5 финансовых проблем, которые убьют ваш бизнес, как их решить и при чем тут финансовый директор. Советы от Quadrate 28 Finance

Кассовый разрыв, запланировали одно, а получили совсем другое, цена продукта не покрывает затраты на его производство: эти и другие проблемы поджидают предпринимателя, который привык управлять финансами сам, и даже когда его бизнес растет, отказывается нанимать финансового директора. Что с этим делать, объясняет Алена Мысько, управляющий партнер компании Quadrate 28 Finance.

Зачастую собственник бизнеса закрывает на себе практически весь функционал компании: от продаж и до бухгалтерии, финансов, а иногда и самого производство. Это бывает целесообразно для стартапа с минимальными инвестициями.

На первом этапе может показаться, что все это не так уж и сложно, и можно работать 24/7, делать все задачи самостоятельно. Да и что там этих финансовых подсчетов и бухгалтерских дел: только cash flow сводить, да и все. Подумаешь, тут деньги получил, а тут потратил.

Бизнес прибыльный, и вот он – финансовый порядок и систематизация от первого лица компании.

Но в один день, обороты начинают увеличиваться, услуга или продукт пользуются спросом, штат людей стремительно растет (и вас уже не пятеро, а 50 или 70 в команде). Теперь сведение финансовых расчетов занимает не один вечер, а целые выходные.

Согласно всей отчетности, деньги должны быть, а по факту их почему-то не хватает даже на покрытие операционных затрат. Это первый признак того, что бюджетирование и финансовое управление ведется хаотично.

Последствия могут быть плачевными, даже если компания производит уникальный продукт на рынке и аналогов ему нет.

При недостатке средств и беспорядке в финансах компания рано или поздно станет банкротом.

Еще сложнее становится, когда вдруг приходится принимать сложные финансовые решения: рассчитать сможет ли компания запустить новый продукт или выйти на новые рынки. При этом нужно понять, а точно ли хватит на это внутренних ресурсов компании или придется искать инвесторов, получать кредитование в банке и так далее.

Финансовый директор в такой ситуации разбирается не только с цифрами и наводит порядок в финансовой отчетности и бизнес-процессах, он еще и становится вторым человеком в компании после CEO.

Финансист не просто собирает все цифры, но и объясняет, какие последствия, риски и перспективы прячутся в них для компании. Этот человек может выявить первые сигналы тревоги и уберечь всю компанию от краха.

За последние десять лет роль финансового директора существенно изменилась: теперь это человек, который должен успевать проследить за всем, что происходит в компании: от производственного этапа и до способа общения sales менеджера с клиентом. Ведь ошибка, влияющая на финансовые показатели всей компании, может оказаться на любом этапе. Вот проблемы, которые он поможет решить

Проблема 1: кассовые разрывы

Что это: это не дефицит бюджета как постоянное явление, а всего лишь временное отсутствие денежных средств для покрытия расходов компании. То есть денежные средства поступают позже, нежели было заложено в бюджете, но оплачивать расходы при этом приходится вовремя.

Как так получается: часто к таким результатам приводит неэффективное планирование движения денежных средств.

Что делать: чтобы предотвратить проблему, необходимо составлять детальный платежный календарь на неделю и месяц с планом поступлений и обязательных расходов. При этом важно сводить плановый календарь с фактическим, чтобы последующие календари были максимально приближены к реальности.

Чтобы не «сесть на дно», когда такая ситуация все-таки возникнет, необходим собственный резервный фонд, который может формироваться как % от прибыли. Иной способ покрытия кассовых разрывов – банковское кредитование, например, овердрафт.

Пример ситуации кассового разрыва:

В девелоперской компании, денежные средства от договоров с рассрочкой платежей поступают не всегда вовремя, а есть и такие, по которым платежи не поступают вовсе. В ходе сбора данных и анализа истории договоров уже можно вывести % неплательщиков и среднее количество дней по задержке платежей. Такая статистика помогает планировать недельный бюджет более точно, закладывая при этом реалистичную сумму поступлений

Проблема 2: прогнозы не соответствуют действительности

Как так получается: владелец бизнеса, который зачастую самостоятельно составляет прогнозы и бюджеты, слишком оптимистично смотрит на свой бизнес. При этом прогнозы рассчитываются максимально просто: без учета сезонности бизнеса, макропоказателей и т.д. Где-то к середине года ему приходит идея  проверить, как же реальность сопоставима с прогнозом. Тут и получается результат, который никто не предполагал.

Что делать: парочка «лайфхаков» все-таки есть: прогнозы лучше составлять в трех сценариях (пессимистический, средний и оптимистический), при этом они должны быть ежемесячные, чтобы была возможность отслеживать, по какому из них вы движетесь и вовремя применить необходимые меры. Важно также не забывать про обязательные минимум 10% непредвиденных затрат.

Пример ситуации с неверными прогнозами: 

Например, в компании, которая только выходила на рынок со своей сетью ресторанов, в прогнозе не учли дополнительные издержки на операционные затраты бизнеса: содержание персонала и обучение команды до открытия ресторанов, затраты на продукты для создания меню, затраты на аренду до открытия самих заведений – ремонт имеет свойство заканчиваться несколько позже, чем планировалось. В результате приходилось искать дополнительные инвестиции.

Проблема 3: убыточное для компании ценообразование продукта или услуги

Что это: в бизнесе действует очень простой и всем известный принцип: цена должна быть такой, чтобы обеспечивать достаточную прибыль для существования и развития. Для этого у компании должна быть собственная формула для расчета цены, которая, как правило, отсутствует.

Как так получается: желая заполучить долю на рынке, владельцы бизнеса ставят среднюю или немного ниже цену основных конкурентов. При этом не всегда такой способ будет финансово эффективным для компании.

Что делать: конечно, анализ рынка важен, но при этом также важно понимать, что все затраты компании учли при формировании цены. Даже такие, на первый взгляд, несущественные, как комиссия банка за перевод денежных средств либо затраты на доставку. Только после полноценного просчета можно понять, выходит ли цена на уровне с конкурентами. В противном случае придется либо урезать затраты, либо создавать уникальную добавленную стоимость для своего продукта/услуги.

Пример убыточной для компании цены

Например, цены на юридические услуги консалтингового агентства были ниже себестоимости, поскольку себестоимость включала неправильно потраченное время консультантов на каждый из проектов. Такое часто возникает в сфере услуг, если нету ежедневного учета времени каждым из сотрудников. Такой учет может вестись с помощью time-sheets, которые финансовый менеджер анализирует каждый месяц и по которым выводит себестоимость по проекту.

Проблема 4: отсутствие финансового анализа при принятии решений

Как так получается:  ежедневно предпринимателям приходится принимать сотни важных решений для бизнеса, и делать это очень оперативно. Но большинство решений, если не все, несут за собой финансовые последствия для всего бизнеса. Понимание этого факта приходит намного позже, когда уже не хватает денежных средств даже для покрытия операционных затрат.

Что делать: наличие адекватной финансовой отчетности – ваш свет в конце туннеля, а если еще она и обновляется на ежедневной основе, то это спасение от всех бед. Это как привычка хорошего управленца, которую нужно выработать: смотреть на отчетность не только перед походом в банк или к инвестору, а перед принятием всех важных решений.

Пример, когда финансовая отчетность выручает:

Например, есть полноценная сеть кафе, которые открылись всего полгода назад, но собственнику предлагают взять еще одну точку. При этом условия более чем выгодные: ставка аренды ниже рыночной стоимости, хороший поток людей, конкуренты в районе одного километра отсутствуют, и даже кое-какое оборудование уже есть в наличии.

Собственник соглашается, поскольку предложение «горящее», но при этом не берет во внимание тот факт, что вся сеть еще не вышла на точку безубыточности, и сам бизнес не зарабатывает достаточное количество средств, чтобы покрыть первые два месяца операционных затрат нового заведения, пока оно раскрутится и будет окупаться самостоятельно.

Проблема 5: неотлаженные бизнес-процессы

Что это: бизнес-процессы – это набор всех действий, которые совершаются в компании для полной реализации продукта или услуги. Они могут быть прописаны либо нет, но все равно существуют в каждой компании. Неэффективный бизнес-процесс — это причина ваших убытков либо дополнительных расходов в скором времени.

Как так получается: управление всеми бизнес-процессами и их налаживание – достаточно скрупулёзный и требующий большого времени труд. Поэтому сами предприниматели либо просто не имеют достаточное количество времени, чтобы разобраться с этим вопросом, либо вообще не подозревают о существовании данной проблемы.

Что делать: описать, отладить и внедрить бизнес-процессы. Как пример, если все процессы отлажены, продуктивность сотрудников вырастает в разы, а себестоимость вашего продукта и услуги при этом уменьшается.

Пример, когда помогают отлаженные бизнес-процессы:

Например, в обычной пекарне отладка производственного процесса по выпеканию круассана может сэкономить от 20% производственной себестоимость продукта.

Если время, затраченное  тестоделом, кондитером и пекарем на своем этапе минимальное и процесс отработан до автоматизма, количество изготовленных круасанов только за день может увеличиться в 1,5-2 раза.

Но для того, чтобы прийти к такому результату, нужен ежедневный контроль потраченного времени и задействованных работников на каждом этапе (от замешивания теста до упаковки).

*Как правило, средняя стоимость финансового отдела ин-хаус обойдется компании в 50-70 тыс грн в месяц, а опытный финансовый директор и того дороже. При этом придется потратить пару месяцев, провести сотни интервью для того, чтобы найти, заинтересовать или переманить хороших специалистов, которых на самом то деле не так уж и много.

***

Понравился текст? Здесь мы рассказываем, что думаем о материалах и делимся личными историями: наш Telegram-канал и страницы редакторов Веры Черныш и Тимура Вороны в Facebook.