Notion, Todoist, Trello і не тільки: які програми для робочих справ, нотаток і планування дня радять українці

Якщо шукаєте додаток, який допоможе вам керувати часом та робочими завданнями – ця стаття саме для вас. Ми зібрали найпопулярніші інструменти для організації робочого дня чи вільного часу, якими користуються українці. І серед запропонованих не лише відомі всім Notion чи Trello.

Про додатки для нотаток чи планування дня заговорив заступник виконавчого директора МВФ від України Владислав Рашкован у Facebook. Він звернувся до підписників з проханням розповісти, які програми вони використовують.

«Я зіштовхнувся з потребою пошуку цифрового інструменту, який би мені допоміг з двома завданнями: вести список справ та розпорядок дня, а також планування та керування робочими завданнями. Зазвичай я записую все на папері, з якого викреслюю зроблені справи, використовую нотатник на телефоні або ж розклад у календарі», – зазначив Владислав.

Він додав, що знає про Notion, але вважає, що програма має потужний, але дещо складний функціонал, тож її нелегко опанувати.

Тому Рашкован попросив українців поділитися найефективнішими додатками для планування, які вони використовують. Ми зібрали всі поради для читачів MC.today.

Які програми для планування справ використовують українці

Notion

Чи не найчастіше українці писали в коментарях про Notion. Ось що вони кажуть про цю програму: 

• «Notion – це дуже простий і гнучкий інструмент, який можна налаштувати на широкий спектр задач. Там вже є готові шаблони і під to-do list  (список справ), і під knowledge management (керування робочими завданнями), які можна редагувати під себе», – наголосила Ганна Шувалова.
• «Найкраще, що я бачила по плануванню та менеджменту – це Notion. Одні наші клієнти собі створили там щось типу внутрішньої вікіпедії і додали до програми командні завдання та документи», – розповіла Олександра Бакланова.
• «Notion вирішує обидва завдання (і менеджмент задач, і розпорядок дня), а ще – він дуже простий у використанні», – додав Євгеній Ващук.

Довідка: Notion – це універсальний додаток для організації завдань, який поєднує таблиці, списки, бази даних та дошки в одному просторі і синхронізує дані між пристроями. Програма також має шаблони для різних випадків і фільтрування, щоб швидко шукати потрібні дані. А ще – можна ділитися завданнями з командою, дозволяючи спільне редагування в режимі реального часу.

Microsoft OneNote

Є в коментарях і «любителі» програми Microsoft OneNote. Ось що українці пишуть на її користь:

• «Microsoft OneNote простий, зручний, гарна інтеграція між комп’ютером і телефоном. Здивований, що ніхто його не рекомендує», – зазначив Мартін Фіш.
• «Microsoft planner – для планування. Microsoft OneNote – для нотаток, там можна зробити деревоподібну структуру. Як аналог, може підійти ще будь-який Mind-менеджер. В Microsoft є також share point, у списках якого можна собі налаштувати базу з категоріями», – пояснив Ігор Дзеса.

Довідка: Microsoft OneNote – це застосунок для створення нотаток і організації особистої інформації. Робочий простір програми – порожній аркуш, на якому можна робити текстові і рукописні примітки, а також малювати чи навіть записувати голосові коментарі. Введені дані зберігаються автоматично. А ще – інформацію в OneNote можна перетягати мишкою одразу з вікна браузера. 

Todoist

Українці також користуються додатком Todoist. Про цю програму написали кілька позитивних коментарів:

• «Я спробував близько десяти програм для справ, зупинився на Todoist і вже кілька років успішно ним користуюся. На мою думку, треба спробувати кілька популярних варіантів, щоб знайти те, що підходить конкретно вам. А для менеджменту я обрав Notion. Так, він дещо складний на початку, але простіший за аналогічні за гнучкістю застосунки. Ну і базового функціоналу вистачає», – наголосив Іван Примаченко.
• «Підтримую. Todoist – топ. З найкращих функцій – підтримка рідної мови. Тобто ви пишете одразу в назві задачі “завтра 10:00” і вона одразу ставиться на цей час», – написав Антон Рекун.
• «Todoist додаток має як вебверсію, так і мобільний додаток. Синхронізується на різних пристроях, вбудовується в календар», – додала Ганна Швіндіна.

Довідка: Todoist – це гнучкий інструмент для управління справами. Програма дозволяє зберігати завдання, групуючи їх за термінами та проєктами. Задачами можна керувати з командою – коментувати чи делегувати завдання, стежити за їх прогресом чи прикріплювати робочі файли.

Trello

Хтось для планування використовує Trello. Ось що зазначають користувачі програми: 

• «Trello – легкий додаток. Його можна використовувати як для себе, так і ділитися завданнями з іншими людьми на проєкті (типу дошка для планування). Там показує, на якій стадії виконання та чи інша задача», – пояснила Наталія Подгорна.
• «Trello підійде для розпорядку дня та планування. Там можна лишати щоденні задачі та ділитися ними з іншими. Програма добре працює як на ноутбуці, так і на телефоні. Також там можна зберігати файли, призначати завдання тощо», – запевнила Надія Потоцька.
• «У мене для таких речей Trello + організація тек з документами на диску і, звичайно, фізична Kanban-дошка, бо телефони – це добре, а hard “рулить”», – додав Сергій Скок.

Довідка: Trello – це інструмент, що дає змогу команді керувати різноманітними проєктами, робочими процесами та відстежувати виконання завдань. У програмі можна додавайте файли чи списки. Інтерфейс додатка – система канбан-дошок для організації роботи із завданнями.

Obsidian

У коментарях знайшлися й ті, хто порадив спробувати програму Obsidian: 

• «Для менеджменту робочих завдань немає нічого, краще Obsidian, але він потребує ще більше часу на опанування, ніж Notion. Тому, якщо хочете використовувати цей додаток, одразу подивіться кілька відео про нього в YouTube. Можливо, це саме те, що ви шукаєте», – написав Микола Барильський
• «Серед науковців також розповсюджений Obsidian. Він сам по собі не надто складний, але там є ще система плагінів (шаблонів). З часом з нього можна побудувати що завгодно», – зазначив Денис Михайлов.

Довідка: Obsidian – це програма для менеджменту та керування справами. Вона дозволяє створювати нотатки, пов’язувати їх між собою, додавати теги та вести повнотекстовий пошук. Додаток також зручний для ведення великих проєктів – одразу кілька користувачів можуть одночасно редагувати нотатки у реальному часі. 

Які ще додатки радять українці для планування справ:

• «Рекомендую xTiles. Це український стартап, який розв’язує всі описані вами задачі. Сама користуюся вже другий рік і дуже задоволена. Дійсно, вдалося звести всі задачі, нотатки, збереження в одне місце», – наголосила Даша Дашкевич.
• «Я колись знайшов для себе Asana – це менеджер завдань, і я вважаю його номером один у світі. Використовую його як для бізнесу, так і для повсякденних задач. Безоплатної версії повністю вистачає. Але хочу додати, що особисто у мене думки класно синхронізуються саме з папером. Я зазвичай пишу нотатки ввечері або зранку, а коли день закінчився – просто вириваю листок і переписує на новий, якщо щось не встиг зробити», – поділився Владислав Коваленко.
• «Для планування робочий завдань раджу базову програму Нагадування (Reminders) для iOS та macOS. Там можна створити окремі списки (наприклад, для щоденних та середньострокових задач, або ж тематичні), додавати пріоритетність, дату та час, нотатки тощо. Задачі можна переносити між списками, списки можна поширювати з іншими та разом викреслювати виконані задачі. Пробувала багато всього, але постійно повертаюся до цієї програми», – розповіла Анастасія Синиця.
• «Trello, Microsoft Teams, Google Disk з доступами, включаючи спільні календарі – ми з командою все ведемо саме так», – додала Вікторія Кошеварова.
• «Я використовую Evernote, Google Docs, Google Sheets, нотатки у Viber та Telegram (особисті повідомлення) або ж повідомлення собі у Slack (якщо це робочі питання)», – зазначив Євгеній Коротич.
• «Microsoft’s ToDo, як на мене, найкраще рішення для розкладів і справ. Також дуже зручно для багатьох пристроїв (у мене на телефоні, кількох ноутбуках, і все синхронізовано), а ще – працює для команд», – пише Василь Тарас.
• «Свого часу дуже подобався MeisterTask, тим більше він разом з розумовою картою MindMeister. Але зараз мені потрібна офлайн-версія, тому “мучаюсь” з автоматизацією в Excel», – написав Руслан Калайда.
• «Спробував декілька інструментів типу Notion та Obsidian, але мені найбільше сподобалась платформа Anytype Docs. Вона досить нещодавно з’явилася і ще не дуже популярна, але має багато переваг – децентралізована, приватна (зберігає все на пристрої, а для синхронізації використовує open source протокол) і дозволяє легко експортувати в усі популярні формати (markdown, doc, pdf), щоб можна було легко перенести на інший інструмент за потреби. Програма має todo-lists, нагадування, можливість налаштувати shared space, і дуже прикольну хмару-візуалізацію, яка показує всю збережену інформацію», – наголосив Максим Куждін.
• «Якщо основний ноутбук на Windows, то для планування дня і справ можу порекомендувати MLO. Один із найкращих додатків, а ще – це українська розробка. На жаль, у них немає версії для Mac (тільки iOS, Android, Windows)», – прокоментував Віталій Гоженко.
• «Мені подобається Monday.com і для списку справ, і для організації інформації. Але це, певно, мають бути не довгі тексти», – вважає Дарія Михайлова.
• «Для роботи та особистих справ рекомендую Microsoft ToDo (створений на базі Wunderlist, який купила корпорація). Він має інтеграцію з Outlook (всі помічені прапорцями листи автоматично потрапляють в ToDo) та Planner. Можна інтегрувати з іншими планерами (наприклад, Trello), тож все буде разом», – пояснив Андрій Гідулян.
• «Раджу Evernote – там і задачі, і теги, і календар. Багато років користуюся», – додав Анатолій Гонтар.
• «У мене так: для планування часу Google Calendar, для справ – Todo від Google, а для стратегій – паперовий блокнот», – поділився Роман Григоришин.

Раніше ми розповідали про LinkedIn, адже сьогодні – це більше, ніж просто платформа для пошуку роботи. Читайте практичні поради щодо розвитку у цій соцмережі від Project Manager, який завдяки особистому бренду в LinkedIn зміг знайти роботу за кілька тижнів.