4 способа все успевать и не сойти при этом с ума

Когда читаете посты людей, которые даже в «хандрическую» пору года успевают делать 100500 дел, ловите себя на мысли, что они прилетели с другой планеты? Какие новые привычки стоит выработать в себе, чтобы от вала задач не дергался глаз? В книге Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» можно найти несколько полезных советов.

Не держите дела в голове

Нерешенная проблема любит всплывать в голове во время чтения книги, составления отчета, совещания и «начинать на вас орать» (изнутри, естественно). Если не записать ее, наверняка станете переживать. Не самый удачный поступок: у большинства из нас оперативная память трещит по швам, мы постоянно отвлекаемся, внимание рассеивается из-за внутренних информационных перегрузок.

Главная проблема в том, что наш мозг постоянно подкидывает нам напоминания о разных вещах именно тогда, когда мы никак не можем повлиять на них. Как только вспомните о незавершенной задаче, ваш мозг начнет думать: «Нужно что-то предпринять». Ведь, по его мнению, нужно прямо сейчас приступать к действиям, которые вы считаете необходимыми. Сохраняя в голове напоминания о двух задачах, вы сразу терпите внутреннее поражение, потому что не можете выполнить их одновременно. Это порождает постоянный стресс и излишнюю суету.

Что делать

Записывайте идеи, задачи, планы, повторяющиеся дела в блокноты или приложения. Важно, чтобы список всегда был под рукой: вспомнили задачу, пришла идея – сразу записывайте. Фиксируйте даже мелкие дела, если не можете их выполнить прямо сейчас.

Это «очистит» память от лишней информации, снизит градус тревожности и избавит от навязчивых мыслей, которые будут мучить весь день.

Доверяйте своей интуиции

У нас всегда больше проблем, чем мы в состоянии решить. Как определить, что делать и чего не делать, не испытывая внутреннего дискомфорта? Ответ: доверяйте своей интуиции. Помочь ей можно с помощью шкалы критериев: контекст, запас времени, энергии и приоритетность.

Контекст. Тут нужна специальная обстановка: офис, дом, кафе, коворкинг. Понадобится телефон, ноутбук или «поработать» можно в уме? На этом этапе важно понять что нужно для выполнения задания и что мешает. Например, ваша задача – подготовить отчет к завтрашнему совещанию. Распишите:

• какая информация для этого нужна;
• что вы можете получить уже сейчас;
• кому нужно написать, чтобы получить дополнительные данные;
• сколько времени нужно, чтобы все это собрать в таблицу.

Сколько времени у вас есть? Если у вас встреча через пять минут, то бессмысленно рассчитывать, что за это время успеете сделать что-то глобальное, а вот несколько звонков – легко.

Запас энергии. Для выполнения одних задач нужно много творческой энергии, другие же требуют больше физических сил, а есть и такие, которые не требуют ни того, ни другого. Последние лучше делать здесь и сейчас, для первых и вторых – выбрать дату и время.

Подумайте о приоритетности. У вас есть час времени, вы в офисе с телефоном и компьютером, запас энергии составляет 7,3 по десятибалльной шкале.

Что делать

Перезвонить клиенту, поработать над текстом коммерческого предложения, разобраться с голосовыми и электронными сообщениями или связаться со своей супругой, чтобы узнать, как у нее дела? Обращайтесь к своей интуиции и прислушивайтесь к тому, что подсказывает внутренний голос в данный момент.

Составляйте списки

Многие составляют списки годами, но хаоса и стресса меньше не становится. Все дело в том, что мы обычно записываем только самое важное, а мелкие задачи и незначительные дела продолжаем держать в голове. Или пишем задачи без пояснений, а потом долго вспоминаем, что мы имели в виду, когда писали это. Они крутятся в голове, отвлекают от работы – эффективность падает.

Один из главных принципов Аллена – записывать абсолютно все. И группировать по категориям. Это могут быть личные задачи, рабочие задачи, список покупок, рутины, список желаний, список мест для похода в выходные.

Что делать

• Пишите пояснения к задачам. Запись вроде «написать статью» ни о чем не говорит.
• Разбивайте большие дела на конкретные действия (изучить информацию по теме, выделить главное и интересное, составить план, написать первый черновик, отредактировать черновик, дополнить ссылками и примерами, сдать готовый материал). Все, что можете перепоручить, перепоручайте.
• Ставьте сроки. Каждому элементу в списке присвойте дату. Нужно – добавьте напоминание. Это поможет вам точно ни о чем не забыть и выполнить задачу в срок.
• Обновляйте списки. Некоторые задачи теряют актуальность, некоторые переносятся на будущее. Регулярно просматривайте задачи и убирайте лишнее. Зависшие дела перепоручайте или удаляйте вовсе.
• Действуйте. Выберите дело из нужной категории, посмотрите, какие конкретные действия от вас требуются, и приступайте к выполнению.

Инструменты

Вам могут подойти Any.Do, Trello, Asana или любой физический носитель или инструмент, которым вам будет удобно пользоваться.

Просматривайте списки

Лучшие идеи, касающиеся работы, не посетят вас, пока вы работаете. Привычка устраивать обзор проблем по два часа каждую пятницу в первой половине дня  – отличный помощник для тех, у кого насыщенный график.

Почему именно пятница? События недели не успевают забыться, и вы в состоянии провести детальное «вскрытие» («Ах да, нужно не забыть зайти к ней и спросить…»). Обязательно наткнетесь на действия, которые требуют связаться с людьми на работе, у вас еще будет время это сделать до того, как они уедут на выходные. Очистите все уровни вашего сознания, чтобы быть в состоянии развеяться и отдохнуть на выходных, когда ничто не занимает ваши мысли.

Что делать

Закройтесь в кабинете (или в комнате, если работаете дома), отключите телефон и посвятите два часа подобному обзору. Поверьте, такая простая привычка поможет расслабиться, от чего очень зависит продуктивность. Позволит «проветрить» сознание, упорядочить мысли – тогда будет хватать времени на то, чтобы работать и просто жить!