Організували онлайн-конгрес на 30 тисяч учасників за 10 тижнів. Які рішення нам допомогли

У жовтні відбувся IV Міжнародний конгрес з інфузійної терапії. Попри карантинні обмеження, організаторам вдалося зібрати 30 тисяч працівників медичної сфери в онлайні. Для проведення конференції Інститут патології крові та трансфузійної медицини НАМН України за підтримки фармацевтичної компанії «Юрія-Фарм» і спільно з технологічним партнером SMART busi­ness побудували екосистему із п’яти продуктів. Її ядром стало рішення Dynam­ics 365 Mar­ket­ing.

MC.today розповідає, які технічні рішення були використані для проведення заходу та яким чином вдалось закінчити підготовку за 2,5 місяці.

Що відбулося

В Україні у віртуальному форматі провели IV Конгрес з інфузійної терапії, у якому взяли участь 30 тис. працівників медичної сфери та 123 спікери з восьми країн світу. Кожні чотири роки цю подію проводить Інститут патології крові та трансфузійної медицини Національної академії медичних наук України за підтримки титульного спонсора – компанії «Юрія-Фарм».

Конгрес охоплює доповіді, дискусії і практичні майстер-класи для лікарів. У 2008 році захід проводили в Черкасах, у 2012-му – у Львові, у 2016-му – у Києві. Цього року організаторам треба було вирішити, як організувати таку велику подію в умовах карантину.

Як на конгрес залучили 30 тисяч учасників

Компанія Microsoft завжди активно сприяє тому, щоб бізнес переходив у цифру. Але в період карантину вона з особливою увагою почала допомагати компаніям переходити у формат праці з віддаленим доступом та швидко адаптуватись до нових інструментів роботи.

Саме продукт від Microsoft став ядром технічної екосистеми для підготовки та проведення заходу, покликаного об’єднати медичних фахівців. Microsoft Dynam­ics 365 Mar­ket­ing – це застосунок для автоматизації маркетингу, який персоналізує клієнтський досвід і допомагає підтримувати взаємовигідні ділові стосунки.

«Усі налаштування, наповнення контентом, збір лідів і контактів, розсилка мейлів відбувалися в Dynam­ics 365 Mar­ket­ing. Завдяки персоналізованому маркетингу застосунок допомагає компаніям збільшити кількість потенційних клієнтів і розширити можливості продажів», – розповідає консультант із впровадження рішень Microsoft Dynam­ics 365 Артем Карпенко.

Використання цього рішення дозволило не лише провести запланований захід в умовах карантину, а й збільшити кількість учасників з 3,5 до 30 тисяч. Лікарі отримали нові знання та іменні сертифікати, що надають можливість звернутись у відповідні державні органи для підвищення професійної кваліфікації.

«Ключовий виклик в організації конгресу – створення майданчика для комунікації лікарів, які на передовій рятують життя, та науковців з України й світу, які були готові ділитися новітніми і прикладними відкриттями, у тому числі й на тему COVID-19. Ми хотіли зробити цей процес максимально зручним і доступним для кожного лікаря, забезпечити вчасний зворотний зв’язок та участь у дискусіях», – додає Юрій Маркевич, директор з управління взаємовідносинами із клієнтами компанії «Юрія-Фарм».

Медичні працівники з України, Казахстану, Таджикистану, Грузії, Молдови, Азербайджану, Узбекистану, Киргизстану та інших країн прослухали 145 доповідей. Лікарі отримали інформацію про нові практики зі сфери інфузійної терапії.

«Організація заходу такого масштабу – це комплексна, багаторівнева задача. Наша компанія виконала роль консультанта на кожному кроці реалізації: від пошуку архітектурного рішення на етапі формування ідеї до активної підтримки під час проведення конгресу. Такі ініціативи – це історія не лише про технологічність, а й про соціальну відповідальність, глобальні цінності та підтримку як лікарів, так і української медичної системи в цілому», – ділиться керівна партнерка компанії SMART busi­ness Наталія Онищук.

Усі комунікації велися в онлайн-режимі. За словами організаторів, складалося враження, що 30 тис. слухачів вільно спілкуються в одному просторі. Записи доповідей були доступні ще протягом двох тижнів, тому лікарі могли зручно спланувати свій робочий день і переглянути їх у вільний час.

Які ще технічні рішення використовували

Для проведення конференції «Юрія-Фарм» спільно з технологічним партнером SMART busi­ness побудували екосистему із п’яти продуктів. Окрім застосунку Microsoft Dynam­ics 365 Mar­ket­ing були використані особистий кабінет, платформа для вебінарів і сервіс для розсилки повідомлень.

Готуючись до заходу, організатори планували використовувати різні канали комунікацій для різних аудиторій. Але під час тестування виявилось, що медики неактивно користуються поштовими скриньками. «Ми зупинилися на рішенні GMSU Mes­sag­ing Ser­vices для комунікації через SMS і Viber, а також Viber Сhat­bot, де конверсія в реєстрації склала понад 90%», – говорить Артем Карпенко.

В екосистемі використовували частину рішення SMART HCM & LMS. Це власна розробка компанії SMART busi­ness, яка містить особистий портал користувача. На ньому учасники конгресу мали змогу:

• Переглянути інформацію про спікерів і доповіді.
• Сформувати особистий план відвідування доповідей: можна було вибрати лекції з дев’яти тематичних секцій.
• Взяти участь у розіграшах і вікторинах.
• Поставити питання спікеру або обговорити матеріали з іншими учасниками конгресу.
• Отримати іменний сертифікат учасника конференції з мокрою печаткою.
• Переглянути доповіді в записі протягом двох тижнів після конгресу.

Як готувалися до події

Через карантинні обмеження організатори до останнього не знали, чи вдасться провести подію наживо. Захід було заплановано на жовтень, а остаточне рішення щодо формату прийняли лише в липні: до події залишалось дуже мало часу.

«Попри строки, ми поставили мету – пропрацювати патерни використання рішення учасниками, щоб забезпечити їх максимальною кількістю зручних і доступних сервісів. Тим самим ми скоротили розрив між “живими” комунікаціями й онлайн-участю», – говорить Олександр Малиця, керівник напрямку IT-архітектури компанії «Юрія-Фарм».

Мова йде про сервіси перегляду контенту в різних мовних версіях, питання й відповіді та живі комунікації серед учасників, участь у вікторинах, формування сертифікатів, доступ до навчальних посібників.

Спеціалісти SMART busi­ness наводять приклад зі світової практики: для підготовки масштабного онлайн-заходу, від створення контенту до побудови технологічного супроводу, необхідно принаймні 10 тижнів. Ідеальний проміжок часу – 15 тижнів.

«Завдяки готовим рішенням і крос-платформному ПЗ, які швидко можна об’єднати в одну екосистему, подібні проєкти реально реалізувати повноцінно та якісно в коротші терміни», – ділиться керівна партнерка компанії SMART busi­ness Наталія Онищук.

Після участі в IV Конгресi з інфузійної терапії учасники отримали свідоцтва для підвищення кваліфікації. Кожен міг автоматично згенерували сертифікат на основі отриманих балів в особистому кабінеті. Усі матеріали були викладені у вільний доступ.

«Разом із партнерами ми змогли надати рішення, яке дозволяє обмінюватися спеціалізованими інноваціями за допомогою якісного ПЗ, диджиталізації процесів і цифрових технологій. Так у конгресі зміг взяти участь не лише кожен четвертий лікар України, але й багато лікарів із сусідніх держав. Усі вони змогли підвищити загальний рівень освіченості й отримати легкий доступ до доповідей і дискусій», – говорить Олександр Малиця.

Про «Юрія-Фарм»

«Юрія-Фарм» – це міжнародна спеціалізована фармацевтична корпорація, заснована у 1998 році. Лідер ринку внутрішньовенних препаратів України. Входить у п’ятірку найбільших фармацевтичних виробників України. Щоб дізнатися більше – завітайте на вебсайт компанії «Юрія-Фарм».

Про SMART business

Компанія SMART busi­ness впроваджує та розвиває ERP- (планування ресурсів підприємства. – Прим. ред.) та CRM- системи на платформі Microsoft Dynam­ics 365, а також розробляє рішення, де застосовуються технології аналізу даних і штучного інтелекту. Щоб вирішувати бізнес-завдання, SMART busi­ness використовує хмарні продукти: Microsoft Azure, Microsoft Pow­er BI, Microsoft Office 365, Yam­mer, Teams, Project, Flow, Share­Point.

SMART busi­ness – золотий партнер Microsoft та експерт з розвитку цифрової культури бізнесу, тому вона сприяє трансформації компаній різних розмірів, галузей і секторів у більш ніж 60 країнах по всьому світу.

Більше про послуги SMART busi­ness