалось даже сложнее, чем для клиентов – увидеть ошибки легче со стороны. Но результат всегда стоит всех усилий. Самое приятное в нашей работе – видеть, как решения Kon­i­ca Minol­ta реально помогают компании сэкономить деньги и время своих сотрудников.