Ви заощадите на перепрацюваннях і позбавитеся рутини. Як наш інструмент планує роботу команди в пару кліків

Shifton – онлайн-інструмент, який допомагає в кілька кліків планувати роботу співробітників. Він має багато корисних функцій і модулів: від шаблонів змін і вихідних днів до графіка роботи, який можна налаштовувати онлайн. Сервіс допомагає компаніям економити час, гроші та розв’язує набридлі проблеми – наприклад, коли на змінах не вистачає персоналу.

У партнерському матеріалі з Shifton власник компанії Гарі Леман розповідає, як працює сервіс, і наводить приклади реальних кейсів. Наприклад, одній компанії він допоміг перемогти плинність і позбутися великих помилок при розраховуванні зарплати.

Український бізнес та волонтерські організації, що допомагають українцям, можуть користуватися сервісом безплатно протягом року. Реєстрація за посиланням.

Партнер проєкту?

З чого ми починали

Засновники проєкту народилися в Україні, але давно мешкають за кордоном. Офіс компанії ми відкрили в рідному місті – Кропивницькому. В Україні зараз працюють програмісти, відділ перевірки коду, відділ продажу та презентацій, а також техпідтримка. Решта нашої команди – в Ізраїлі і Сполучених Штатах.

Запустити Shifton ми вирішили, коли самі зіштовхнулися із проблемами. У нас є свій контакт-центр Dialogmarket у Кропивницькому. І коли завантаженість досягла 500 осіб, почалися складнощі з розкладом для операторів. Менеджери проєктів страждали від того, що їм доводилося 50% свого часу витрачати на його створення та змінювання. Тому 2018 року ми вирішили створити систему для себе, яка згодом вилилася в окремий проєкт Shifton.com. 2019 року ми вже вийшли з ним на ринок.

Зараз наша компанія працює по всьому світу: в Україні, Ізраїлі, Німеччині, Польщі, Мексиці, США, Великій Британії, Південній Африці.

Це онлайн-сервіс, який допомагає враховувати робочий час співробітників і планувати зарплати, керувати робочими розкладами в один клік за шаблонами, контролювати виконання завдань, відстежувати відвідуваність тощо.

Звичайно, модулі для планування розкладів співробітників мають і великі компанії на кшталт SAP. Але все ж таки це продукт, яким не може скористатися середній і малий бізнес. Він дуже дорогий, ніхто на це не піде. Навіть якщо взяти великий колцентр, де працює понад тисячу людей, то SAP вони навряд чи потягнуть.

Дізнатись, як працює сервіс Shifton можна на сайті.

З якими проблемами приходять до Shifton

Наша команда може виділити три основні проблеми, які хочуть вирішити власники бізнесу за допомогою Shifton. І, до речі, вони актуальні не лише для України:

• Оптимізувати процеси. Коли тільки для планування змін у колцентрі є кілька людей, це дорого і спричиняє помилки. Про експорт табеля в один клік уже писали? Наприклад, у лікарнях розклад роблять і по 10 днів. Shifton – за 10 хвилин.
• Заощадити на перепрацюваннях команди – при правильному плануванні можна зберегти значну суму.
• Підвищити мотивацію працівників. Бонуси, можливість бачити розрахунок зарплати наперед та інші можливості. За нашим досвідом, у таких випадках лояльність команди підвищується завдяки відкритому спілкуванню з бізнесом.

Дізнатись, які задачі можна вирішити за допомогою Shifton можна тут.

Як працює сервіс для менеджера та співробітників

Спочатку працівник визначає у своєму акаунті години та дні, коли б він хотів працювати. Після цього при налаштуванні системи менеджер чи адміністратор вирішують, чи підходить їм такий графік. Якщо так, то підтверджують свою згоду. Якщо схема не підходить, то ставлять іншу галочку, щоб не звертати на неї увагу.

Потім адміністратор або менеджер створює розклад – і всім працівникам надходить повідомлення на телефон. Якщо графік працівникові не подобається, він може безпосередньо в застосунку помінятися з кимось з колег змінами чи виставити свою зміну на спеціальну біржу. Звичайно, адміністратор або менеджер повинні бути в курсі – тільки вони можуть надати дозвіл на такі дії.

Адміністратор працює з розкладом через вебверсію на комп’ютері або на великому планшеті та в застосунку Shifton для iOS та Android. Інші співробітники можуть все робити в застосунку Shifton для iOS та Android або зайти в програму через будь-який браузер. Ще один плюс – ви можете налаштувати оповіщення для команди: через імейл, push-повідомлення та SMS.

Налаштування оповіщення

Через застосунок фахівці можуть не тільки працювати з розкладом, а й вносити зміни до лікарняного чи змінювати розклад перерв. Окрема функція дозволяє автоматично відзначити час закінчення зміни, якщо люди забувають зробити це вручну.

Буває, що компанія виросла настільки, що директор не завжди знає менеджера нижчої ланки, але при цьому він хоче розуміти, хто скільки отримує наприкінці місяця. Тут ми можемо допомогти не тільки скласти розклад, а й вести в себе облік лікарняних, робочих годин і днів. І наприкінці місяця роботодавець отримає це у вигляді готового звіту.

5 найпопулярніших функцій Shifton

1. Модуль завдань для мобільних співробітників, які займаються ремонтом або встановленням будь-якої техніки, та сервісів доставки. Дані вносить туди адміністратор.
2. Підрахунок зарплати і звіти по годинах та готові табелі для бухгалтерії. Shifton дозволяє зібрати в одному місці дані щодо зарплати кожного, щоденні та щотижневі розрахунки понаднормових, унікальні коефіцієнти подій та інше.
3. Планування перерв – унікальний для нас продукт. Наприклад, працівник повинен вийти на обід або зробити коротку перерву. Уся команда одночасно не може вийти на відпочинок, тому система повідомляє кожного, коли він може залишити робоче місце і до якого часу.
   
4. Бонуси та штрафи. Цим модулем користуються контактні центри, заводи, ресторани, магазини – усі компанії, де бізнес працює 24/7. Клієнти кажуть, що це гарний інструмент для мотивації співробітників.
5. Облік відвідуваності співробітників – точна інформація про початок, закінчення роботи та перерви в режимі реального часу. Система вміє відстежувати за допомогою GPS-координат або IP телефона співробітника, чи знаходиться він в офісі, чи дійсно працює вдома за домовленістю.

Детальніше про функції Shifton.

Хто наші клієнти

Основні клієнти Shifton – колцентри, будь-які підприємства з позмінним виробництвом, лікарні, поліція, пожежники, магазини, ресторани, служби доставки, теплиці, сезонна робота в садах і полях, кейтеринг, франчайзинг тощо.

Для IT-індустрії наш продукт також є актуальним. Таким компаніям хоч і не треба планувати зміни, але облік лікарняних, вихідних і відпусток тут потрібен завжди. Були й інші запити для IT: наприклад, вести облік, де працює співробітник – вдома чи в офісі. У результаті ви отримуєте звіт, скільки і звідки працював співробітник, скільки днів був відсутнім.

Усі ці дані можна синхронізувати з бухгалтерськими програмами компанії, щоб автоматизувати процес видачі зарплат. Так можна створити механізм, який замінить одразу кілька працівників.

Сума, яку ви збережете завдяки Shifton, залежить від країни та рівня зарплат. Наприклад, у Штатах економія в деяких бізнесах може становити до 20% на заробітних платах.

Заощадити можуть і компанії, де бувають перепрацювання. Наприклад, у багатьох країнах за перепрацювання понад вісім годин роботодавець має переплачувати. З Shifton ви чітко розподілите працівників по змінах, не переплачуючи за понаднормові години.

Як наш продукт допомагає розв’язувати проблеми бізнесу: кейси

Колцентр на 800 осіб

До Shifton у створенні розкладу брали участь понад 10 менеджерів. Ці люди часто звільнялися, бо, крім основної роботи, їх завантажували ще й графіком. Ще на цьому підприємстві працювали чотири бухгалтери та великий HR-відділ.

Після впровадження Shifton менеджери перестали звільнятися, тому що їм більше не треба було складати і щодня змінювати розклад. Усе відбувається автоматично, а працівники самі можуть мінятись змінами одне з одним. Менеджер лише дає на це згоду.

HR-відділ скоротили вдвічі, також зникла потреба в чотирьох бухгалтерах, поки залишили двох. Бухгалтер почав отримувати від Shifton вже готові звіти з відпрацьованими годинами і штрафами працівників. Ще вдвічі зменшилася плинність, оскільки менеджери припинили скандалити з людьми через розклад.

А головне – зникли помилки під час розрахунку заробітної плати. Багато працівників до Shifton отримували неправильні зарплати, оскільки бухгалтери вносили дані за первинним розкладом і не встигали додавати зміни після менеджерів. Жодний Excel не допоможе такому великому бізнесу.

Лікарня з тисячею співробітників

Завдяки Shifton упоралися з проблемами, які заважали нормально працювати. Спочатку розібралися з повідомленнями для співробітників про їхні зміни. А потім розв’язали основну проблему будь-якої української лікарні – підрахували наприкінці місяця зміни, якими за цей час мінялися медсестри. До цього було багато помилок із зарплатами, що доводило бухгалтерів до сказу на тлі того, що їм доводилося постійно змінювати відомості.

Бухгалтери були тільки раді навчитися користуватися нашою системою, щоб позбавити себе цього головного болю. За два місяці все впорядкували, а також дописали трохи функціоналу під українські реалії.

Мережа кав’ярень, понад 150 працівників

У кожній кав’ярні працювали по 5–6 осіб. Власник бізнесу скаржився на те, що не може встежити, перебуває людина на роботі чи ні – тільки якщо особисто приїде. Правду ніхто не говорив, а самі співробітники покривали одне одного. Виходило, що люди перебували на роботі не весь час, а зарплату отримували в повному обсязі.

Shifton допоміг відстежувати місце розташування працівника в той момент, коли той виходив на зміну – і власник точно знав, що всі, кому він платить, на місці. Нині всі ходять на роботу як на парад.

Економію можемо оцінити лише за один місяць, тому що потім усі працювали без перебоїв. Приблизно 40 зі 150 осіб або втікали з роботи під час зміни на пару годин, або просто не виходили.

Чому ми вирішили підтримати український бізнес

Нас шокувало вторгнення росії в Україну. А частина команди Shifton живе і працює в Україні, тому ми розуміємо, що тут зараз відбувається.

Щоби підтримати бізнес, ми запустили акцію. Усі українські компанії, а також волонтерські організації з будь-якої країни, які допомагають українцям, можуть користуватись послугами системи Shifton безоплатно протягом року. Потрібно лише зареєструватися за посиланням.

Я бачу, що відбувається з економікою країни і як один карлик у бункері її нищать. Навіть великі українські компанії, котрі до війни нам платили, зараз уже не можуть цього робити. З цієї причини ми вирішили зробити для України все безоплатно.

Зареєструватися та почати користуватись послугами системи Shifton безоплатно можна на сайті.

Ми хочемо, щоб максимальна кількість бізнесу могла втриматися в цей тяжкий час. Адже кількість реєстрацій з України дуже велика, а ось бізнесу, що працює, на жаль, дуже мало.

Наші плани щодо України поки що – допомагати. Українці отримуватимуть функціонал такий самий, як і американські та європейські компанії. І так багато вчитимуться вже в самої системи, що і як правильно робити у своїй фірмі.

Зараз робимо акцент на сервісних компаніях, оскільки вважаємо, що без них взагалі нічого у країні не працюватиме. Також розвиватимемо основний напрям Shifton і займатимемося інтеграцією з бухгалтерськими програмами України та різними CRM-системами, у яких працюватимуть українські компанії.

Зараз є лише інтеграція з quickbooks, інші поки що в розробці. Але ми також можемо зробити інтеграцію для клієнта, якщо це потрібно. І найважливіше – у нас відкритий API. Це означає, що будь-який клієнт може самостійно інтегрувати Shifton з будь-якою своєю системою.

Партнер проєкту?

Зареєструватися у Shifton