Провести ділову подію в сучасному лофті. 5 порад, як знайти вдале місце для вашого заходу

RENTY.UA – український онлайн-сервіс, який допомагає підібрати й орендувати лофти і креативні простори для подій. Він працює в Києві, Одесі, Дніпрі, Харкові, а з липня запустився у Львові.

У партнерському матеріалі MC.today менеджерка сервісу RENTY.UA Катерина Андреєва ділиться прийомами, як відшукати місце, яке гармонійно вписалося б у будь-яку подію, але при цьому не з’їло весь бюджет.

Де знайти лофти, антикафе й оригінальні простори

Правильна локація – одна з головних фішок, яка з ходу визначає успіх будь-якої події.

Ще пару років тому для весілля, дня народження або бізнес-події вибирали цілком банальні місця – фору давали ресторани і конференцхоли. Сьогодні ситуація сильно змінилася: відкрилися лофти, івент-холи, дахи, галереї, фотостудії, антикафе (вільні простори, де оплачують тільки проведений час. – Прим. ред.). Рівень їхнього сервісу, дизайн та оснащення вже не викликають запитань. Але проблема часом в іншому: якщо оригінальні простори існують, то де ж вони ховаються?

Є стандартні критерії, якими керуються організатори, коли підбирають місце: місткість, розташування залу, його технічне оснащення. Із цим усе ясно. Але якщо діяти чітко за такою інструкції, регламент майбутнього події приведе у старий офісний конференцзал. Ми пропонуємо користувачам RENTY каталог просторів, що не повторять попередній досвід, а зроблять захід несхожим на інші і посилять емоційне враження від нього. Ось як ми рекомендуємо підбирати місце.

1Підніміть якір і зробіть усе заздалегідь

Відмовтеся від того, що було раніше. Стильні, але уніфіковані майданчики мають тільки один wow-ефект – при першому знайомстві. Учасників складно зачепити одноманітністю і стандартними межами. Вибирати в наш час треба нетривіальні місця: лофти, антикафе, галереї, дахи тощо. Згадайте вираз think outside the box – «мисліть нестандартно». Його можна застосувати і в ситуації з майданчиками.

Тому зніміть фільтри і погортайте каталог як стрічку в Instagram. Навіть якщо вартість залу вища від вашого бюджету, не турбуйтеся. Часто менеджери можуть істотно знизити прайс для заходів, які організовують заздалегідь, або надати хорошу знижку на оренду, коли ви додатково замовляєте харчування.

2Позбавтесь кліше

Перестаньте ділити локації на два типи – для ділових і святкових подій. Ці межі вже стерлися і, здається, безповоротно. Не існує лофту тільки для вечірки, як і конференцзалу лише для конференцій. Орендодавці давно усвідомили, що універсальність – це ключ до збільшення бронювань. Саме тому, наприклад, у фотостудії є технічні можливості та відповідний дизайн, щоб проводити там різнопланові події.

Ось приклад: ми в RENTY почали співпрацювати з Pandora Studio виключно як з фотостудією, і крапка. Вони розміщувалися у відповідному вузькопрофільному каталозі. Але за кілька років простір трансформувався в івент-хол.

Ми зрозуміли: час настав, пора переходити на новий етап. Зараз хаб приймає замовлення з RENTY на проведення воркшопів, семінарів, тренінгів, виставок і навіть днів народжень. При цьому кількість щасливих клієнтів збільшилася в кілька разів.

3Складіть бюджет і покажіть його менеджерові майданчика

Середня вартість майданчика в Києві станом на вересень 2021 року – приблизно 1–2 тис. грн за годину заходу. Розраховані такі приблизно на 10–20 осіб. Навіть якщо у вас немає «гумового» бюджету, ви все одно підберете відмінний майданчик для невеликого дружнього весілля або масштабного дня народження.

Мінімальний термін оренди зазвичай становить 2–3 години. Звичайно, ціна залежить від площі простору – невеликі зали для компанії з 5–10 осіб стартують від 500 грн за годину, а ось для корпоративних подій прайс на просторі локації може досягати 4–10 тис. грн за годину. Відсортуйте ціну за зростанням на сайті, вибирайте вподобану локацію і обов’язково зв’язуйтеся з менеджером, щоб розповісти йому подробиці ідеї вашого події і бюджет. Менеджери допоможуть визначитися з ціною і підкажуть оптимальний варіант кейтерингу та розваг.

4Враховуйте сезонність

Улітку на піку популярності відкриті веранди, тераси, дахи. Їх краще бронювати заздалегідь, за 1–2 місяці залежно ситуації, оскільки до початку сезону всі вихідні вже будуть зайнятими. Лофти, фотостудії, галереї, антикафе, як правило, завжди залишаються в одній ціні. Дорожчають тільки на новорічні свята.

5Пам’ятайте, що майданчик – це фундамент вашого заходу

Коли визначитеся з місцем, будьте допитливими, доведіть справу до кінця: обов’язково домовтеся про те, щоб подивитися його наживо. Ось на що варто звертати увагу в першу чергу:

• Загальний стан приміщення: має бути чисто, без сторонніх запахів.
• Перевірте техніку: чи в робочому стані кондиціонер і вентиляція, чи сучасний проєктор, чи справні мікрофони тощо
• Атмосфера: зверніть увагу на шумоізоляцію та хороше освітлення.
• Приязність персоналу: наскільки адміністратор є клієнтоорієнтованим і залученим у ваш запит.

Подумайте, як можна зробити майданчик саме своїм. Якщо для сімейних урочистостей його підбирають за інтер’єром, то в разі бізнес-подій подбайте, щоб корпоративна айдентика простежувалася в оформленні й атмосфері залу. Коли відчуваєш себе у своїй тарілці, можна відмінно провести час, без перешкод для відпочинку та розвитку.

ОБРАТИ МАЙДАНЧИК