Менше ручної роботи, прозоріші бізнес-процеси: навіщо і як переходити з 1С на Odoo

Усе більше українських компаній відмовляються від популярної раніше російської програми для ведення фінансового обліку 1C. І починають придивлятись до європейського досвіду. Зокрема, до бельгійської платформи Odoo, яка має вже понад 5 млн користувачів.

В Україні є локалізований варіант платформи – з ним ще з 2014 року працює компанія ERP Ukraine. У партнерському матеріалі Богдан Лісненко, засновник і директор ERP Ukraine, та Аліна Лісненко, бізнес-аналітикиня компанії, розповідають, чим Odoo стане у пригоді українському бізнесу та як допоможе оптимізувати процеси.

Партнер проєкту?

Чому раніше користувались переважно 1С

За статистикою, у 2022 році від 50 до 500 тис. підприємств продовжували користуватись цим російським софтом. І це навіть попри запроваджені 2017 року санкції.

Богдан Лісненко, засновник і директор ERP Ukraine

1С закривала основні потреби бізнесу. Доступна, дешева система, добре протестована, фактично монополіст на ринку. З нею вміли працювати багато фахівців.

А ще вона дозволяла вести «білу» та «чорну» бухгалтерії.

Богдан підкреслює: не слід забувати, що 1С – російська. Після повномасштабного вторгнення власники бізнесів, які нею користувалися, почали побоюватись офіційних заборон і кібератак.

Як зрозуміти, що бізнесу час змінювати систему

«Один наш клієнт був власником бізнесу, але в операційній діяльності участі не брав, – наводить Богдан досить характерний приклад. – Він кожного місяця вкладав кошти в компанію, бо йому сказали, що вона збиткова». Повної картини він не бачив, бо 1С має дистанційний доступ лише для деяких співробітників, наприклад, бухгалтера чи фінансового директора.

Тоді цей клієнт перейшов на Odoo. У системі можна прослідкувати всі операції, тож вдалося з’ясувати, куди «витікали» гроші. Директор і кілька його замів звільнилися, і вже за два місяці компанія стала прибутковою.

Багато хто веде облік даних у таблицях Excel чи робить записи в Google-документах. Там можна швидко додавати таблиці, формули тощо. І для невеликих бізнесів це працює. Та коли даних стає забагато, документи зависають і починаються збої в роботі – от тоді власникам час подумати про сучаснішу систему.

Що таке Odoo та як вона працює

Ця бельгійська система дозволяє поєднати ERPкомплекс програм для управління підприємством, які працюють на єдиній технологічній платформі та CRMсистему управління комунікаціями із клієнтами. Різноманітні модулі дають змогу автоматизувати бізнес: створити вебсайти, вести бухгалтерський і складський обліки, слідкувати за виробництвом, контролювати етапи реалізації проєктів.

Система Odoo розробляється за принципами open source, тобто має відкритий початковий код. Це дає високу швидкість розробки. А для користувача це означає, що він може використовувати як офіційні модулі Odoo – а їх близько 30 основних застосунків, безплатних і платних – так і розроблені іншими компаніями чи фрилансерами. Усі дані можна легально копіювати й переносити на власні сервери та модифікувати за власними потребами.

Odoo – це SaaS-рішення, тобто працює на сервері постачальника. Завдяки тому, що систему запускають у хмарі, доступ до неї є спільним, а не тільки з локальної мережі. У хмарі також робляться резервні копії, встановлюються оновлення. В ERP Ukraine пропонують варіанти хостингу: на хмарі компанії, що коштує 1620 грн на місяць, або на хмарі Odoo.sh – від 60 євро на місяць. Також базу можна розгортати на власних серверах клієнта.

Система легко інтегрується з багатьма популярними сервісами, має багатомовний інтерфейс і дає змогу автоматизувати всі основні бізнес-процеси.

Які є можливості в Odoo

«Якщо ви як власник чи топменеджер хочете мати актуальні дані, знати, що люди працюють, а компанія приносить прибуток, Odoo дає таку можливість», – каже Богдан Лісненко. Ця система прозора і всі процеси можна бачити одночасно. На відміну від ситуації, коли компанія використовує, наприклад, окрему CRM для продавців, окремий софт для техпідтримки тощо. Вони не дають загальної картини, до того ж за кожну треба платити.

Odoo поєднує в одній програмі багато функцій.

Все в одній системі, замість використання багатьох програм

Аліна Лісненко, бізнес-аналітикиня ERP Ukraine

В Odoo дуже класно налагоджена комунікація всередині системи: продажі, склад, бухгалтерія – усе пов’язане між собою.

Крім того, Odoo дозволяє обмінюватися даними із системами клієнт-банків. «Із “Приватбанком”, monobank, ПУМБ є можливість синхронізації виписки за допомогою наших модулів інтеграції, – перераховує Аліна Лісненко. – З іншими – виписка вивантажується та імпортується до нашої системи». Є можливість видрукувати стандартні форми, як, наприклад, акти виконаних робіт, накладні, акти приймання та передачі, довіреності, товарно-транспортні накладні тощо. Специфічні форми також можна розробити й користуватися ними в системі.

Яку версію вибрати: безплатну чи платну

Наразі користувачі можуть вибирати із двох версій: Community та Enterprise. Перша – безплатна. Ціни на другу можна порахувати на офіційному сайті Odoo. Вартість залежить від обраних модулів і кількості користувачів.

У платній версії є додаткові можливості: наприклад, мобільна версія, оновлення модулів, дизайнер звітів, IP-телефонія, електронний підпис, конструктор форм, шаблони для масових розсилок тощо.

Детальніше про різницю між Community та Enterprise можна почитати тут.

Щороку Odoo оновлює модулі та функціонал для платної версії. «Після виходу нової версії ми оновлюємо і наші модулі з локалізації», – зазначає Богдан. За його словами, в Україні часто користуються безплатною версією. «Але я рекомендую одразу купувати платну, – продовжує Богдан. – Бо часто приходять клієнти із запитом зробити якийсь функціонал на безплатній версії, та це виходить дорожче, ніж купити підписку й отримати вже наявне рішення».

Як підготувати компанію до переходу на Odoo

«Щоб перехід був легшим, необхідно в першу чергу систематизувати всі процеси для розуміння, що потрібно впроваджувати», – каже Аліна Лісненко.

Якщо це, до прикладу, торговельна компанія, то спершу потрібно переносити баланс на визначену дату, налаштовувати номенклатуру для фізичних товарів і робити інвентаризацію. А якщо компанія надає послуги, то необхідно переносити баланс за контрагентами, а також розрахунки з ними, активи тощо. Детальні інструкції в ERP Ukraine надають на консультаціях.

«Важливо попередити співробітників, які працюватимуть із системою, – наголошує Аліна. – Якщо вони звикли працювати в 1С, їм доведеться перевчатись». За її спостереженнями, перехід легше відбувається в тих компаніях, де керівник готовий навіть до кадрових змін. Хоча спеціальних технічних знань співробітникам майже не потрібно: оскільки система працює у хмарі, із запитаннями, якщо вони виникають, можна звернутися до техпідтримки.

Як відбувається впровадження Odoo

Впровадження нової системи відбувається за чіткою методологією. А саме:

1. Аналіз. За кілька зустрічей із клієнтом в ERP Ukraine з’ясовують напрям роботи компанії та з яким програмним забезпеченням у ній працюють. На кожну зустріч клієнт залучає представника певного напрямку. Далі визначається необхідний функціонал і готується документ, де оцінюються потенційні доопрацювання та кількість годин роботи:  консультації, налаштування, підготовка інструкцій, документації тощо.
2. Налаштування. Коли клієнт усе узгодив, починають зі стандартних налаштувань, переносять склад, товари, баланс. Налаштування можна провести в кілька етапів, якщо кастомізацію можна відкласти, а запуск потрібен швидко. У платній версії є окремі застосунки, які дозволяють кастомізувати інтерфейс системи навіть самостійно. Якщо ж змін потрібно багато – варто використати повноцінний застосунок або залучати технічного фахівця, який цим займатиметься. Богдан розповідає: «Після впровадження Odoo одному з наших клієнтів він найняв програміста, що працював із системою. Зрештою той перейшов до штату компанії клієнта й наразі підтримує наше рішення».
3. Підготовка інструкцій. Вони можуть бути у форматі відео або документа PDF. В Odoo є окремі навчальні модулі. Їх можна підбирати за потребами та рівнями: бухгалтеру, наприклад, не потрібний доступ до CRM.
4. Оновлення. Якщо у клієнта платна версія, вона може оновлюватись, коли виходить чергова версія.
5. Підтримка. ERP Ukraine надає підтримку на всіх етапах: від впровадження до ситуативних негараздів. Аліна наводить приклад: «Може бути якась помилка в документах, тоді звертаються до нас, ми аналізуємо та розв’язуємо проблему». Якщо компанія використовує платну версію, то має також технічну підтримку безпосередньо від Odoo.

Скільки коштує впровадження Odoo

Вартість впровадження та налаштування системи залежить від пакета:

• від базового25 годин – 41 тис. грн;
• до корпоративного200 годин – понад 278 тис. грн.

Перед тим як запропонувати клієнту той чи інший пакет, співробітники ERP Ukraine аналізують його потреби: чи потрібні доопрацювання, кастомізація, чи вистачить базового функціонала тощо.

Які можуть бути складнощі

Основний ризик при переході на нову систему – це складність впровадження та час, який потрібно витратити. Бельгійці надають методологію впровадження системи, де вказано, що починати краще зі стандартної системи, без доробок.

«10 простих проєктів, у яких усе чітко і зрозуміло, легше підтримувати, ніж один, але дуже складний, – пояснює Богдан. – І клієнти будуть задоволені». А вже після того як запуск відбувся і співробітники навчились працювати по-новому, можна доробляти те, що необхідно.

«Варто також налаштувати співробітників, що це нелегко, – зазначає Богдан. – Водночас у керівника має бути чітка позиція, що це потрібно». Це допоможе уникнути саботажу. З його досвіду, спротив новому найчастіше сигналізує, що люди чогось не розуміють. «Тоді намагаємось детальніше проконсультувати, пояснити. Використовуємо різні форми – відео, інструкції із зображеннями, зустрічі», – розповідає він.

Що змінюється після впровадження

Богдан Лісненко розповідає, що помітно зменшується кількість ручної роботи. Завдяки системі вдається більшість питань вирішувати автоматично.

Крім того, часто підвищується ефективність роботи. Аналіз повернення інвестицій показує, які фінансові операції виконує компанія і з яким результатом. Наприклад, платить зарплату співробітникам, а додатково певні кошти витрачає на  впровадження системи. Через певний час компанія виходить на точку, коли ці інвестиції окупаються, оскільки система допомагає побачити, які видатки можна скоротити або як оптимізувати продажі та заробляти більше.

Партнер проєкту?