Досягати цілей з мінімальними втратами та максимальними результатами – мрія кожного власника бізнесу. І спочатку на цьому шляху потрібно підвищити продуктивність, спростити взаємодію між співробітниками і створити механізми, які вдосконалять робочий процес.
Українські компанії неодноразово доводили, що вміють впроваджувати інновації та масштабувати успішні стратегії. Один із прикладів – активне застосування LEAN-практик у мережі мультимаркетів «Аврора» із 2018 року. Ця модель управління базується на максимальній клієнтоорієнтованості, а кожен співробітник залучений до оптимізації процесів.
Розповідаємо в партнерському тексті, як одній з найбільших ритейл-мереж України вдається трансформувати бізнес-процеси та надихати своїми підходами інші компанії.
Із чого та як усе почалось
Бізнес-методологію LEAN створили на японському підприємстві Toyota. Вона заснована на неухильному прагненні до усунення всіх видів втрат. Ця концепція менеджменту вимагає системності й операційної ефективності. «Аврора», як і Toyota, впроваджує LEAN для усунення втрат у робочих процесах.
Перший досвід LEAN Management мережа «Аврора» перейняла від європейських колег. У 2017 році один із співвласників мережі Лев Жиденко захопився LEAN, коли під час навчання у бізнес-школі DYB відвідав підприємство корпорації Scania у Швеції.
Наразі на території офісу підтримки, у розподільчих центрах і в магазинах «Аврора» успішно застосовують три LEAN-інструменти із вдосконалення робочих процесів: ASAICHI, KaizeN і 5S. У планах «Аврори» – впроваджувати й нові практики.
Віра Нерук, керівниця напрямку LEAN у мережі «Аврора»
«Наші зусилля спрямовані на те, щоб створювати цінність для внутрішнього та зовнішнього клієнта. LEAN навчає нас завжди ставити запитання: як це допоможе нашому клієнту, чи стане наш продукт або послуга кращими завдяки цим змінам?»
Щоденні зібрання ASAICHI
Робочий день кожного аврорівця розпочинається з ASAICHI – зібрань, на яких обговорюють події та результати дня, а також проблемні питання. До ASAICHI залучають співробітників усіх рівнів. Спочатку зустрічі проходять у магазинах, далі – у бек-офісі, потім відбувається зібрання для топменеджменту.
Така послідовність необхідна, щоб зробити процес ухвалення рішень децентралізованим. ASAICHI мотивують працівників компанії розв’язувати проблеми на місцях. Досвід компанії доводить, що до 80% проблемних питань можна вирішити без залучення керівництва.
Складні питання, що не вирішуються на рівні зборів працівників, передають вище. Таким чином до топменеджерів надходить лише те, що дійсно потребує їхнього втручання.
«Люди – рушійна сила змін, – каже Віра Нерук, керівниця напряму LEAN у мережі «Аврора». –Справжні зміни можливі лише тоді, коли працівники активно залучені, бажають навчатися, експериментувати і вдосконалюватися».
В офісі «Аврори» ASAICHI стали вже не просто ранковими зустрічами, а культурою, без якої складно уявити компанію. Коли через пандемію коронавірусу довелось дотримуватись санітарних вимог, ASAICHI перейшли в онлайн-формат і стали ще результативнішими.
KaizeN – метод для щоденних покращень
Наступним інструментом LEAN, який впровадили в «Аврорі», є KaizeN-пропозиції. Це система щоденних поліпшень, коли працівники пропонують ідеї для підвищення ефективності роботи компанії. Завдяки цьому підходу в «Аврорі» щодня удосконалюють робочі процеси й усувають можливі втрати на всіх етапах діяльності.
Підхід KaizeN реалізується за три кроки:
- Працівник пропонує ідею щодо поліпшення певного процесу чи розв’язання проблеми.
- Ініціативу розглядає комісія з LEAN-менеджерів і членів команди, зацікавлених у запропонованих покращеннях. Учасники розгляду колективно визначають доцільність та актуальність запропонованого впровадження та надають погодження.
- Автор ідеї реалізує її – сам або разом з колегами.
За доцільні й успішно впроваджені KaizeN-ідеї можна отримати ексклюзивний мерч чи бонуси на картку лояльності. Сьогодні фахівці всіх підрозділів компанії активно залучені до KaizeN: усі розуміють, що втрати у процесах знижують ефективність – як індивідуальну, так і колективну. На кінець 2024 року всього зареєстрували 20 тисяч ідей, а за минулий рік співробітники «Аврори» подали 3000 KaizeN-ідей.
«KaizeN демонструє нам силу маленьких щоденних поліпшень. Це постійне вдосконалення, адже найменша ідея здатна стати початком великих змін, – переконана Віра Нерук. – Тому важливо заохочувати колег, підтримувати їх у реалізації ініціатив».
Одне із впроваджень KaizeN‑ідей – маркувати коробки на складі, щоб було зрозуміло, де низ, а де верх. Інший приклад: пропозиція розміщувати наліпки на пакуванні з новорічними гірляндами, які інформують про тип живлення (від мережі, USB чи батарейок). Завдяки нововведенню покупці стали значно рідше звертатися до продавців за консультацією. І вони відразу можуть придбати батарейки потрібного розміру із врахуванням типу живлення.
Крім того, кожен працівник «Аврори» може взяти участь в оцінюванні нових продуктів, що надходять від виробників і постачальників.
5S для організації робочого процесу
Мета методу 5S – зробити роботу безпечнішою та підвищити ефективність процесів. Він поліпшує комунікацію між учасниками робочих зон, спрямований на організацію робочого місця та робочого простору, створення оптимальних умов для виконання процесів, підтримання чистоти й порядку, економію часу й енергії.
За словами Віри Нерук, стандартизація процесів допомагає уникнути помилок і тримати стабільну якість, дає чітке уявлення про результати. «Використання 5S – це нові можливості для розвитку», – впевнена керівниця напряму LEAN.
Ще із цікавого – в офісі «Аврори» розміщені плакати: «Ми не шукаємо крайнього в тобі, ти не шукай крайнього в колезі», «Винний не співробітник, а поки що недосконалий процес». На жаль, компанії в Україні нерідко мають інший підхід: проблему буде усувати той, хто про неї повідомив. А зазвичай ще гірше: хто сказав про негаразди, той і «призначається» їх першим винуватцем.
«Нам розказували, що це дуже довгий шлях – потрібно мати терпіння, щоб впроваджувати LEAN 10–15 років, – згадує Лев Жиденко. – Якщо класичний менеджмент – це “вигадав, спланував, і воно запрацювало”, то LEAN потребує зміни парадигми не в окремої людини, а в команди в цілому».
Проте, щоб змінити парадигму, необхідно навчити людей не боятися обговорювати проблеми. Впровадження LEAN-менеджменту – шлях на роки, на якому кожен крок веде до оптимізації процесів і підвищення ефективності.
Також «Аврора» організовує LEAN Fest, де команда ділиться успішними кейсами, отримує нові знання та навички. 2024 року вже відбулися дві такі події. Тож для вдосконалення завжди є місце, резерви оптимізації теж невичерпні. Саме тому «Аврора» не зупиняється: компанія має ще багато проєктів із вдосконалення, які передбачають застосування різних LEAN-інструментів.
Повідомити про помилку
Текст, який буде надіслано нашим редакторам: