Як правильно створити волонтерский штаб під час війни: 7 помилок, які варто врахувати

24 лютого я, мабуть, як і всі, читала новини. Напевне, щосекунди гортала стрічку месенджерів і сайтів. А ще заклеювала вікна скотчем, перевіряла наявні бункери під будинком і стояла в черзі за консервами.

Уже наступного дня я зрозуміла: це була погана стратегія. І вирішила перемикнутися на активні дії: записатись у тероборону, здати кров, принести туди домашні закрутки та розфасувати те, що принесли інші. Робота захопила – рівень тривожності впав у рази. Вирішила, що це хороша ідея і я буду продовжувати.

Створили волонтерський штаб 

Коли настав час розгрібати купу продуктів, що нанесли люди, а потім розподілити речі по відповідних ротах, почалось найцікавіше. 

Щоб доставити хлопцям на блокпост, скажімо, каремат, потрібно: 

• отримати його у благодійників чи купити – за свої кошти або волонтерів; 
Онлайн-курс "2D Animation" від Skvot.
Покроково та з фідбеком від лекторки увійдіть у 2D-анімацію через вивчення софтів, інструментів та створення кейсу у портфоліо.
Програма курсу та реєстрація
• організувати його доставлення до нас, волонтерів;
• прийняти та розфасувати, якщо речей приходить забагато; 
• отримати запит від командира взводу та відкласти їм потрібні речі і продукти;
• знову організувати логістику, тобто доставити каремат у точку, якщо вона не секретна та якщо за ним не приїхали особисто;
• отримати підтвердження доставлення. 

А ще потрібно збирати запити на найнеобхідніші речі та потреби, шукати фонди гуманітарної допомоги, координувати доставляння військової амуніції, знаходити меценатів для оплати, вести облік, комунікувати з військовими, налагоджувати своє виробництво тощо. 

Так я разом з іншими волонтерами почала активно систематизувати роботу. У перші дні до нашого штабу приходили десятки людей. Усі, як і я, хотіли працювати, а також прибрати тривогу і страх війни активними діями. Одним словом, бути частиною процесу.

Поділили штаб на підрозділи 

Ми виділили підрозділи штабу і назначили головних, почали створювати базу волонтерів і збирати інформацію від військових. 

Моя сестра стала на чолі відділу звʼязку. Дуже правильним рішенням було одразу записувати волонтерів, які хотіли допомогти: хтось вміє шити, хтось має авто, а хтось займається ремонтом техніки. Надалі нам це неймовірно допомогло. Також дівчата з відділу звʼязку почали вибудовувати комунікацію: вести соціальні мережі, робити запити на благодійні фонди та бізнесменів-меценатів.

Зʼявився окремий підрозділ фасування продуктів. Довелося шукати морозильні камери, розподіляти продукти на складі, слідкувати за строком придатності. Цей підрозділ взяв на себе одежу, каремати, взуття, подушки, ковдри й багато інших речей.

Коли інструменти почали ламатись, ми створили відділ ремонту й електрики. Підрозділ електроніки займається також дротами, телефонами, зарядними станціями та павербанками. Наприклад, перш ніж віддавати павербанки на фронт, їх обовʼязково потрібно зарядити. 

Ми сформували три підрозділи виробництва, де робили протитанкові їжаки, «бандера-смузі» та плели сітки. Підрозділи очолили професіонали, які пройшли АТО. 

Ми назначили координатора захисних споруд, який керував доставлянням піску, організовував волонтерів для тягання мішків і створення загород. 

Також ми маємо підрозділи медицини для прийому і фасування ліків, і підрозділ для прийому амуніції.

Коли постало питання харчування тероборонівців у штабі та волонтерів на місці, у нас зʼявилася кухня. На ній почали готувати бутерброди, а сусідні кафе стали приносити гарячу їжу. 

Окремо потрібно сказати про транспорт. Наразі наш координатор має в базі понад 35 активних машин: від легкових і бусів до тридцятитонників. Приблизно 50 авто наразі в запасі. Ми сформували базу волонтерів, у яких є можливість ремонтувати автівки на СТО. Є схема закупівлі та збереження пального. 

Ми розгорнули масштабну діяльність. Усе це відбулось завдяки простим людям, які  з першого дня дуже хотіли допомогти.

Помилки, яких припустилися під час роботи штабу

Але, озираючись на пророблену роботу, я бачу сотні помилок. У хаосі ми про них не думали. З усім тим я хочу про них розповісти:

1. Ми не вели облік. У стані хаосу перших днів ми просто приймали речі від людей і надавали по запиту військових. Дуже багато всього пішло, а ми нічого не фіксували. Пізніше ми ввели накладні і туди записуємо, скільки, чого, кому і куди пішло. Накладні робимо у двох екземплярах. Наш варіант підписує людина, яка прийняла допомогу. Трохи більше писанини, але на 100% краще розуміння виконаної роботи. І є можливість аналізу і звітності.

2. Ми не одразу зрозуміли, кому першим слід поставляти продукцію. Запитів на кшталт «у нас там усі голі-босі» було сотні на день. А як їх перевіряти, ніхто не знав. Ми витратили дуже багато часу на комунікацію з армією, командирами тероборони, юристами. Для того щоб зрозуміти, куди дійсно потрібно надсилати допомогу, кого забезпечує держава, а хто взагалі не мав жодного відношення до реальної війни. 

Сьогодні хлопці, яким потрібна допомога, подають запит на командира. Той формує заявку від роти та надсилає нам. Ми перевіряємо контакт – багатьох ми вже знаємо особисто – і відвантажуємо товар зі списку. Ми також співпрацюємо з дівчатами відділу матеріально-технічного забезпечення тероборони.

3.  Ми не одразу розібралися в юридичному статусі тероборони: не відрізняли добровільне формування від підрозділу ЗСУ у складі сил територіальної оборони. Для цього ми ретельно прочитали законодавство і поговорили з юристами. Тепер ми розуміємо ієрархічну структуру і черговість надання допомоги.

4. Ми юридично не оформили волонтерську організацію. Ми намагалися це зробити з першого дня. Але у воєнний стан жодна людина не буде займатися реєстрацією нового громадського об’єднання чи благодійного фонду. Нам сказали зачекати, і ми чекаємо. Працюємо поки через оформлення угод напряму на батальйон тероборони чи інші благодійні організації.

5. Надходження від звичайних людей закінчились. Звичайно, самовідданість наших людей шалена: у перші дні до нас заходили, напевне, усі жителі міста. Але, звичайно, гроші та продукти колись закінчуються. І десь із другого тижня ми зрозуміли: доведеться переформатовувати нашу роботу. Відділ звʼязку сконцентрувався на пошуку гуманітарної допомоги від фондів з-за кордону, спілкувався з меценатами, співпрацював з великим бізнесом. Це було правильне рішення, і зараз у нас є постійні надходження для забезпечення потреб наших хлопців.

6. Волонтери стомилися. 20 днів поспіль усі волонтери, координатори підрозділів працювали щоденно з 9-ї до 18-ї. І це абсолютно безкоштовно. Перший вихідний видався, коли по області ввели комендантську годину на добу. Виснаження – як фізичне, так і психологічне – до добра не приводить. Саме тому ми призначили замів і зробили графік роботи у дві зміни. Допомогла база волонтерів, яку ми реєстрували від самого початку. Завдяки їй у нас є резерв, з якого можна запрошувати нових людей.

7. Люди почали розʼїжджатися. З кожним днем до міста наближались ворожі танки. Багато цивільного населення почало виїжджати. Це нормальний процес, але і в нашому штабі поменшало волонтерів. Завдяки тому, що всі процеси вже були налаштовані, робота у штабі кипить навіть з меншою кількістю людей. А відділ звʼязку працює віддалено.

Є помилки, але наш штаб тепер – це маленький всесвіт, де ми знайшли нові звʼязки на все життя. Алкоголь сьогодні купувати заборонено. Але в нас прихована пляшка шампанського. І кожен волонтер знає, що відкоркуємо її ми лише в день перемоги. І обовʼязково всі разом!