Як знайти баланс між продуктивністю та особистим життям – мій досвід віддаленої роботи

Можливості віддаленої роботи активно розглядалися задовго до пандемії коронавірусу. Проте саме під час COVID-19 на такий формат перейшли всі компанії, однак навіть після послаблення, а потім і повного зняття карантинних обмежень чимало працівників віддають перевагу роботі з дому.

Пов’язано це з кількома чинниками. Серед них і розвиток цифрових технологій (поява хмарних сховищ, систем комунікації), і гнучкість у планування часу, і зниження витрат компаній.

Аудиторська компанія KPMG наводить цікаві цифри досліджень – майже 80% опитаних СЕО сподіваються, що в найближчі три роки їхні співробітники працюватимуть з офісів. У 2023 році цей показник становив лише 34%. Зазначається, що й кількість віддалених вакансій знижується.

Віддалений формат призвів до нових викликів. Для компаній – це складнощі в реалізації командних процесів. Для працівників – проблеми із розмежування роботи та приватного життя.

Однак попри поширення тенденції повернення працівників у офіси, дистанційна робота продовжує відіграти вагому роль у сучасному середовищі. Тому надзвичайно важливо, щоб працівники зуміли вибудувати ефективні методи продуктивної роботи.

Я працюю у хоум-офісі вже понад 12 років. За цей час зумів налаштувати всі робочі процеси для забезпечення максимального рівня комфорту й підтримання ефективності. У статті немає порад про Pomodoro та інші популярні методики керування часом. Це той випадок, коли не те щоб винайшов велосипед, але створив власну систему.

Мій шлях до віддаленої роботи

Упродовж 9 років працював у журналістиці. Із 2003-го до кінця 2012 року пройшов шлях від непримітного кореспондента (якого використовували, щоб сфотографувати яму на дорозі) і транзитом через посаду прессекретаря голови районної державної адміністрації до випускового редактора регіонального телеканалу.

Проте восени 2012-го відчув втому й не тільки. Велике навантаження (ТБ, газета, сайт), невміння делегувати обов’язки, постійний контакт із владою, політиками, інколи відвертими покидьками призвели до повного вигорання.

Так я прийшов у віддалену роботу. Вибір напряму був доволі банальний – став копірайтером. Починав із бірж фрилансу. Знаю, що у IT-фахівців доволі популярним був жаргонний термін «галера», який ілюструє компанії, що експлуатують своїх працівників. Розробники мають виконувати великий обсяг робіт за низьку заробітну плату. Так от, для копірайтера – біржі фрилансу це «галера» в кубі (ні, ймовірно є фахівці-копірайтери з позитивним досвідом такої діяльності та значними заробітками, але в мене залишилися лише негативні спогади).

Перший досвід віддаленої роботи був доволі неприємним. Постійні пошуки завдань, незначні замовлення за низьку оплату, інколи неадекватні замовники тощо. Піти на роботу в офіс навіть не намагався. Бо саме через вигорання від журналістської роботи не хотілося активного спілкування з людьми.

Порівняно швидко сформувалося нове вигорання. Щоб заробити бодай якісь гроші, доводилося працювати мало не цілодобово й без вихідних. І саме тоді прийшло розуміння важливості не лише постійного адекватного роботодавця, а й організації часу.

Організація часу: особистий досвід

Кілька останніх років співпрацюю з двома компаніями одночасно. Рівень завантаження надає змогу виконувати завдання в спокійному темпі й без зривів термінів.

Відмова від бірж фрилансу поліпшила моральний стан, а напрацювання власних методів керування часом і розподілу завдань надало змогу уникнути важкої стадії вигорання.

Чому мені не підійшли поширені методи керування часом

Серед найвідоміших і оспіваних можна виділити:

• Pomodoro;
• метод Ейзенхауера;
• метод «з’їсти жабу».

Проте жоден із них не підійшов мені.

Причина? Виявилося, що на реалізацію кожного я витрачав додатковий час і зусилля. Наприклад, у «Помодоро» потрібно визначати проміжки часу. Для встановлення таймерів доводилося відволікатися від завдання. Пишете текст, редагуєте його, аналізуєте дані – звучить сигнал таймера, тобто, у період, коли ви максимально зосереджені на роботі. Це збиває з темпу. Як і невчасні 5-хвилинні перерви, які передбачає цей метод.

Звісно, я впевнений, що чимало людей ефективно використовують Pomodoro чи інші техніки. Однак мені вони «не зайшли».

Як підібрати оптимальний метод керування часом

Свою систему вибудував порівняно швидко. Для її створення:

• експериментував із різними системами;
• зважав на особливості роботи та темпи виконання завдань;
• використовував різноманітні інструменти.

Мій типовий робочий день

Отже, уже кілька років я працюю за створеним для власної продуктивності розпорядком.

• Перші 20-30 хвилин після пробудження йдуть на звичні банні процедури. Ніколи одразу не снідаю. Бо організм не потребує їжі після пробудження.
• Потім – 40-45 хвилин працюю. У кожному з проєктів є власна CRM. У системах відображаються актуальні завдання. На початку робочого дня визначаю пріоритети, розв’язую незначні питання, готуюся до реалізації масштабніших завдань.
• Лише потім – снідаю. Організм уже готовий до їжі.
• Наступні 3 години – робота. Переваги моїх проєктів – доволі рідко виникають ситуації, коли потрібно підготувати чи відредагувати текст моментально. Працюю за планом, складеним зранку. Якому проєкту віддати перевагу й виконати роботу насамперед – залежить від оперативності завдання. Якщо особливих вимог у строках реалізації немає – за справу беруться особисті вподобання.
• Обід – 30-40 хвилин. За потреби – невеликий відпочинок.
• Ще 3-5 годин роботи.

Інколи виникають форс-мажори, або масштабні завдання, виконання яких не вкладається в стандартний 8-годинний день.

І це єдиний негативний момент роботи одразу з двома проєктами.

У такому випадку обов’язково передбачена прогулянка після завершення стандартного робочого дня (орієнтовно о 18). До години. Це може бути просто прогулянка вулицею чи похід у супермаркет. Навіть невелика активність надає змогу повернути бадьорість і з новими силами поринути в роботу.

Додаткові поради

Вкрай важливою є опція споживання води. Однак я не користуюся «поїльниками», графинами тощо. У мене лише невелика чашка. Чому так? Бо її періодично потрібно наповнювати свіжою водою, а для цього… необхідно встати з-за столу й піти на кухню. У такий спосіб примушую себе рухатися і не засиджуватися в одній позі за столом.

Втома від постійного сидіння знайома багатьом. З нею борюся короткими перервами в роботі. Бо 3-4 години поспіль писати чи редагувати неможливо. Для відновлення бадьорості використовую звичайний… тенісний м’ячик. Встаю з-за столу і хвилин п’ять граю з ним ногами – перекочую, намагаюся жонглювати. Ця звичка залишилася з занять футболом.

Перерви роблю не за графіком, а коли відчуваю в цьому потребу. Інакше, повторюся, таймер може спрацювати в момент найбільшої зосередженості та продуктивності. І потім доведеться знову витрачати час для занурення в цей стан.

Ніяких особливих і занадто хитрих методів керування часом у мене немає – це банальне планування і дотримання графіку. Тобто дисципліна.

Прокрастинація: не завжди потрібно боротися

Із цим страшним словом знайомі не лише віддалені працівники. Небажання виконувати важливі чи складні завдання з’являється і в офісних співробітників. Проте вдома прокрастинація підживлюється різноманітними чинниками, що відривають.

Коли помічаю в себе небажання виконувати надважливе або складне завдання, спочатку намагаюся зрозуміти, чи справді це прокрастинація. Вдаюся до невеликого внутрішнього аналізу.

• Чи відчуваю я якийсь страх перед завданням?
• Якщо так, то з чим він пов’язаний (великий обсяг тексту, недостатність інформації, потреба в пошуку даних тощо)?
• Чи розумію, із чого потрібно починати виконувати завдання?
• Чи бачу, яким має бути фінальний результат?
• Можливо, це завдання нецікаве або навіть безглузде?

Відповіді на питання надають змогу зрозуміти – я стикнувся з прокрастинацією чи банальною втомою.

Якщо перший варіант, то відволікаюсь на кілька хвилин, аби пограти з тенісним м’ячем, або заварює собі чай (це ті ж кілька хвилин). І після цього спокійно, зі свіжою головою складаю план виконання.

Якщо другий варіант (втома), усе дещо складніше. У цій ситуації вже нічого не допоможе, окрім відпочинку. Колись я намагався примушувати себе працювати попри втому. Але з’ясувалося, що користі із цього немає. Я витрачав кілька годин, завдання не було виконане, а втома залишалася і наступного дня – це призводило лише до появи ознак вигорання.

Тому у випадку втоми намагаюся переглянути завдання, за можливості переставити строки виконання і відпочити, завершивши робочий день на 2-3 години раніше.

Робочий простір і особисте життя

Тут усе просто.

І водночас – не так усе і просто.

По-перше, повномасштабна російсько-українська війна спонукала залишити затишний Харків і квартиру з виділеним робочим простором. На новому місці «тимчасового» (колись так хотілося думати) перебування з комфортною зоною для роботи поки що так і не склалося. Звісно, це спричиняє певний дискомфорт, але з ним майже вдалося змиритися.

По-друге, знову потрібно говорити про планування. У будь-кого з нас виникають якісь особисті справи. Тому необхідно просто завчасно вносити їх у свій тижневий план. Форс-мажори? Ну, вибачте, особисті форс-мажори (наприклад, похід до лікаря, допомога близькій людині тощо) виникають і в тих, хто працює в офісі. І люди знаходять способи виконання завдань. Точно так і тут – контакт із колегами й керівництвом надає змогу оперативно внести в робочий графік зміни і піти для вирішення особистих справ.

По-третє, за роки «фрилансу» домашнє оточення звикло, що під час роботи мене не варто відволікати без нагальної потреби. Я так само зрозумів, якщо розв’язання домашнього питання потребує 4-5 хвилин мого часу або простої відповіді, то краще так і зробити. Зайве нагадування про те, що мене краще не відволікати від роботи, провокує певну напругу.

Гнучкість графіку, дотримання плану роботи й розуміння потреб оточення – три складники, які допомагають не розмежувати робочий простір і особисте життя, а гармонійно їх поєднати.

Висновок

Аналітичні дослідження компанії Global Workplace Analytics демонструють, що віддалений формат здатен підвищити продуктивність на 15-45%.

Я не буду сперечатися із цією цифрою, бо не можу порівняти власну продуктивність вдома й офісі. Можливо, офісний формат справді не дозволяв би мені виконувати завдання в такому обсязі як вдома.

Попри те, що більшість віддалених працівників (згідно з опитуваннями) не готова повернутися в офіс, у мене інколи виникає бажання «вийти з дому». Однак щойно згадую про витрати часу на дорогу, одразу позбавляюся цієї думки.

Отже, мої методи керування часом і дотримання продуктивності:

• перегляд актуальності завдань на початку дня;
• суворе планування роботи й дисципліна;
• регулярні перерви (не за таймером, а за потреби).

Це мій особистий досвід, з яким я не претендую на істину в останній інстанції, і який не є інноваційним. Якщо у вас є власні перевірені методи керування часом і підтримки продуктивності, поділіться.