Будувати події навколо життя, а не навпаки – ось як календар допомагає мені структурувати час

Пам’ятаю, як в дитинстві дивився фільми та помічав, що в успішних людей або супергероїв, були записник або секретарка, яка казала всім відому фразу – «Його день розписаний по хвилинах». Виглядало круто і хотілось так само, а потім приходила мама і швиденько в мою адженду додавались прибирання, винесення сміття і чищення картоплі.

Сьогодні кожен з нас має свого «секретаря» просто у кишені, який справді дозволяє розпланувати свій день до хвилин і бути продуктивним. Я розкажу про те, як я налаштував свого «секретаря», а саме про календар та неочевидні інструменти і принципи, які додали більше структури та порядку у моє життя.

Як часто ви запитуєте у когось про його плани на майбутнє та отримуєте відповідь: «Не знаю, подивимося»?

Дайте вгадаю – досить часто. В такий спосіб люди просто не хочуть брати на себе відповідальність за свої плани, а воліють відкласти або перекласти її на когось іншого. Це спроба уникнути ухвалення рішення і перекласти його на майбутнього себе, який пізніше із цим розбереться.

І саме тому важливим є календар. Бо він про відповідальність за свої плани, за своє майбутнє і час. Завдання календаря єдине і важливе – це структурувати час, забрати плани з голови і викласти у спланований день, тиждень, рік. Тримати фокус на тому, що і коли «можу», замість «не можу».

Будувати події навколо свого життя, а не підлаштовувати життя під події

Календар приносить структурність в життя. Замість того, щоб будувати його довкола незапланованих івентів, в житті раптом з’являється структура і ключові події, довкола яких будується все інше.

Насправді планувати не так складно. Достатньо мати календар, не забувати ним користуватися і дотримуватись простих правил. Під «календарем» тут і далі я матиму на увазі Google Calendar, бо користуюсь саме ним. Насправді альтернатив чимало і важливо обирати ту, яка зручна чи подобається за кількістю функціоналу, зовнішньому вигляду чи з релігійних поглядів. Це може бути календар в iPhone або MacBook, Notion, Outlook (здається, він досі живий) чи будь-який інший.

Мій вибір – Google Calendar, тому що це простий і водночас зручний інструмент, який працює у вебі й на мобільному, зазвичай він безплатний або ж уже входить у передплачену Google-екосистему. Його легко інтегрувати майже з усіма популярними сторонніми сервісами і він має безліч налаштувань, а мінімалістичний дизайн не відволікає. Тож, якщо коротко, – мені підходить для організації всього, що важливо.

Почнемо з базових принципів ведення календаря. Головні з них – це мати календар і користуватися ним регулярно. Знаю, знаю, дякую, кеп, але чомусь про друге правило часто забувають.

Вносьте всі зустрічі в календар відразу, як тільки про них дізналися, адже це зазвичай займає не більш як 2 хвилини

Календар працює тільки в тому випадку, якщо ним користуватися постійно. Я починав із простого: заношу в календар абсолютно всі зустрічі. Робочі, дружні, сімейні, навіть обід. Якщо щось важливе трапляється у моєму житті – воно має бути в календарі.

Це не лише допомагає уникнути «ой, я забув», але й додає легкості. Наприклад, у мене вечірка за три тижні. Замість того, щоб пам’ятати це весь час і переживати, я просто заніс її в календар і звільнив свою голову від цього.

Планувати мітинги день у день – завжди погана ідея

Якщо ми говоримо про роботу, то планувати мітинги день у день – погана ідея. Те саме з мітингами, що тривають більш як годину – їх краще уникати. Звісно, є й винятки – страт-сесії чи інші специфічні випадки, але якщо це звичайна зустріч і вона затягується понад годину, щось вже пішло не так.

Ще я також люблю користуватись «правилом піци». Якщо потрібно більше однієї піци, щоб нагодувати людей на мітингу, це ознака того, що зустріч переповнена. Звичайно, тут теж є винятки, як-от річні чи квартальні зустрічі командою. Але будьмо чесними – велика кількість людей дуже часто робить мітинг неефективним.

Починайте планування з ключових подій

Інший важливий момент – це пріоритети. Для мене було не очевидно, що планування варто починати з ключових подій. Будувати життя не навколо дрібниць чи робочих завдань, а навколо того, що справді важливе для мене і приносить радість. Це може бути похід у театр, прогулянка парком чи вечеря з друзями – те, що мене заряджає. Те, що я вважаю важливим, а не інші.

Як це працює? Уявіть, що ви плануєте тиждень. Якщо перше, що ви додаєте, – це купа робочих мітингів, ваш календар швидко стає неорієнтованим на ваші інтереси. Але якщо почати з того, що хочете ви, все матиме інакший вигляд: довкола важливих для вас речей будуть з’являтись другорядні. І вже другорядні речі будуть переноситися і «випадати», а не навпаки.

Не забувайте й про обід, обід – це святе. Я серйозно. Заблокуйте цей слот і не рухайте. Це ваш час подбати про себе, нормально поїсти і відпочити перед наступною зустріччю. Дрібниця, але важлива.

Те ж саме стосується часу на дорогу. Звучить дивно, але коли ви починаєте записувати час на дорогу, одразу стає видно, скільки годин йде в нікуди. Календар допоможе вам поглянути на свій день з іншого боку, а за потреби ви бачитимете, що можна оптимізувати і як: шукати ближчі локації, об’єднувати справи чи навіть переглянути свої звички.

Наприклад, якщо у вас зустріч на іншому кінці міста о 15:00, внесіть дорогу як окремий слот у календар. Тоді буде явно видно, що кава на 20 хв в іншому кінці міста – це насправді пригода на 3 години.

Не плануйте мітинги один за одним, давайте собі перепочити

Ще одне чудове правило – не ставити мітинги один за одним без проміжків, а дати собі трохи часу видихнути. Я намагаюсь лишати собі щонайменше 5-10 хв на попити води, сходити до вбиральні чи просто зробити паузу. Це може звучати смішно, допоки ти після четвертої чашки чаю не починаєш рахувати кожну секунду до кінця мітингу. Це реальна потреба, яку варто враховувати.

Час для сфокусованої роботи, без дзвінків та зустрічей

Є ще одне правило, якого я притримуюсь, щоб бути ефективним, – приділяти час фокусній роботі без дзвінків і зустрічей. Для мене це середа — день роботи без дзвінків та зустрічей, коли я можу сфокусуватися над конкретними завданнями без відколікань.

Особистий і робочий календар окремо

Окрім роботи, у кожного з нас є ще родина, друзі, хобі. І дуже важливо для цього створювати окремий календар або навіть декілька. Це дуже зручно, коли у сім’ї є доступ до календаря один одного. Іноді це рятує від непотрібних сварок, закидів на кшталт «звідки я можу про це знати?» та інших речей. Ми домовляємось, коли у нас є час, зазначаємо це в календарі і якісно проводимо його разом.

«Це цікаво, але ж не всі таки душні “календаристи”, як бути в цьому випадку?» – можна запитати мене і бути абсолютно правим.

В мене є лайфгак для випадків планування зустрічі з друзями чи сім’єю. Такі собі зустрічі «олівчиком». Наприклад, друзі сказали, що, можливо, ми зустрінемося в суботу на BBQ, але це залежатиме від погоди. І тут календар теж може допомогти. Такі зустрічі я вношу в календар, але позначаю їх знаком питання. Так у мене немає невиправданих очікувань, якщо зустріч не відбудеться, я про неї не забуду і не запланую щось на той самий час.

Якщо зустріч непідтверджена, я не прийду на неї або ж просто її не бачив

Це саме стосується підтверджених зустрічей. За допомогою Google-календаря можна підтвердити, проігнорувати або ж відхилити кожну зустріч. Це проста фіча, але я нею користуюся і вам раджу. Наприклад, якщо у мене висить мітинг, але я його не підтвердив, це означає, що або я його не бачив, або я на нього не прийду. Підтвердив – дав зрозуміти, що я в курсі, немає потреби писати про це 100-500 разів в чатах.

Немає потреби пам’ятати дати народжень, нехай цим займається календар

Я банально економлю собі час і нерви. Нікому в сучасному світі не потрібно пам’ятати всі дати днів народження чи річниць, якщо є календар. Це можуть бути дні народження, новий рік, річниця весілля і так далі. В потрібний час календар нагадає мені про івент і я зможу належно підготуватися до нього. Вчасно куплені квіти дуже позитивно впливають на сімейне життя.

Календар – це інструмент, як і ніж. Все залежить від того, як ним користуватись

Хоча тут я згадав загальні поради щодо користування календарем, це лише інструмент, який можна використовувати і підлаштовувати під себе. Мені подобається аналогія з ножем. Ножі бувають різні, у кожного своє призначення та форма, але його завдання – різати. Так само і з календарем – він створений, щоб допомогти вам планувати свій час, а як ним користуватись – залежить від вас.

Універсальних порад не існує

Насправді є чимало шляхів, як календар може допомогти вам організовувати свій час, але це не магічне рішення для всіх. Немає універсальних порад, які для всіх спрацюють і дотримуватись яких буде всім комфортно. Кожна людина – це індивідуальна особистість, у якої є свої болі і речі, що не подобаються. І не завжди справа у часі чи плануванні.