В Netpeak адаптируют новичков в интерактивной академии. Это экономит 200 человеко-часов в месяц

В компанию Netpeak каждый месяц приходят в среднем 20 новых сотрудников. Чтобы не тратить время HR-специалистов на рутинную адаптацию, здесь автоматизировали ее при помощи AcademyOcean. В колонке для MC Today основатель этой платформы Владимир Поло рассказывает, почему HR-отдел облегченно выдохнул, когда это произошло.

Компания Netpeak появилась в 2006-м. Через пять лет, в 2011 году, в команде было уже 80 сотрудников, а к 2018-му их количество достигло 400. Вопрос онбординга, то есть знакомства новых сотрудников со структурой и миссией компании, встал очень остро.

Еще в 2010 году в Netpeak появилась собственная Конституция, описывающая правила работы в компании. Помимо нее было множество инструкций и справочников. Все это сотруднику приходилось изучить в первые дни работы.

В 2018 году HR-департамент подсчитал, сколько времени уходит на адаптацию новичков. Вышло около 320 человеко-часов в месяц. Большая часть этого времени — повторяющиеся действия, которые можно и нужно было оптимизировать. А еще процесс хотелось сделать вдохновляющим.

Ольга Пачесная, операционный директор HR-направления Netpeak Group, вспоминает, что руководители новичка и административные координаторы тратили много времени, отвечая на типичные вопросы. Кроме того, сложно было проверить, как человек усвоил информацию. Для этого использовали систему Moodle, но она была сложной и неудобной.

Так задумали реформу онбординга.

Цели реформы определили так:

1. Структурировать информацию для новичков. Сделать так, чтобы было сложнее что-то забыть или упустить.
2. Сделать контент интерактивным и улучшить опыт новичков в первый день работы в компании.
3. Сократить время, необходимое для адаптации.
4. Сократить время, которое тратили на этот рутинный процесс кураторы. При этом не убирая общение там, где оно необходимо.
5. Геймифицировать процесс и повысить вовлеченность в него.
6. Получить понимание того, насколько хорошо сотрудники усваивают материалы.

Затем пришло время выбрать инструмент. Одной из компаний, входящей в Netpeak Group, является AcademyOcean. Это «облачный» инстумент для автоматизированного онбординга. Его и взяли.

После этого мы начали структурировать и анализировать информацию. На этом этапе выяснили, что инструкции пересекаются друг с другом, а некоторые уже давно пора обновить.

В целом создание академии заняло около месяца. В итоге к концу 2018 года перед всеми новичками, приходящими в «Нетпик», предстала Академия Netpeak, состоящая из двух разделов.

Первый раздел формальный. Это экскурсия по Конституции компании, основные правила работы, переписки, назначения встреч. Здесь новички узнают о базовых процессах в компании, начиная от системы постановки задач и заканчивая тем, как уйти в отпуск. Чтобы пройти раздел, требуется несколько часов, и сделать это нужно в первый рабочий день.

А вот второй раздел компании более неформальный. Он рассчитан на несколько дней и создан для того, чтобы вдохновить сотрудников. Здесь рассказывается о корпоративной культуре, о миссии и истории компании. Как и зачем компания была создана, какие этапы развития проходила. Дальше — информация о внутренних мероприятиях и спортивных состязаниях. Здесь же отдельное внимание уделяется личностному и профессиональному росту, есть рекомендации книг.

Что по цифрам? Какой эффект от внедрения такой корпоративной академии?

HR-директор Netpeak Group Елена Скуратович рассказывает, что в команду приходят около 20 новичков в месяц. На каждого нужно не менее 16 часов сотрудников, занятых адаптацией. Если перемножить, получается 320 часов в месяц. Это норма работы двух человек. То есть для адаптации новичков нужно было оплачивать время двух сотрудников-кураторов.

После запуска академии, по словам Елены, экономия времени составила 192 человеко-часа в месяц.

А затем различные отделы и компании начали создавать собственные академии. Дело в том, что в AcademyOcean можно внутри одного аккаунта выстроить доступы к разным частям информации для разных групп сотрудников. Например, младший сотрудник получит доступ к меньшему количеству курсов. Приобретая опыт и экспертизу, он получает в доступ и новые разделы.

Так появились, например, Академии отдела продаж, деловой переписки и даже закрытая Академия для топ-менеджеров.

После запуска академии выяснилось, что пять изначальных целей — не единственное, что удалось достичь благодаря ей. Одна из функций AcademyOcean — встроенное тестирование. В конце каждого раздела сотруднику нужно сдать небольшой экзамен. Это несколько десятков вопросов по пройденному материалу. Если сотрудник не набрал проходной балл, ему необходимо пересдать тест.

Успешно завершив курс, сотрудник получает сертификат, который стал внутренним подбадривающим элементом геймификации.

Тестирование помогает выяснить сразу три вещи:

1. Понял ли сотрудник прочитанное.
2. Запомнил ли он это.
3. Помогает выявить неэффективных сотрудников еще на этапе онбординга.

HR-специалисты отмечали, что курсы создавать было очень легко. К тому же для этого не пришлось привлекать программистов — никаких технических навыков не требуется. Процесс создания не намного сложнее, чем работа с почтой или Google Docs.

Но даже учитывая это, для всех клиентов AcademyOcean доступны «Академии о том, как создать академию» на нескольких языках. Запутаться не получится.

Когда курс запущен, всю статистику по нему можно наглядно увидеть в виде таблицы или красивого графика.

Итак, подытожим, какие результаты получил Netpeak благодаря автоматизации онбординга сотрудников:

1. Структурировали и актуализировали контент для новичков.
2. Улучшили их опыт в первый день при помощи интерактива.
3. Сохранили время новичков.
4. Сохранили время руководителей и кураторов.
5. Геймифицировали онбординг и повысили вовлеченность.
6. Получили понимание того, как хорошо сотрудники усваивают материалы.
7. Автоматизировали тестирование после испытательного срока и при переходе на новую роль.
8. Без привлечения программистов оформили все это в единую корпоративную академию.