Що таке РРО, хто його має використовувати, а хто може відмовитись

За інформацією « Опендатабота », в Україні зареєстровано близько 2 млн. ФОПів. З початку 2022 року більшість із них мали почати використовувати реєстратор розрахункових операцій (РРО).

Редакція MC.today розібралася, що таке РРО, кому він потрібен і як вести облік.

Що таке РРО

РРО – це реєстратор розрахункових операцій. Пристрій, який зберігає інформацію про всі грошові операції та передає їх до податкової служби. А там уже зводиться баланс – який податок ви повинні сплатити та який вже сплатили.

РРО для ФОПів мають бути опломбовані та зареєстровані фіскальною службою. Такий пристрій дозволяє друкувати розрахункові документи, наприклад, чеки. У деяких випадках разом із РРО використовується розрахункова книжка.

Розрахункова книжка – нумеровані квитанції, які продавець зазвичай видає, коли оформляє покупки, якщо працює без касового апарату.

РРО використовують у таких сферах:

• Роздрібна торгівля, сфера послуг, громадське харчування. Якщо підприємець приймає оплату від людей готівкою чи банківською карткою, потрібно використовувати РРО. При оплаті послуги/товару покупцю видається фіскальний чек.

Приклад бізнесу: міні-маркети, супермаркети, магазини продуктів харчування, господарські товари та одяг, ювелірні магазини, бари, ресторани, кафетерії, готелі, сфера послуг, аптеки, платна медицина, спортзали, кінотеатри та інше.

• Електронна комерція. Якщо продавець пропонує товар/послугу через інтернет та приймає оплату дистанційно, ці операції мають фіксуватися РРО/ПРРО програмний реєстратор розрахункових операцій. - Прим. ред.. Покупець отримує електронний чек на пошту чи паперовий – у місці видачі сплаченого товару. Винятки – послуги на кшталт хостингу оренда простору на сервері, де зберігатиметься сайт. - Прим. ред. та доступу до веб-ресурсів, які оплачуються через спеціальні ресурси та надаються дистанційно.

Приклад бізнесу: веб-портали, інтернет-магазини, точки видачі товарів, служби доставки та інше.

• Програмно-технічні комплекси самообслуговування (ПТКС) Автомати, які приймають платежі готівкою або платіжними картками, також мають проводити операції через РРО/ПРРО. Сюди не належать банківські автомати.

Приклади бізнесу: термінали поповнення рахунків, кавові автомати, вендінгові апарати, паркомати та інші.

Закон про РРО в Україні

У 2021 році ФОП заплатили понад 34 млрд грн податків. Це рекордна сума за останні п’ять років. На думку аналітиків із «Опендатаботу», обов’язково використовувати РРО потрібно, щоб держава могла з’ясувати реальні доходи підприємця. Ще це спосіб максимально поповнити скарбницю.

З початку 2022 року платники єдиного податку першої групи можуть не використовувати РРО/ПРРО. Це звільнення безумовне. Тобто незалежно від того, скільки заробив ФОП першої групи за рік та які товари він продає.

Ще не використовувати РРО можуть ФОПи на території села, якщо:

1. їх виручка за рік менша за 167 мінімальних зарплат або 1 118 900 грн;
2. вони не продають свої товари у тому самому приміщенні, де є підакцизні товари;
3. вони не продають товари онлайн;
4. у сільській раді чи раді ОТГ не прийняли рішення обов’язково використовувати РРО на території села чи ОТГ.

З 1 січня 2022 року в Україні набули чинності зміни до Закону № 265/95-ВР “Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг”.

Окрім встановлення РРО для більшості підприємців змінилося ще кілька положень:

• Підприємцям під час використання РРО/ПРРО потрібно вказувати цифровий код марки акцизного податку роздрібній торгівлі спиртними напоями (п.11 статті 3).
• Облік товарних запасів для ФОП потрібно вести по-новому. Потрібно зазначати: назву товарів, їх ціни та кількість, код товарної підкатегорії згідно з УКТ ЗЕД (п.12 статті 3).
• Вдвічі скоротився розмір штрафу, якщо ви продаєте товари не зі списку, який надали фіскальній службі. Або санкції, якщо не вчасно подали документи щодо обліку товарів у місці продажу (стаття 20).

РРО для ФОП першої групи

ФОП першої групи можуть не використовувати РРО. Але вони мають інші обмеження. Наприклад, ліміт на річний обсяг доходу – не більше ніж 167 мінімальних зарплат або 1 118 900 грн (пп. 1 п. 291.4 ПКУ).

Ця група може лише продавати товари в роздріб на ринку та надавати побутові послуги за списком , який передбачено Податковим кодексом України (п. 291.7 ПКУ).

РРО для ФОПів другої групи у 2022 році

З 1 січня 2022 року платники податку другої групи, незалежно від того, чим займаються та який дохід отримують, повинні використовувати РРО чи ПРРО, якщо приймають гроші за товар чи послугу.

Але є й виняток: застосовувати реєстратор розрахункових операцій необов’язково, якщо клієнти розраховуються лише безготівково через банк, тобто перераховують гроші з розрахункового рахунку на розрахунковий рахунок. Наприклад, через IBAN онлайн-банкінг. Або якщо покупець вносить гроші на рахунок продавця через касу банку.

РРО для єдиноподатників 2–4-ї груп у 2023 році

З 1 січня 2022 року встановити РРО мали всі ФОПи 2–4-ї груп для будь-яких видів діяльності. До цього часу підприємці зазначеної групи мали визначитися, як вести бізнес:

1. з РРО – вибрати стандартний автоматизований чи програмний РРО;
2. проводити чи не проводити розрахункові операції: у другому випадку приймати платежі лише на банківський рахунок.

Важливо розуміти, що оплата товару чи послуги карткою – також розрахункова операція. Для неї потрібний РРО.

РРО для ФОП-загальносистемників

Підприємці на загальній системі оподаткування повинні використовувати РРО щоразу, коли проводять розрахункові операції.
Єдина перевага загальної системи порівняно зі спрощеною – податки, що сплачуються з прибутку, а не з доходів. Доходи – це прибутки мінус витрати бізнесу. А якщо компанія має багато витрат, то ця система оподаткування вигідна для підприємця.

На третій групі ЄНєдиного податку. - Прим. ред. податки сплачуються з обсягу доходів. Загальна система – єдина форма сплати податку для ФОПів із забороненими для спрощеної системи видами діяльності. Наприклад, аудит, технічні дослідження, організація та проведення гастрольних заходів, брокерська діяльність тощо.

Річний ліміт доходу для ФОП третьої групи єдиного податку – 7 818 900 грн, або 1167 мінімальних зарплат на 01.01.2023.

Податки на загальній системі оподаткування для ФОПів у 2023 році

У 2023 році ФОП на загальній системі оподаткування сплачує такі податки:

• збори та обов’язкові внески: податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) – 18%; військовий збір (ЗС) – 1,5%;
• єдиний соціальний внесок (ЕСВ) – 22%.

Загальна таблиця: РРО та ФОП-єдиноподатники у 2023 році

Ось які податки сплачують підприємці із РРО.

РРО та ФОП-єдиноподатники у 2022 році

* Загальне обмеження доходу першої групи. Якщо ви його перевищуєте, втрачаєте право бути в цій групі.

Попереднє програмування товарів у РРО

ФОП можуть попередньо не програмувати товари в РРО, крім підакцизних. Для останніх потрібно програмувати лише розмір ставки податків та зборів, які встановлені чинним законодавством. Через це запровадження Мінфіну від 26.07.2021 № 427 змінилися існуючі Порядки реєстрації та застосування РРО та ПРРО. Зміни набули чинності 17 вересня 2021 року. Вони стосуються не лише ФОПів, а всіх бізнесів, які працюють із РРО.

Види РРО та ПРРО

РРО бувають двох видів: апаратні та програмні. Який вид РРО найкраще підходить вам залежить від того, чим ви займаєтеся.

РРО

Апаратне РРО – це фізичний пристрій для касових операцій. Їх використовують у супермаркетах, магазинах, банках, кафе та ресторанах, службах доставки та інших компаніях.

Апаратні РРО умовно поділяються на:

Касові апарати. Ще їх називають електронний контрольно-касовий апарат або просто каси. Їх основні особливості:

• до пристроїв можна вносити інформацію, друкувати чеки, перевіряти наявність товарів, вести облік та інше;
• працюють автономно, тобто не пов’язані з іншими пристроями;
• працюють без комп’ютера;
• перелік товарів зберігається у пам’яті пристроїв та змінюється вручну;
• розраховані на малий бізнес із невеликим потоком клієнтів.

Фіскальні реєстратори. Ще їх називають електронним контрольно-касовим реєстратором. Це принтери для чеків, які одержують команди від програми на комп’ютері. Вони працюють швидше за касові апарати.

Підходять для бізнесу з постійним товарообігом, наприклад супермаркетів, продуктових магазинів. Ще для роботи з ним потрібні комп’ютер та облікова програма, яка інтегруватиметься з фіскальним реєстратором.

Тобто такий реєстратор ідентичний першому, але команди йому ставить інший пристрій, а не клавіатура.

Портативні варіанти. Потрібні для кур’єрів та виїзної торгівлі. Вони невеликі та легкі.

ПРРО

Програмний РРО або ПРРО – це програмна програма, встановлена ​​на будь-якому пристрої. Програмне РРО відрізняється від традиційного тим, що перший фіскалізує передає інформацію про товарообіг через реєстратор до податкової служби. - Прим. ред. і друкує чеки відразу і зберігає їх у своїй пам’яті.

Програмний РРО для фіскалізації квитанції має зв’язатися із сервером податкової служби. Він не зберігає їх у собі. Чеки залишаються на сервері податкової. Щоб його отримати, покупцеві потрібно написати на електронну пошту чи месенджер служби. Ще чеки можна роздрукувати, але для цього потрібний принтер.

Програмний РРО можна використати замість звичної каси. ПРРО буде пов’язане з «Електронним кабінетом». Тобто ви зможете контролювати роботу РРО та вести торговий облік на відстані.

Програмний РРО можна безкоштовно отримати у Державній податковій службі.

Ось так зареєструвати ПРРО:

1. Вибрати програмне забезпечення.
2. Подати до податкової форми 20-ОПП для реєстрації господарської одиниці.
3. Отримати КЕПкваліфікований електронний підпис. - Прим. ред. для касира та зареєструвати електронний підпис касира у податковій.
4. Щоб зареєструвати касу та отримати фіскальний номер, потрібно подати до податкової форми 1-ПРРО.

Крім того, є багато сервісів, які пропонують автоматизувати бізнес-процеси. У тому числі пропонують скористатися ПРРО. Наприклад, “Вчасно.Каса”, “ФОПкаса”, “Е-чек” та інші.

Важливо! Жодної нової звітності щодо використання апаратного або програмного РРО не вводиться.

Штрафи для ФОПів без РРО у 2023 році

Якщо не виконувати правила закону про РРО, доведеться платити штрафи.

На період військового стану штрафи за порушення закону про РРО діють лише в тому випадку, якщо ви продаєте підакцизні товари. У решті випадків санкції не застосовуються до закінчення військового стану.

Проте варто знати вимоги законів. Про них розповімо далі. Якщо ви працюватимете без РРО, доведеться платити штраф – 100% від вартості проданих товарів без РРО – за перше порушення. Вдруге ви заплатите вже 150% від суми проданих із порушенням товарів (п. 1 ст. 17 закону про РРО).

Крім цього, порушники заплатять штраф у розмірі 30 НМДГ . – Прим. ред.’] – 510 грн (п. 5 ст. 17 закону про РРО), якщо немає контрольної стрічкидокумент, створений в електронній формі РРО з копіями чеків, надрукованими РРО. - Прим. ред. в електронній формі. А якщо ви продали підакцизний товар та попередньо його не запрограмували – 300 НМДГ, тобто 5,1 тис. грн згідно з п.7 ст.17 закону про РРО.

Але! Якщо ФОП 2–4-ї груп встановлять касові апарати до 1 березня, вони заплатять штраф у розмірі 10% вартості проданого товару, якщо будуть такі порушення:

1. Занизили суму розрахункової операції у фіскальному чеку.
2. Не видали чек у паперовій чи електронній формі.
3. Не провели розрахункову операцію через РРО/програмний РРО.

Якщо ви не подали контролерам звітність щодо РРО, потрібно буде заплатити 30 НМДГ, тобто 510 грн згідно з п. 10 ст. 17 закону про РРО. А якщо не надали документи під час перевірки чи продали неврахований товар – штраф у розмірі вартості товарів, але не менше ніж 170 грн (ст. 20 закону про РРО).

Крім того, якщо неправильно використали розрахункову книжку, оштрафують на 50 НМДГ, тобто на 850 грн, згідно з п. 3 ст. 17 закону про РРО.

Як встановити безкоштовний ПРРО: інструкція

Податкова пропонує підприємцям скористатись безкоштовним «ПРРО Каса». Програмний касовий апарат доступний для пристроїв на операційних системах Android та Windows.

Для Windows

Щоб встановити «ПРРО Каса» на Windows, ваш робочий комп’ютер повинен відповідати таким вимогам:

• оперативна пам’ять – від 512 мегабайт;
• процесор – 1 ГЦ;
• вільне місце на диску – 4,5 гігабайти;
• безперебійний доступ до Інтернету;
• Windows Vsita SP2 та вище;
• сканер штрих-кодів, підключений до буфера клавіатури.

Як встановити:

• Завантажте та розпакуйте архів із файлами для вашої операційної системи.
• Запустіть файл інсталяції програмного реєстратора setup.exe.
• Виберіть шлях встановлення програми.
• Поставте хрестики навпроти опції «Створити ярлик» у меню «Пуск» та на робочому столі.
• Натисніть кнопку “Встановити”.

Для Android

Для того, щоб встановити «ПРРО Каса» на Android, версія операційної системи має бути мінімум 4.4. Ще потрібний постійний доступ до інтернету.

Потрібно завантажити комплект із трьох файлів: PRRO.Check.apk, Version та PRRO.Pos.apk. Потім запустити інсталяційний файл PROS.Pos.apk і дати дозвіл на інсталяцію програми.

Тепер треба завантажити КЕП на потрібний комплект пристрою. Для цього необхідно:

• Підключити пристрій до комп’ютера.
• Вибрати режим роботи USB – “Передача файлів” у вікні.
• Відкрити на комп’ютері підключений Android-пристрій.
• Перекинути файл секретного ключа та сертифікат.

Важливо! Якщо ви використовуєте пристрій з версією ОС нижче за Android 10, секретний ключ і сертифікат потрібно додати в папку Download. Якщо версія Android 10 або вище, запускайте програму шляхом …\Android\Data. Ще створіть папку PRRO.Pos\files. У неї потрібно перекинути ваш ключ і сертифікат.

Висновок

З 2022 року РРО повинні впровадити ФОП, які працюють у торгівлі, сфері послуг, громадського харчування, електронної комерції або володіють торговими автоматами, які приймають готівку. Тобто всі, хто приймає оплату готівкою або на картку.

Не використовувати РРО можуть:

1. ФОП першої групи;
2. ФОПи другої групи, якщо приймають гроші тільки безготівково через банк;
3. ФОПи, які працюють у селі та виконують певні вимоги.

Якщо ви не встановите РРО або продаватимете товари без нього, то доведеться заплатити штраф. Якщо вас спіймали вперше – 100% вартості проданих без РРО товарів і послуг. Вдруге – 150%.

Є ще штрафи, якщо ви не використовуєте контрольну стрічку – 30 НМДГ, тобто 510 грн. І якщо ви продаєте акцизний товар та не запрограмували його заздалегідь – 300 НМДГ, тобто 5,1 тис. грн.

На час воєнного стану в країні штрафи мають сплачувати лише ті, хто продає підакцизні товари, порушуючи закон про РРО. Решта звільняються від штрафів до закінчення війни.