Організація системи електронного документообігу (ЕДО) — це вимога часу для будь-якого бізнесу, адже від того, як швидко відбувається погодження договорів, наскільки прозорий та ефективний процес обігу документів, значною мірою залежить стійкість компанії на ринку.
Мережа мультимаркетів «Аврора» має успішний досвід цифровізації документообігу. Розповідаємо про деталі проєкту, виклики й труднощі, а також плани на 2025 рік.
Як виникла необхідність у ЕДО
Мережа “Аврора” в Україні налічує понад 1 700 магазинів, працює з сотнями партнерів і, відповідно, має масштабний документообіг. Для того, щоб велика компанія працювала системно і без витрат на пересилку документів поштовими сервісами, без затримок погодження договорів, і, як наслідок, без затримок постачання товарів, процеси підписання документів необхідно було цифровізувати. До того ж, оперативність та надійність процесів забезпечує конкурентні переваги на ринку, що і стало вирішальним фактором у рішенні перейти на ЕДО.
«Щоб залишатися одним із лідерів українського ритейлу, «Аврорі» потрібно не просто рухатися в контексті глобальних змін, а випереджати їх. Тож перехід на ЕДО був не лише технічним оновленням бізнес-процесів, а важливим елементом стратегії розбудови сучасної та високоефективної компанії», – коментує Владислава Доценко, керівниця договірного відділу мережі мультимаркетів «Аврора».
Команда «Аврори» замислилась над питанням цифровізації документообігу ще у 2021 році, а вже через рік розпочала співпрацю з сервісом цифрових рішень для бізнесу «Вчасно».
Як відбувався перехід
Для впровадження системи електронного документообігу в “Аврорі” була розроблена комплексна стратегія, проведена підготовка внутрішніх процесів, а також окрема комунікація з партнерами. Важливо було не нав’язувати новий інструмент співпраці, а зробити його зручним і зрозумілим для обох сторін.
Щоб перехід на ЕДО відбувся комфортно і для співробітників мережі, і для партнерів, на сайті “Аврори” у форматі воркшопів створили окрему сторінку з детальним описом, як працювати з платформою «Вчасно». Для швидкої адаптації в роботі з цифровими документами всім залученим у процес командам провели внутрішнє навчання.
Деякі партнери скептично ставилися до системи електронних підписів, бо не були впевнені в їхній юридичній силі. Частина контрагентів потребувала більше часу на адаптацію до нових умов співпраці. Окремі випадки вимагали не повного, а часткового переходу на електронний документообіг.
Щоб впоратися з цими викликами, команда юридичного департаменту «Аврори» організувала індивідуальне консультування та розробила покрокові інструкції із впровадження ЕДО.
Були також труднощі з переходом внутрішніх команд на роботу з електронними документами. Для оцінювання поточної ситуації в мережі провели опитування співробітників, щоб зрозуміти, чого саме не вистачає системі до максимальної зручності.
Про результати
В ЕДО вже працюють 4160 партнерів «Аврори», і їхня кількість постійно зростає. Завдяки впровадженню електронного документообігу загальна економія ресурсів для мережі «Аврора» вже склала 5 млн грн.
Переналаштування внутрішніх і зовнішніх бізнес-процесів та мінімізація ризиків стали головними пріоритетами «Аврори» при переході на електронний документообіг. У результаті отримали:
- підключено 99,8% контрагентів;
- зменшені витрати на організацію обігу документів на 4 860 000 грн за рік;
- припинено використання Excel для оформлення замовлень і накладних;
- запроваджене округлення цін при розрахунку ПДВ, що зменшило кількість коригувань;
- зекономлено до 1-1,5 години на добу в роботі комерційного департаменту.
Ба більше, раніше контроль обігу вимагав значних людських ресурсів юридичного департаменту. Також багато часу йшло на уточнення поточного статусу документа, архівацію тощо.
Після переходу на платформу «Вчасно» всі процеси були переведені в електронний формат. Система в автоматичному режимі слідкує за дедлайнами, фіксує історію підписання документів.
Загалом використання ЕДО забезпечило, що кожен етап обігу документів відображається в режимі реального часу. Із важливого – мінімізовані ризики втрати документації, а всі дані захищені відповідно до вимог законодавства України. Значно скоротився час підписання договорів та інших документів, тепер він займає години, а не дні або тижні. Ну, і звісно, зменшилося використання паперу, що допомагає зберегти природні ресурси.
До речі, застосування системи ЕДО покращило і внутрішні процеси партнерів, дозволило їм зменшити витрати на логістику документів та архівацію.
Відгуки команди щодо переходу на ЕДО
Зміни в документообігу торкнулися усіх 19 підрозділів «Аврори», адже йшлося не про перебудову окремих процесів, а про повну трансформацію роботи з документами. Для оцінювання поточної ситуації в мережі провели опитування співробітників, щоб зрозуміти, чого саме не вистачає системі до максимальної зручності.
Владислава Доценко, керівниця договірного відділу мережі «Аврора»: «Такі масштабні зміни зазвичай є болісними для колективів, адже порушують звичний спосіб роботи. Проте система ЕДО забезпечила таку швидкість та зручність процесів, що адаптація до неї пройшла безболісно».
На етапі закриття проєкту в «Аврорі» провели опитування серед співробітників. Загальний рівень задоволеності був високим (оцінка команди впровадження – 97%, оцінка сервісу «Вчасно» – 94,4%).
Які плани і що далі
Кейс мережі мультимаркетів «Аврора» з переходу на ЕДО є прикладом успішних змін у бізнес-процесах. Досвід ритейлера показує, що якщо компанія хоче підвищити стійкість на ринку та конкурентоспроможність, то має розглядати перехід на ЕДО як неминучий етап свого розвитку.
Цифрова трансформація документообігу в мережі мультимаркетів «Аврора» запустила низку процесів. У 2025-му році команда планує реалізувати обмін бухгалтерськими документами з використанням кваліфікованого електронного підпису та створити єдиний електронний архів. Також продовжити розпочату у 2024 році інтеграцію системи «Е-кадри» для переведення кадрових документів в електронний формат. Із останнього — уже впроваджено технологію EDI для обміну електронними даними в автоматичному режимі.
Адаптація до змін буває нелегкою, але цей шлях варто пройти, щоб не лише досягти економії ресурсів та оптимізувати прийняття рішень, а й відкрити нові можливості для розвитку вашої компанії.
Це партнерський матеріал. Інформацію для цього матеріалу надав партнер.
Редакція відповідає за відповідність стилістики редакційним стандартам.
Замовити матеріал про вас у форматі PR-статті ви можете тут.
Повідомити про помилку
Текст, який буде надіслано нашим редакторам: