Дорогий офіс і працівники, які «дублюють» один одного. Подивіться на ці «діри» – туди витікають гроші вашої компанії

Ваш бізнес постійно генерує дохід, але грошей чомусь не стає більше? Ви отримуєте гроші на рахунок, але кошти витрачаються швидше, ніж ви розраховували? Компанія працює, але ви відчуваєте, що щось заважає отримати повну вигоду? Якщо одна з цих ситуацій здається вам знайомою, ця колонка для вас.

Одна з можливих причин: в управлінні вашої компанії є «діри», через які витікають гроші. Найчастіше бізнеси втрачають кошти через неприбуткові проєкти, зайві витрати, втрати та упущені вигоди. Розглянемо детальніше кожну з цих «дірок».

Неприбуткові проєкти

Якщо у вашій компанії впроваджені фінансовий облік та аналіз, ви одразу побачите, який проєкт не приносить прибутку. Знайшли такий? Є два варіанти:

1. Якщо маєте стратегію і розумієте, що проєкт має інші цілі окрім прибутку. В такій ситуації варто розрахувати, скільки часу ви готові терпіти збитковість, визначити тривожні сигнали, окреслити збитки, які готові нести, та результати, які плануєте отримати. Якщо все в рамках ваших очікувань – можна розвивати проєкт на перспективу.
2. Якщо передбачалась прибутковість проєкту, а він виявився збитковим. У цьому випадку проєкт вигідніше закрити – так ви позбудетесь «діри» у бюджеті та зможете направити гроші на більш перспективні напрямки.

Зайві витрати

Одна із найбільших «дір», які висмоктують гроші з вашої компанії – невиправдані витрати. Ця категорія охоплює доволі багато напрямків, серед них можна виділити наступні:

1. Надлишкові корпоративні та проєктні витрати. Для кожного бізнесу існує свій здоровий відсоток адміністративних витрат. Якщо з якихось причин ці витрати вищі – скоріше за все, йдеться про «дірку» у бюджеті. У такому випадку варто переглянути поточні витрати та зрозуміти, на що йде більше грошей, ніж необхідно? Це може бути занадто дорога оренда офісу, невиправдано дорогі інструменти чи витратні матеріали, робота в офісі для тих, хто міг би працювати дистанційно. Найкращий спосіб зрозуміти, чи доцільні витрати вашого бізнесу – це бенчмаркінг. Якщо не маєте змоги вивчити показники у вашій галузі, можна: по-перше, проаналізувати історичні дані компанії та порівнювати чинний показник з ними. По-друге, встановити відсоток на основі очікуваних потреб в розподілі коштів після оплати прямих витрат.
2. Некоректність у розподілі прибутків. Якщо керівники звикли брати гроші з рахунку компанії без розуміння, що саме є їхнім прибутком – це може спричинити «діру» в бюджеті. Це доволі розповсюджена ситуація у компаніях, де не запроваджено системне фінансове планування. Ще один варіант: отримують аванс за роботу і вважають, що це вже частина їхнього прибутку. Водночас в їхньому договорі прописано, що аванс на рахунок надходить, але зараховується тільки коли буде підписано акт про виконану роботу. Тобто, все може закінчитись вимогою повернути гроші, а вони вже давно будуть витрачені. Якщо є ймовірність, що гроші доведеться повернути – відкладіть їх далеко на дублювальний рахунок та не чіпайте до підписання акту. Будь-які кошти на рахунку підлягають розподілу: на зарплати, виплати постачальникам, адміністративні витрати, обов’язкові платежі, податки тощо. Тільки після цього розподіляються дивіденди та інші резерви. Для коректного розподілу коштів, вам слід знати свою норму прибутку. Регулярні виплати дивідендів в успішних компаніях зазвичай знаходяться в діапазоні від 1 до 15% від чистого прибутку.
3. Надлишково витратні процеси у компанії. Це можуть бути працівники у штаті, які дублюють функції один одного, процеси в компанії, які перетинаються. Також забагато нарад, зайві завдання тощо – час витрачається, а гроші за нього не отримуються. Також сюди – нерозумна плинність кадрів. Компанія кожного разу витрачає час та гроші на навчання та адаптацію працівника.

Втрати

Найбільш неприємна ситуація – коли гроші йдуть з компанії не за бажанням власників, а з ініціативи тих, хто має доступ до розподілу активів та даних.

Прикладами можуть бути помилково перераховані кошти, крадіжки з рахунків, злив баз контактів та інше.

Щоб запобігти цьому, важливо чітко налагодити процес розподілу коштів з рахунків, безпеки даних та аудиту.

Упущена вигода

Втрати бізнесу – це не тільки про неефективно витрачені, а ще й про недоотримані вигоди.

1. Неефективне ціноутворення. Це ситуація, в якій компанія продає свою послугу дешевше, ніж реально могла б. Є кілька способів підняти вартість свого продукту: підвищити рівень замовників; зробити унікальну пропозицію; донести цінність та переконати замовника в якості послуг, які йому надаються. Ці заходи здатні збільшити ваш чек на 15%.
2. Недостатнє дослідження ринку. В певний момент ваш бізнес може «упертись в стелю». В таких випадках варто пошукати нових фахівців, дослідити ринок, щоб зрозуміти, які ще запити ви можете вдовольнити. Відсутність повної картини – проблема, яка веде до упущеної вигоди та зайвих витрат.
3. Ігнорування маркетингових заходів. Якщо ви не заводите корисні зв’язки, не займаєтесь нетворкінгом, не розповідаєте про себе всіма можливими способами – ви втрачаєте потенційні можливості для розвитку свого бізнесу.
4. Не оптимізовані податки. Податки – обов’язкова стаття витрат будь-якої компанії. Проте часто бізнес витрачає на це набагато більше грошей, ніж міг би. Наприклад, компанія могла б сплачувати 5-9% від свого доходу, натомість віддає в бюджет 13-15%. Для оптимізації податків, потрібно розглядати декілька факторів: де відкрита компанія; як вона зареєстрована; ставлення конкретної держави до цього виду бізнесу; податкові пільги; форма наймання працівників та інші.
5. Надлишкова вартість продукту, який продаємо. Це може призвести до упущеної вигоди, адже наступного разу замовник зробить вибір на користь іншої компанії з дешевшою послугою. Виходить, що в цей конкретний момент компанія втратила небагато грошей, але в перспективі вона може втратити співпрацю з клієнтом. Можливі причини надлишкової вартості: неефективне використання робочого часу в проєктах, невідповідність кваліфікації, дублювання процесів; оплата неякісної праці; недобросовісність працівників. Це доволі розповсюджена історія в аутсорсинговому бізнесі, коли людина записує собі годину роботи, не виконуючи або погано виконуючи її.
6. Прострочена дебіторська заборгованість. В договорах мають бути прописані вигідні для вас умови оплати робіт, а також чіткі схеми роботи з претензіями. Необхідно окремо описати та дотримуватись процесу роботи з дебіторською заборгованістю.
7. Невикористання депозитів. Люди, відповідальні за фінанси в компанії, мають добре знати можливості розміщення вільних коштів компанії та використовувати їх.
8. Недостатність інвестицій у бізнес. Інколи зростання бізнесу напряму залежить від того, що ми вкладаємо в його розвиток. Не використовувати такі можливості – значить, втрачати час та гроші.

Як позбутися «дірок» в бюджеті

В усіх перелічених проблем може бути одне рішення – системний підхід в управлінні бізнесом. Для цього вам знадобиться універсальна послідовність дій:

• Планування. Все, що ми робимо, має бути сплановане. Всі працівники, починаючи з СЕО, повинні розуміти мету та шлях розвитку проєкту. Окрім стратегічного має бути й тактичне планування, яке охоплює оперативні плани на місцях та фінансову модель цього розвитку.
• Організація процесу. Важливо розуміти, які процеси в компанії забезпечують наш рух за планом. Потрібно чітко описати ці процеси в контексті відповідальності людей та їхніх функцій, делегування.
• Фінансове управління. Охоплює цілий комплекс від юніт-економіки й точки беззбитковості до формування резервів, тижневих звітів, прозорості доходів та витрат. Якщо інструменти фінансового управління працюють правильно, то втратити гроші стає набагато складніше.
• Контроль делегування. Важливо мати чіткі критерії вимірювання результатів працівників. Для кожного співробітника має бути зрозуміла норма якості роботи, яка відповідає нашим планам.

Через непомітні, на перший погляд, «дірки» ваш бізнес може втрачати суттєву частину бюджету. Системний підхід та прозоре планування допоможуть вам їх виявити та оптимізувати витрати.