Як планування допомагає лідерам в умовах викликів – стратегії та інструменти

Минулого разу ми розпочали розмову про три найважливіші здатності лідера (громади, організації, спільноти тощо), і першою має бути здатність мріяти. Мріяти про те, в якому майбутньому ми бачимо себе, своїх дітей, свої спільноти і свої громади. Хоч ви є формальним лідером громади чи організації, хоч ви є неформальним лідером спільноти, мріяти – ваша перша ціннісна функція.

Проте одними мріями майбутнє не збудувати. Нам треба ясно бачити реальність, щоб ми все ж таки твердо стояли на ногах, хоч і прагнемо до небес. Для цього необхідно безперебійно моніторити мінливість цієї реальності, оцінювати динаміку та характер змін, щоб надалі ми могли ефективно, стратегічно і тактично планувати саме те майбутнє, про яке ми мріємо.

В процесі нашого аналізу того, що відбувається, нам треба вміти відключатись від мрій, та тверезо, як є, бачити сувору реальність та життя, яке, як відомо, буремне. Тверезість від приємного присмаку мрій та чіткий фокус на поточній ситуації – ось принцип мислення, який дозволяє бачити все таким, яким воно є. Скоріше за все, враховуючи навколишні події, ця реальність буде дуже далекою від наших мрій про майбутнє. Тому надважлива здатність лідера – планувати.

Які стратегії планування покращать співпрацю з іншими сторонами

Так, мати візію, мрію – це перша ціннісна функція лідера, але не менш ціннісною функцією є планування. Це не лише логічне продовження нашого бачення, а й ключовий елемент для досягнення сталого розвитку. Ефективне планування дозволяє нам не тільки реагувати на кризу, а й створювати основу для довгострокових змін. У цьому блоці я розповім про конкретні стратегії планування, які допоможуть успішно співпрацювати з різними зацікавленими сторонами: місцевою владою, донорами, громадськими організаціями та самими мешканцями громад.

Для того, щоб планувати ефективно і послідовно, необхідна ясність нашого бачення. Як нам забезпечити цю ясність бачення? У гуманітарному секторі ми вже вивчили та застосовуємо цілу низку інструментів моніторингу та оцінки, які допомагають бачити реальність чіткіше та об’єктивніше.

Ось декілька ключових інструментів, які допомагають нам у цьому процесі.

Систематичний моніторинг

Регулярне спостереження за ситуацією на місцях, збір даних та аналіз змін, що відбуваються. Постійний моніторинг дозволяє вчасно виявляти нові виклики та реагувати на них. Використовуйте інструменти збору даних (наприклад, цифрові платформи або мобільні застосунки) для відстеження змін у реальному часі. Це допомагає швидко виявляти нові виклики та реагувати на них.

Оцінка потреб

Важливо точно розуміти рівень задоволеності базових потреб підопічної спільноти (чи то мешканців вашої громади, чи то працівників вашої організації, чи то членів вашої родини). Для початку буде достатнім використовувати модель піраміди Маслоу. Це дасть розуміння, які ресурси і яка допомога потрібні людям навколо в цей момент. Це своєю чергою дозволяє спрямовувати зусилля саме туди, де вони найнеобхідніші.

Зворотний зв’язок зі спільнотою

Постійний обмін рефлексіями з членами вашої сім’ї, спільноти, мешканцями громади для обговорення питань, збору відгуків, пропозицій тощо. Це дозволяє враховувати реальні потреби та підвищувати довіру до ваших дій. В західній культурі існує принцип, який називається таунхол – загальні бори всіх зацікавлених осіб. Завдяки сучасним технологіям ніщо нам не заважає проводити такі таунхоли онлайн для будь-якої кількості учасників. На ці збори прийдуть точно ті, хто не лінується і зацікавлений в змінах і розвитку. І точно нам ніщо не заважає зустрічатися всією сім’єю і обговорювати всі нагальні питання якомога частіше – за сніданком, наприклад.

Аналіз на основі даних

Будь-які рішення повинні ухвалюватись на основі об’єктивної аналітики, а не інтуїції. Наша інтуїція, особливо в умовах невизначеності, має важливе значення, але інтуїтивні очікування до проєктної документації не прилаштувати. Обʼєктивна аналітика допомагає ефективно використовувати ресурси та підвищувати результативність вашого планування.

Всі ці чотири процеси є основою в моєму плануванні та тривають безперервно.

Варто завжди памʼятати, що планування відбувається винятково на основі доказів і повинно бути засноване на реальних даних і потребах, а не на припущеннях або бажаннях. Це вимагає систематичного збору та аналізу інформації щодо поточного стану громади чи спільноти.

Які інструменти допоможуть у плануванні

В процесі планування не зайвим буде застосовувати інструменти гнучкості і адаптивності. Світ змінюється надзвичайно швидко, особливо в умовах війни та кризи. Тому важливо планувати так, щоб бути готовими до змін і швидко адаптуватися до нових обставин.

На цьому шляху вам допоможуть такі інструменти.

• Сценарне планування. План повинен включати механізми регулярного перегляду та коригування у відповідь на зміни ситуації. Встановіть регулярні проміжки для оцінки прогресу та внесення змін. Наприклад, за відсутності державних програм релокації громад Херсонської області (які вже понад два роки потерпають від артилерійських, дронових та ракетних атак), ГО «Місто сили», яке я очолюю, допомагає населенню швидким ремонтом житла. Разом із цим як тільки такі програми зʼявляться, наші кадрові та матеріальні ресурси будуть орієнтовані на евакуацію населення та консервацію інфраструктури громад.
• Створення кризових сценаріїв. Не оминайте кризові сценарії, пропрацюйте кілька варіантів розвитку подій та готуйте відповідні плани для кожного з них. Це допоможе швидко реагувати у разі непередбачених ситуацій. Наприклад, на випадок звільнення Лівобережжя Херсонської області «Місто сили» має готовий план організації логістики та гуманітарної роботи, так само як і на випадок захоплення росіянами нашого Правобережжя – ми маємо план евакуації команд та ресурсів організації.

Залучення місцевих лідерів. Важливо залучати до планування тих, хто безпосередньо працює на місцях. Вони краще розуміють реальні виклики та можуть надати цінну інформацію для коригування планів. Ба більше, відчуття їхньої дотичності до планування надасть вашим стратегіям важливу підтримку не лише лідерів, а й тих, хто стоїть за ними. В невеликих спільнотах чи населених пунктах виявляти та залучати лідерів порівняно нескладно, на відміну від великих. Адже в містах, обласних центрах існує набагато більше лідерів, ніж в селах, і, на жаль, між ними завжди існує конфронтація. Разом із цим за кожним із них стоїть своя аудиторія, свій досвід та бачення ситуації. Ця інформація часто має надзвичайну цінність не лише для планування, а й для подальшої реалізації плану.

Для лідерів громад в процесі планування варто враховувати ще декілька важливих нюансів. Забезпечення поточних потреб громади та її довгостроковий розвиток передбачає комплексний підхід до планування. А це своєю чергою зобовʼязує утримувати системний фокус на трьох важливих аспектах планування: пріоритизація потреб громади, розробка планів відновлення та інтеграція соціальних програм.

• Пріоритизація потреб. Одним з перших кроків для ГО «Місто сили» після окупації Херсонщини стало визначення критичних потреб громади. Від самого початку повномасштабного вторгнення ми фокусувалися на найневідкладніших аспектах: доступ до води, їжі та медикаментів. Наприклад, у перші місяці війни ми організували евакуацію понад 10 тис. мешканців Херсонської області, зокрема із зони активних бойових дій, де забезпечення базових потреб стало надзвичайно складним завданням. Це включало доставлення води, їжі та медичних засобів для цивільного населення, особливо у віддалених та заблокованих районах.

Ми також фокусувалися на безпеці людей – ремонті дахів у пошкоджених будинках, створенні безпечних укриттів та підтримці місцевих органів влади в забезпеченні базових послуг, як-от охорона здоров’я. Пріоритетність цих напрямів була очевидною, адже життя людей залишалося під постійною загрозою.

• Розробка планів відновлення. Окрім реагування на кризові ситуації, ми від самого початку задумувались про довгострокові наслідки війни для Херсонщини та Миколаївщини (шкода визнавати, але ми сподівались, що війна не триватиме так довго). Однак важливо розуміти, що в умовах постійних обстрілів відновлення інфраструктури має бути обережним і стратегічно продуманим. Інвестиції в дороги, школи чи лікарні на територіях, де ведуться активні бойові дії, можуть бути інвестиціями в попіл вже наступного дня.

Планування відновлення важливе, але акцент має бути зроблений на мобільність та швидке реагування. Наприклад, замість капітальних ремонтів шкіл чи лікарень у зонах активних бойових дій ми зосереджуємося на забезпеченні тимчасових укриттів, відновленні водопостачання та безпеці населення. Гарним прикладом є оперативне виявлення, оцінка потреб та реалізація проєкту з буріння та автоматизації свердловин питної води в Дар’ївській громаді – це забезпечило понад 2 тис. мешканців громади питною водою.

Довгострокові плани відновлення можуть включати підтримку підприємців, створення нових економічних можливостей для регіону тощо. Але і тут важливо враховувати невизначеність ситуації. Інвестиції повинні спрямовуватись не тільки на відновлення бізнес-структур, а й на створення умов для їхньої мобільності, захисту і швидкої адаптації до нових реалій. Ми працюємо з міжнародними організаціями, щоб залучити ресурси для адаптації економіки. Але з розумінням того, що в таких умовах навіть найкраще заплановане відновлення може бути тимчасовим, і нам потрібно бути готовими до швидких змін.

• Інтеграція соціальних програм. Важливим складником планування відновлення та розвитку громад є процеси впровадження соціальних програм, які не обмежуються тільки фізичним відновленням інфраструктури. «Місто сили» активно надає психологічну допомогу та підтримку мешканцям, що пережили стрес внаслідок бойових дій. У співпраці з місцевими організаціями та міжнародними партнерами ми організували програму для жінок та дітей, що дозволяють їм пережити травму війни та адаптуватися до нових умов.

Одним із таких проєктів став Центр матері та дитини «Зростаймо разом», в якому діти та матері отримують психологічну підтримку, а також можуть пройти курси з профорієнтації. В 2025 році ми плануємо впроваджувати програми зайнятості для молоді, яка вимушено лишається в регіоні, та підтримати місцевий бізнес, який відновлюється після тривалих бойових дій.

Ці ініціативи разом з відновленням інфраструктури є необхідною умовою для сталого розвитку громади. Вони допомагають людям не лише вижити, а й почати будувати нове, краще майбутнє після війни.

У наш час, коли виклики стають дедалі складнішими, ми не можемо дозволити собі покладатися лише на мрії. Нам потрібний чіткий, майже, науково обґрунтований підхід до оцінки ситуації та планування наших дій. Лише так ми зможемо не тільки мріяти про краще майбутнє, але й побудувати його разом, плануючи його розвиток і досягнення.

Про третю і найважливішу функцію лідера поговоримо наступного разу.