«Мировые лидеры стояли в очереди за украинским кофе». Колонка организатора Ukraine House Davos

Основатель событийного агентства Slupsky Event Management Сергей Слупский в колонке для MC Today делится впечатлениями от организации Украинского дома в Давосе.

Начну с того, что Ukraine House Davos организован и управляется организационным комитетом из пяти человек: Светланой Гриценко из Фонда Виктора Пинчука, Ярославой Джонсон из WNISEF, Ленной Кошарной из Horizon Capital, Ольгой Афанасьевой из UVCA и Алексой Чопивской, исполнительным директором UHD.

В этом году нашу компанию выбрали как ивент-партнера для организации Украинского дома в Давосе.

Ожидания от Давоса и реальность

Все началось с того, что Slupsky Event Management выиграл тендер и взялся за четыре месяца организовать Ukraine House Davos — локацию, которая пять дней была визитной карточкой нашей страны среди мирового политического истеблишмента. Думаю, что большую роль сыграло наше желание: этот проект для нас некоммерческий, но мы очень хотели вовлечься — ради того, чтобы представить страну на достойном уровне.

Впервые мы приехали в Давос в ноябре на инспекцию перед проектом и увидели типичное село в Швейцарских Альпах, да еще в «межсезонье». Большинство отелей и ресторанов закрыты, снега ещё нет, туристов, соответственно, тоже. Если вы бывали в Буковеле поздней осенью, то вполне можете представить картинку.

Ситуация была кардинально иной, когда мы приехали в январе. Помимо всего прочего, перед нами стояла задача оптимизировать бюджет и логистику, что связано со стоимостью проживания в Швейцарии. Рассчитав поминутно план работ, мы приняли решение ехать командой из шести человек плюс технический персонал (хотя если бы это мероприятие проходило в Киеве, нам бы с головой хватило и трех менеджеров).

Самое сложное оказалось в том, что специфика Давоса не позволяла нам разделить рабочий день на две смены. Украинский дом функционировал по 16 часов в день, а это означает, что работали все, не сменяя друг друга. Исключение удалось сделать только для волонтеров, которые работали в две смены по восемь часов. Проверено на практике: 16 часов непрерывной физической и умственной работы человеческий организм вполне может выдержать двое суток. Но когда мероприятие длится пять дней плюс четыре дня монтажа и два дня демонтажа, усталость накапливается до критического уровня.

Добавила проблем лавина, которая сошла в день начала монтажа и заблокировала нашу фуру на перевале. В итоге мы были вынуждены разгружать 20 тонн груза не за 10 часов, как планировалось, а за четыре – в связи с ограничением времени пребывания грузового транспорта в городе. За этим без перерыва следовал процесс расстановки всего на локации, монтаж оборудования — времени передохнуть не было вообще.

Возможно ли предусмотреть все заранее? Мы сделали для этого максимум. Ездили на локацию с инспекцией — наш технический директор в буквальном смысле проверил каждую розетку. Но в момент заезда оказалось, что город не дал достаточной мощности электричества, и мы потратили ночь на то, что перебрасывали кабели для электричества и интернета с другой локации. Хотя по плану в эту ночь команда должна была отдыхать перед запуском первого дня.

Или то, что мэрия приняла решение запретить грузовому транспорту въезд в город в связи с лавиной — решение принималось ситуативно, и мы под него подстраивались.

Отели от 1000 евро за ночь: где живут «сильные мира сего»

В самом Давосе живут делегаты форума и лица, «приближенные к императору». Цены в отелях стартуют от 1000€ за ночь. Многочисленные организаторы, волонтёры, техники, артисты и гости форума живут в съёмных квартирах или в соседних деревнях, где цены тоже поднимаются в разы, а бронировать их следует за полгода.

Мы жили в небольшой деревушке, в 40 минутах езды от Давоса. Добирались из деревни в Давос и обратно на заранее арендованных четырех машинах. Отель, который мы сняли для всей команды, взяли в управление итальянцы. Им удалось создать настолько теплую атмосферу, которую редко встретишь даже в самой Италии, не говоря уже о прагматичной Швейцарии.

В отеле нам обеспечили поздние, зачастую ночные ужины и совершенно ранние (около 5-6 утра) завтраки — такого мы никогда бы не нашли, столкнувшись со швейцарским сервисом. Цена отеля по меркам сезона была минимальной: порядка 100 евро в сутки за человека. А поддержка в условиях бесконечного стресса оказалась бесценной: было ощущение, что мы не клиенты, а гости.

В самом Давосе не увидишь лимузинов, но количество машин представительского класса, а также вертолётов и бизнес-джетов в маленьком местном аэропорту по-настоящему впечатлило.

Ограничений для въезда в Давос нет, периметр открытый: каждый желающий может купить билет на самолёт, снять номер в отеле и смешаться с толпой сильных мира сего. Порой даже президенты, политики и олигархи обходят пешком пробки.

Давос в эти дни можно условно разделить на две части: официальный WEF, куда могут попасть только делегаты, и alongside WEF, открытый для всех желающих. Это домá стран, корпораций и различных организаций, работающие в формате pop-up локаций на главной улице городка, Променаде.

Как проводят время участники форума

Как правило, дома располагаются в помещении различных магазинов или в специально построенных павильонах. Ukrainian House в этом году арендовал помещение магазина Benetton. Организовывать панельные дискуссии, шоу, визиты первых лиц государства в таком ограниченном пространстве невероятно сложно, но в Давосе все в одинаковых условиях. Справа от нас ютился Polish House и Huawei, слева — Cisco и Jonson&Jonson.

В течение дня в более чем сотне локаций на Променаде происходят панельные дискуссии, выступления специальных гостей, доклады, деловые встречи и тому подобное. Большинство этих событий предполагает свободный вход, нужно лишь заранее зарегистрироваться, но есть и закрытые. Например, уже ставшие культовыми Swedish Lunch и  Arabian Night считаются лучшими событиями форума, однако попасть туда могут лишь избранные.

Мы побывали во всех близлежащих домах. Большинство из них представляет собой некую B2B зону, где очень красиво: расставлены кресла, напитки, снеки, улыбаются люди, но выглядит все довольно уныло. К примеру, в Индийском доме помещение было в четыре раза больше, а людей было в два раза меньше, чем у нас.

Мне кажется, нам удалось найти оптимальное решение и сделать удобным то маленькое пространство, с которым мы должны были работать. К примеру, мы разместили экраны, на которых отображался тайминг событий, на фасадных окнах, и все проходящие знали, что происходит сейчас, что будет через час, а что завтра. Также продумали тачскрин с фактами о разных сферах бизнеса Украины и про нашу страну в целом.

Для ориентации на местности мы, как и большинство гостей Давоса, установили специальное мобильное приложение DavosX, где можно было узнать обо всех официальных и неофициальных событиях.

Мы готовили лучший кофе на форуме

Уровень спикеров и контента панельных дискуссий в Украинском доме был одним из самых крутых в Давосе: более 7000 гостей, 14 панелей и 45 спикеров из 9 стран.

В отличие от других домов, Украинский дом в Давосе был открыт 16 часов в сутки, с 8:30 до 00:30. Дневная бизнес-часть сменялась нетворкинговой и «тусовочной». Учитывая, что почти все локации в Давосе после 21:00 просто закрывались, наша вечерняя программа быстро стала самой популярной.

К примеру, Алина Паш, одна из самых прогрессивных исполнительниц, не только исполняла свои песни, но и была ди-джеем, подготовив специально для Давоса сеты на основе фольклора и электроники. Вечером люди приходили «просто посмотреть», а уже на следующий день принимали активное участие в дискуссиях.

Кофе в Украинском доме готовила команда Вадима Грановского – чемпиона Великобритании, двукратного финалиста чемпионата мира по приготовлению кофе.Один из спикеров во время Украинского завтрака, на котором присутствовало более 300 человек, начал свою речь с того, что у украинцев лучший кофе в Давосе.

После этого к нам выстроилась огромная очередь из самых влиятельных людей, включая политиков, олигархов и кандидатов в президенты — все хотели попробовать наш кофе. Потом был настоящий бум: гости передавали друг другу, что во всем Давосе только у нас кофе, приготовленный вручную лучшим мастером на лучшей кофемашине.

Тут мы действительно «заморочились»: все зерно Вадим обжаривал сам, и оно было доставлено в Давос из Украины. Еще один момент: Вадим Грановский является бренд-амбассадором итальянского производителя кофейного оборудования Victoria Arduino. Флагманская модель эспрессо-машин этой компании, Victoria Arduino Black Eagle, является официальной машиной чемпионатов мира среди бариста. В буквальном смысле слова у нас была лучшая машина на форуме.

Сначала мы планировали везти кофемашину из Украины, но технически были риски: она могла перемерзнуть при транспортировке через Альпы. Поэтому мы остановились на аренде в Цюрихе и доставке оборудования в Давос. Вадим машинку целый день настраивал, подбирал воду, которую можно в нее наливать, и обошел все супермаркеты, чтобы найти молоко нужной плотности. В итоге использовали местное фермерское молоко, ежедневно покупая его на небольшой ферме в городке Bergün.

Также в один из дней мы устроили фешн-показ от Юли Магдыч, задействовав для этого украинскую диаспору в Швейцарии: девочки приехали из разных городов, чтобы поучаствовать в показе как модели. В Украинский дом «набилось» столько журналистов и гостей, что физически не было места для показа. Больше было только на Fireside Chat с братьями Кличко.

Что меня удивило на форуме

Я отдельно посетил дома Facebook, Cisco, Google, Blockchain. Из всего alongside WEF больше всего меня впечатлил павильон Facebook — специально привезенное и собранное двухэтажное здание с автономным отоплением, подъемником для инвалидных колясок и потрясающим дизайном.

Стоит отметить, что дома глобальных корпораций, таких как Facebook, Amazon, Google, были представлены намного более масштабно, чем дома стран. На мой взгляд, это отражает изменение расстановки сил в глобальной политике.

Вместо выводов

Ukraine House Davos – настоящий прорыв для страны. Много лет подряд Украина была представлена на Международном экономическом форуме только в формате Ukrainian Breakfast, который организовывает Виктор Пинчук.

Сейчас мы полноценно участвуем, и это гордость за страну, особенно учитывая тот факт, что все деньги были собраны частными компаниями и фондами, без привлечения бюджетных средств. По моему мнению, такой подход единственно правильный. «Спасение утопающих — дело рук самих утопающих», а значит, чтобы что-то изменить в нашей стране, за дело должны браться люди из бизнеса, а не из политики.