Не знаете, за что хвататься? Эта таблица поможет расставить приоритеты и сэкономить время

Столько всего нужно изучить, а времени так мало!

Мир помешался на учебе. Миллионы книг по бизнесу, 3 000 лекций TED talks, 10 000 массовых интерактивных курсов и сотни тысяч онлайн-курсов, миллионы статей на платформах LinkedIn и Medium. Эта статья – лишь одна из тысяч ей подобных на HBR.org. Выбрать самое лучшее и актуальное невероятно сложно.

Компания «Профпереклад» подготовила перевод материала.

У современного работника очень мало времени на изучение чего-то нового, менее 1% (данные Deloitte). А обучаться приходится постоянно –навыки устаревают, а карьерные дорожки становятся все более длинными и труднопроходимыми. Нужно уметь выбирать.

Мы постоянно ощущаем давление – как и когда изучить то, что нам нужно? Как же определить, что именно нам нужно?

Можно применить анализ «время − полезность» (по форме похожий на анализ «затраты − выгоды») к интересующим вас предметам. Время в этой формуле – сколько мы тратим на обучение новому навыку до высокого уровня компетентности.

Полезность – вероятность использования данного навыка. К примеру, менеджер тратит много времени на деловую переписку, сбор данных, проведение совещаний и составление электронных таблиц. Поэтому полезность усовершенствования этих навыков особенно высока.

Объединим время и полезность – и получаем простую матрицу 2×2 с четырьмя секторами:

Время на изучение: снизу — меньше, сверху — больше.
Польза: слева — меньше, справа — больше.

Как только определитесь, что именно хотите изучить, берите эту таблицу и распределите самые важные навыки, на которых нужно сосредоточиться.

Как и для чего мы придумали эту таблицу

Приведем пример применения этого метода. Допустим, нам нужно приобрести навык с высоким коэффициентом полезности – работа с электронными таблицами. Люди, работающие с информацией, по полчаса в день проводят в электронных таблицах.

В крупных корпорациях это почти синоним использования Excel. Этой программой пользуются примерно миллиард человек и более 4/5 всех компаний в мире. Допустим, анализ времени − полезности показал, что вам нужно лучше разбираться в этой программе.

Но ведь Excel насчитывает более 500 функций. Учить придется много. С чего вообще начать? Именно на этом уровне мы начинаем пользоваться анализом времени − полезности. Чтобы понять, насколько полезна эта программа, мы прочли десятки статей, написанных экспертами по Excel. Затем с помощью этого анализа составили список 100 наиболее полезных функций, опций, подсказок и инструментов (причем пронумеровали их по уровню полезности).

После этого сопоставили полученную информацию с личными данными – сколько времени требуется для изучения каждой из этих функций. Да, мы немного увлеклись этим проектом! Но не волнуйтесь, вам не придется вникать в такое количество деталей, когда будете составлять собственную матрицу.

Как устроена таблица

Как мы и думали, в матрице есть некое соотношение (r = 0,3). Более полезные функции требуют больше времени на изучение в целом. Но эффект рассеянности все же позволяет определить и выставить приоритеты.

В правом нижнем секторе расположены самые «быстрые» варианты, помеченные «Изучить сейчас же». Сюда мы поместили комбинации, которые применяются чаще всего и позволяют сэкономить время: например, Ctrl-Y (повторить) и F2 (редактировать ячейку), а также полезную формулу, очищающую вашу таблицу от ошибок (IF(ISERROR)).

Сектор «Выделить время для изучения» содержит полезные, но более сложные функции: например, условное форматирование и сводные таблицы. Это два самых полезных варианта во всем списке.

В нижнем левом секторе расположены менее полезные, но быстро запоминающиеся функции: например, Ctrl-5 (прочерк) и Ctrl-Enter (показать формулы).

И наконец, в верхнем левом секторе остаются теоретически менее привлекательные пункты – «получить внешние данные» и «текст в колонки».

Дальше каждый отдельный пользователь ссылается на личный опыт. К примеру, вы уже знаете комбинацию Ctrl-Y, а функция получения внешних данных вам вообще не нужна. Это поможет отфильтровать еще больше лишних пунктов. У вас останется только список очень нужных вещей, которые будет легко распределить.

Как применить это в работе и жизни

Вы ведь хотите изучать не только электронные таблицы. К тому же вряд ли у вас под рукой окажутся готовые данные, которые мы использовали в этом анализе. Тем не менее у вас наверняка есть хотя бы базовые понятия тех навыков, которые вы хотите приобрести или развить.

Прежде всего проанализируйте, чем вы занимаетесь в рабочее время. Что может помочь вам больше всего? Уметь пользоваться Photoshop, разобраться с Agile или Waterfall или просто улучшить почерк? Существуют ли метанавыки, которые помогут улучшить все это одновременно – например, лучше доносить свои идеи на совещаниях или научиться более продуктивно распределять время?

Чтобы облегчить себе задачу, можно выставить приоритетность каждого навыка по времени и полезности (к примеру, использовать простую пятибалльную систему). После этого распределить их по матрице уже проще. Или берете навык и прикидываете – полезен ли он сейчас, сколько времени уйдет на изучение. И что у нас получается в правом нижнем секторе? Возможно, удастся что-то совместить и изучить параллельно.

Этот подход хорош как для индивидуальных приоритетов, так и для команды, отдела и даже всей компании. Поскольку у вас вряд ли остается много времени на обучение, учитесь выжимать из доступных ресурсов по максимуму.