Як встигати все, якщо немає сил: поради на випадок, коли стандартні підходи не допомагають

Стандартні підходи до продуктивності не спрацюють, коли просто сил немає, а є недоспані ночі, стрес та постійна невизначеність. Однак навіть у таких обставинах можна налаштувати все так, щоби встигати більше. Коучиня Ольга Бондар пояснила, як для цього ефективно та без тиску використати наявні ресурси й енергію.

Знайдіть свої найпродуктивніші години дня

Ольга зі свого досвіду поділилась, що такий підхід часто допомагає їй виконати заплановану роботу на день лише за 3-4 години.

«В кожного з нас є свої особливості, свої цикли, свій базовий рівень енергії. Кількість цих годин та розташування їх у дні в кожного з нас буде різна. Але дуже важливо знайти ці, як правило 3-4 години на день, які є для вас найпродуктивнішими, та максимально ефективно їх використовувати», – каже коучиня у своєму YouTube-відео.

Щоб знайти ці години вона радить запитати себе, в які години ви:

• відчуваєте найбільший прилив енергії;
• ясно мислите;
• найлегше виконуєте найскладнішу роботу;
• легше фокусуєтесь;
• легше креативите.

Важливо: в кожного ці години індивідуальні й не варто шукати правильні чи універсальні.

Наступний крок – плануйте на ці години найскладніші завдання (ті, які вимагають найбільше енергії, фокусу та вашого ресурсу).

А якщо нема можливості обирати час для виконання певних завдань? Якщо ви працюєте в наймі або ж маєте інші важливі задачі в цей період, Ольга радить подумати, що ви можете робити, щоби цей час використовувати максимально ефективно. Експертка поділилась зі свого досвіду: якщо в цей період потрібно ще погодувати дитину, то поки вона їсть, можна зробити якісь свої справи.

Якщо використання цих годин залежить від інших людей, коучиня радить пробувати домовлятися. До прикладу, пояснити своєму керівнику, що саме в ті години ви працюєте найефективніше й можете принести найбільшу користь компанії.

Наступний крок – захищайте свої продуктивні години від відволікань та інших людей: домовляйтесь, щоб вас не турбували в цей час, вимикайте сповіщення, працюйте сфокусовано й робіть перерви, коли потрібно вам (а не коли хтось відволіче).

Читайте також: Як несприятливі робочі умови впливають на ваш професіоналізм – і що з цим робити

Обмежуйте час на свої робочі задачі

Коучиня пояснила, що коли є обмеження на робочий час, то немає місця для страждань та сумнівів: чи вийде це зробити, чи правильно рухаюсь і чи взагалі це сподобається. Тож часто виходить так, що спочатку ми прокрастинуємо, потім звинувачуємо себе й критикуємо, а коли підтискає дедлайн – швидко все виконуємо.

Зі свого досвіду Ольга розповіла, що в декреті, коли дитина спала лише дві години на день, вона встигала зробити все необхідне: інших варіантів просто не було.

Тож вона радить планувати завдання не на весь день, а на конкретний проміжок. А вільні години можна використати на новий проєкт, книгу чи інші справи, на які постійно не вистачало часу.

«Наприклад, це завдання я хочу сьогодні виконати з 9:00 до 10:00, більше варіантів нема. Я не можу це зробити об 11, тому що тоді я планую дивитися серіал, або зустрітися з подругою, або в мене взагалі є інші робочі завдання», – навела приклад коучиня.

Нормалізуйте, що щось піде не так

В нашій реальності часто щось може піти не так через обстріли, відключення світла, відсутність сну та стрес. Якщо через ці обставини не вдається точно слідувати за планом, то часто ми можемо просто все кинути. Однак є інший підхід – діяти гнучко.

Коучиня радить звертати увагу на свій стан: якщо розумієте, що сьогодні справді потрібно дати собі цілий день – так і робіть. Але якщо маєте енергію, то не варто кидати все заплановане. Тоді можна частину цього продуктивного часу відпочити, якщо потрібно, а решту – використати ефективно. Навіть якщо це 15 чи 30 хвилин.

«Нормалізуйте, що в наш час постійно щось іде не так. Коли ви плануєте з урахуванням того, що завжди щось може піти не так, ви можете набагато спокійніше ставитись до того, що воно справді йде не так, і переформатовувати свою роботу. Тобто не кидайте одразу все, не кажіть: “Ну все, не задалось, я взагалі це все робити не буду”. Все одно зробіть хоча б те, що ви можете зробити, і віддайте цей час собі, тому що це про ваші пріоритети, про ваш фокус і про ваш рівень енергії», – підсумувала Ольга.

Читайте також: Поширені карʼєрні помилки та як їх уникнути – HR-менторка дала поради

Обʼєднуйте справи

Експертка радить об’єднувати повторювальні побутові справи, на які ви відволікаєтесь та які забирають енергію впродовж дня. До прикладу, оплати, дзвінки, записи чи інші дрібні справи.

Ольга поділилась, що виділяє собі годину на місяць на оплати: комунальні послуги, інтернет, оплати по авто й ті, які стосуються дитини. Тобто ті, які можна перенести й зробити в один час. Це звільняє голову від постійних думок про те, що потрібно це зробити (особливо, якщо ця справа постійно відкладається).

«Що більше ви автоматизуєте такі речі, то менше енергії це буде забирати впродовж дня», – пояснила Ольга.

Можна виділяти пів години чи годину на тиждень або місяць – так, як буде зручно вам.

• Нагадаємо, раніше HR-менторка пояснювала, як розповісти про себе на співбесіді й не розгубитися.