4 признака, что коммуникацию в компании пора менять, и способы это сделать – колонка

Оксана Мамченкова

Бизнес уже изучает возможности дополненной реальности и искусственного интеллекта. При этом в 70 % украинских компаний коммуникация бренда внутри остается на уровне 1990-х.

В колонке для MC Today основатель агентства внутренних коммуникаций Okay Monday Алена Алексейчук называет четыре типичные ошибки в общении внутри компании и рассказывает, как их исправить.

Одна большая компания, с которой мы работали много лет, наконец-то придумала новый продукт. В офисе появилась давно забытая атмосфера стартапа. Продажники уже планировали, на что потратят свои бонусы за выполненный план, маркетологи держали в руках воображаемые статуэтки Effie, а собственники дописывали успешный кейс в свою будущую книгу. 

Прошло восемь месяцев – и наступил долгожданный запуск. Все были в предвкушении быстрой победы. Все! Кроме пары тысяч сотрудников, работающих в рознице по всей Украине.

Алена Алексейчук

Они никак не были вовлечены в разработку. Новый плакат в отделении и шаблонное письмо в электронной почте даже на 1 % не передавали офисного оптимизма. Поэтому на мой вопрос: «А расскажите, что там у вас за новый продукт?» сотрудница отделения с видом давней подружки заговорщически прошептала: «Там все так сложно, оно вам надо?»

Эту сотрудницу и ее коллег из розницы нельзя обвинить в том, что они не были сопричастны – у них даже не было шанса. А сколько таких действий могут совершать ваши сотрудники ежедневно?

При этом изменения внутренней коммуникации чаще всего требуют больше времени, чем денег. Так почему не попробовать?

1. Меняйте аналоговые инструменты на цифровые и интерактивные.

Ваш сотрудник спит, ест и живет со смартфоном, используя огромное количество удобных и полезных приложений. Чего нельзя сказать о корпоративных каналах коммуникации, которые работают и выглядят, как «платформы-динозавры».

Нет смысла создавать сложные платформы, которыми не будет пользоваться команда. Все приложения для внутренней коммуникации должны быть удобными, понятными и простыми. Чтобы в них было так же приятно заходить, как в Telegram или Messenger.

У нас был клиент, над интранетом которого работала команда из четырех человек – редактор, дизайнер, техподдержка. Тем не менее все основное общение команды происходило в многочисленных чатах Telegram.

2. Создавайте яркую визуальную коммуникацию внутри компании.

80-85 % информации мы воспринимаем визуально. При этом вы конкурируете не со скучными email-рассылками, а с роликами на YouTube и фото в Instagram. Так почему внутренние коммуникации должны быть безликими и формальными?

У меня есть любимый и очень показательный пример. Когда Walmart в очередной раз оплатили сотруднику склада страховку за поврежденную ногу, в компании решили пересмотреть свои инструкции по безопасности. Пообщавшись с людьми, они выяснили, что «инструкцию» на пару сотен страниц не может прочитать даже начальник службы безопасности.

Решением стала разработка мобильной игры, в которой виртуальный герой проходил или «умирал» по всем правилам безопасности розничной сети. В результате Walmart не только сохранили в целости ноги и руки сотрудников, но также сэкономили к концу года $10 млн на страховках.

3. Проверяйте ценности, убеждения, цели.

Это не про свод правил, которые вы даете сотруднику на листе А4, принимая на работу. И не про «написать пять красивых слов на стене». Это ряд действий, которые проявляются во всех деталях: начиная с собеседований, легкого обмена данными и информацией и заканчивая физическим пространством.

Начните с малого: проверьте, реально ли ценности, которые декларируете, являются вашими. Сейчас ваши будущие сотрудники ищут компании, которые будут соответствовать их собственным ценностям и убеждениям.

Каждый второй клиент в моей практике выбирает в ценности «инновационность». Слово красивое, а в жизни оказывается, что без подписи на десяти документах нельзя даже вдохнуть. Информация распространяется с помощью приказов. А обучение сотрудников строится на «раз в году к нам приезжает рекламный партнер с презентацией».

4. Персонализируйте коммуникацию с командой.

Сотрудники имеют различные потребности в коммуникации в зависимости от их позиции, роли, возраста, опыта, вовлеченности в конкретные проекты компании. Тогда почему стратегия внутренних коммуникаций должна быть единой для всех? 

«Это все хорошо, но что, если у меня в компании не 30 человек и не 300, а 3 тыс.?» – возражает обычно собственник бизнеса. В таком случае необходимо заняться внутренним сегментированием и создать персоны (аватары) сотрудников. Они помогают эффективно общаться с различными группами, независимо от того, где они находятся в вашей организационной иерархии. 

Как создать персоны сотрудников? Прежде всего, собираем как можно больше информации о разных типажах людей в компании:

• краткая биография;
• описание типа личности;
• рабочие качества;
• роль в компании;
• сценарии поведения в компании;
• типичный рабочий день;
• ежедневные задания;
• точки боли на работе;
• мотиваторы;
• привычные каналы коммуникации;
• фото.

Обновляйте описание персон каждый год, общайтесь с людьми лично, проводите внутренние исследования, изучайте социальные сети, интересы людей. И не бойтесь задавать вопросы, иногда на них можно получить неожиданные ответы.

У нашего клиента очень сильно отличались персоны в офисе и персоны на заводе. «Заводчане», работающие в основном с машинами, с нетерпением ждали любых мероприятий, связанных с личным общением и выступлениями руководства. В то время как офису хватало новостей в формате sms, так как руководителя они видели почти каждый день.

В итоге на заводе стали проводить ежеквартальный круглый стол в неформальной обстановке с вопросами-ответами, чаем и плюшками. Для офиса же снимали красивый ролик этого круглого стола. Просмотреть его могли все скучающие по боссу или те, кому нужно было понять, какая обстановка на заводе.

Получается, что тип информации один, а форма и каналы разные. Многие скажут, мол, зачем заморачиваться? Но хуже отсутствия действий – это действия, которые вообще никому не нужны.