Минцифре два года: как мы создали министерство с нуля почти без денег и заслужили доверие

Государство должно работать автоматически и удобно, как сервис вроде Uber или Booking. Когда сложный процесс решается простыми действиями, без бюрократии, затраты времени и усилий. Это именно та идея, с которой я перешел из бизнеса в политику. Она стала главной целью для министерства.

Минцифре два года

Это когда люди и бизнес могут с ним коммуницировать без преград. Получать услуги в несколько кликов в приложении. Максимально сократить время на взаимодействие с чиновниками. Заниматься тем, что действительно важно. Когда вы вызываете такси или бронируете жилье на путешествие, вы не стоите в очереди с кипой справок и разрешений?

2 сентября Минцифре исполнилось два года. Это почти экватор нашей работы, поэтому подводим первые итоги. О наших проектах и сервисах можно долго рассказывать, но хочу сделать акцент на том, как удалось построить организационную структуру и собрать такую ​​команду, с которой можно так быстро достигать масштабных целей.

Это именно тот уникальный опыт, который может быть полезен не только в госсекторе, но и в бизнесе. Неважно, вы владелец маленького кафе возле дома или СЕО компании на тысячи сотрудников. Четкая структура, образ, систематическая работа и мотивированная команда – главное в достижении целей.

Два шага вперед, ни одного назад

Для создания министерства нужно было сделать два важных шага. Первый – провести исследования, разобраться, что было сделано, а что нет. Второй шаг – по результатам сформировать четкое видение, которое поможет достичь цели.

За несколько месяцев до моего назначения министром цифровой трансформации я начал разбираться, как работает электронное правительство. Составил список всех людей, с кем можно было бы пообщаться на эту тему.

Я проводил по 10–15 встреч в день, структурировал все полученные знания и сформировал видение цифрового государства, чтобы создать самое удобное государство в мире.

Это видение мы разложили на четыре цели: 100% госуслуг онлайн, 95% населения имеют доступ к оптическому интернету, 6 млн человек научить цифровой грамотности, доля ВВП от IT-сектора составляет 10%. Для достижения каждой из этих целей я пригласил профессионалов в своих областях.

Занимаясь бизнесом, я читал очень много книг по менеджменту. Это помогло мне построить классную организационную структуру по всем направлениям, чтобы достичь этих целей.

Мы создали Минцифру, комитет в Верховной Раде. Разветвлять нашу деятельность нам помогают CDTO (Chief Digital Transformation Officer. – Прим. ред.) – люди, которые занимаются продвижением цифровизации в министерствах и регионах.

Я увидел эту идею, когда изучал цифровую трансформацию других стран, и решил воплотить ее здесь на практике. CDTO помогают масштабировать наши идеи на всю страну и ускорять внедрение изменений. Считаю, что CDTO – это должность будущего, ведь именно они позволяют менять города и села, трансформировать регионы. Уже сейчас мы видим первые результаты их работы.

Внутри министерства у нас также есть четкая организационная структура, четко распределены обязанности и роли. Эффективный и регулярный менеджмент и правильно организованные процессы запрограммированы на эффективные результаты с самого начала.

У нас есть дашборд, который отражает текущий статус каждого проекта. Это позволяет контролировать, на каком этапе находятся проекты, замечать проблемы еще до того, как они появляются, и исправлять их.

Михаил Федоров

С чем пришлось столкнуться

Первым вызовом для команды Минцифры стало скептическое отношение к нашей деятельности. Мы видели, что чиновники не доверяют цифровизации, а люди не всегда понимают, что происходит. В этой ситуации мы могли сделать только одно – действовать.

В конце сентября 2019 года мы представили «Дію». Создали понятный tone of voice, стиль, дизайн. Объяснили, что мы хотим построить и как будем это делать. Нам тогда было меньше месяца, но мы смогли убедить людей.

После двух лет работы на нашей стороне много людей и мы чувствуем поддержку. Это дает нам энергию реализовывать невероятные проекты. Портал и приложение «Дія», первые в мире официальные цифровые паспорта, автоматическая регистрация ФОП, COVID-сертификаты, которые признали в ЕС, проект «Дія Сity», который станет прорывом в экономике страны.

Также сложностью стала работа с госсредствами. Вначале у нас был минимальный бюджет, которого хватало только на поддержание жизнедеятельности. Поэтому все наши первые проекты мы создавали без государственных средств.

Мы проанализировали всех доноров, которые помогали министерствам до нас. В этом очень помог Алексей Выскуб, мой первый заместитель. Человек, по моему мнению, который лучше всего в стране знает, как запускать электронные сервисы. У него крутые менеджерские навыки и опыт сотрудничества с донорами. Он помог привлечь их к нашим инициативам. Конечно, если бы существовала модель запуска проектов за госсредства, то мы бы двигались раз в 100 быстрее.

Человекократия

Мы говорим о цифровизации, но главное – ее должен кто-то внедрять. Мой главный жизненный принцип: «Находить людей, которые сильнее тебя в каждом из направлений, в которых ты хочешь развиваться». Это принцип, по которому я строил бизнес и сейчас строю Минцифру.

Я находил работников из различных источников. За некоторыми следил в соцсетях, а других приводила наша сильная HR-команда. Кто-то попал в Минцифру по рекомендации. Все собиралось по крупицам. В Украине много крутых профессионалов – коммуникационщиков, программистов, райтеров, дизайнеров.

Людей в команду искали под наши цели, а не просто для того, чтобы заполнить какие-то вакансии. Например, я сразу понял, что не смогу тратить много времени на бюрократические нюансы, связанные с созданием министерства. Поэтому мы нашли сильного госсекретаря, который взял эти процессы на себя. Он за короткий промежуток времени зарегистрировал Минцифру и решил все задачи.

Мы ищем в людях проактивность, желание делать больше, чем от них ожидают. Умение коммуницировать с людьми. Честность. И, конечно, профессионализм в своем деле. Это то, что отличает сотрудника Минцифры от сотрудника другого министерства или предприятия. Мне иногда кажется, что у нас люди похожи по всем параметрам, даже внешне.

Наши ценности

Меня довольно часто спрашивают, изменился ли я за два года работы на госслужбе. Я стал более системным. Как и раньше, читаю, смотрю онлайн-курсы, обращаюсь за консультациями. Однако точно приучил себя учиться еще больше, чем до этого.

Недавно я впервые структурировал наши ценности. Хочу, чтобы они проявлялись в действиях каждого члена нашей команды. Ценности расставлены не по приоритетности. Они все одинаково важны.

• Верность миссии. С сомнениями трудно построить не только удобное государство, но и вообще что-либо. Люди должны верить в то, что делают.
• Ежедневный рост. Желание стать номером один в своем направлении, на своей позиции. Каждый день делать больше, чем от тебя ожидают.
• Возможности и равенство. Высокоскоростной интернет в маленьком селе, качественное онлайн-образование, услуги без коррупции в несколько кликов. Это все о равных возможностях для людей.
• Условия для роста внутри команды – давать простор для действий и задачи на голову выше, мотивировать развиваться.
• Честность. Важно быть честным по отношению к окружающим, работе, семье. Но главное – честным по отношению к себе.
• Простота. Это не только о госуслугах в несколько кликов, но и о коммуникации с людьми. Чем проще и понятнее ты доносишь идею, тем больше в нее поверят.
• Проактивность в каждом действии. От создания проaктивных услуг, которые прогнозируют ваши потребности, до активной позиции по решению проблем и поиску идей.
• Безопасность и конфиденциальность. Все, что мы делаем, должно оберегать персональные данные, быть устойчивым и прогнозируемым.

Какой Минцифра будет в 2025 году

Мы выполним основные четыре цели и сможем заняться цифровой экономикой. Или наши последователи смогут сделать так, чтобы цифровая экономика занимала большую долю ВВП, чем все другие направления.

Чтобы к 2025 году нас знали как страну, которая сделала большой прорыв в цифровой трансформации. Чтобы украинцы пользовались и гордились этим. Занимались тем, чем хотят заниматься, и навсегда забыли о бытовой коррупции, очереди, бюрократии и сложности коммуникации с государством.