Мы общались с сотрудниками через корпоративную газету, а теперь запустили цифрового помощника. И сделали это бесплатно

До 2020 года функции внутренних коммуникаций в компании не существовало. Чтобы информировать сотрудников, по ситуации использовали отраслевую газету (по подписке), доски объявлений. И, конечно, стандартный для госкомпаний канцелярский канал – официальные бумажные письма.

Не так давно «Укрзализныця» начала трансформацию бизнеса со сменой оргструктуры и оптимизацией персонала. Для этих изменений нужно оперативно общаться с людьми. Нам нужно объяснять, убеждать, вовлекать, противостоять фейкам и информатакам. И все это в условиях карантинных ограничений пандемии COVID-19.

Быстро, качественно, бесплатно

Какие были задачи: 

• снизить тревожность сотрудников во время трансформации бизнеса;
• сделать коммуникацию с сотрудниками молниеносной;
• получать от сотрудников обратную связь;
• иметь возможность оценивать эффективность коммуникации;
• получить инструмент для социологических исследований, который поможет проводить замеры, фиксировать изменения в настроениях целевой аудитории и выявлять факторы влияния;
• и сделать все это бесплатно для компании. 

Отраслевая газета не повышала лояльность и вовлеченность сотрудников. При этом были затраты на производство и логистику, а издание с новостями про компанию было для сотрудников… платным.

Мы выяснили, что более 80% железнодорожников пользуются смартфонами, мобильным интернетом и мессенджерами. Чаще всего, чтобы получить информацию, наши люди используют Viber.

Соответственно, управляемым каналом с максимальным проникновением в целевую должен стать диджитал-канал – бесплатный для людей, оперативный, интересный и полезный.

Каналы в мессенджерах и группы в соцсетях? Хорошо. Но недостаточно.

Нам нужно не только транслировать информацию. Важно взаимодействовать с сотрудниками: отвечать на вопросы, адресованные электронному ассистенту, проводить опросы и исследования с глубокой аналитикой. А в перспективе предложить сотрудникам внутренние сервисы.

И мы стали искать команду, которая разработает под наши потребности электронного помощника железнодорожника.

Партнерство ради реформ

Мы проанализировали рынок. Ближе всего к нам было то, что реализовано в студии Савика Шустера: по функционалу оперативных исследований и замеров реакций аудитории. Так мы познакомились с компанией Handy.ai – разработчиком интеллектуальных IT-решений для взаимодействия компаний и сотрудников. 

Они работали с нами бесплатно. 2020 год мы завершили с колоссальными убытками – почти 12 млрд грн. Денег у нас нет. Но в современном мире финансы – далеко не единственный ресурс. Важны и общие ценности. С командой Handy.ai у нас общие профессиональные амбиции и стремление принести инновации в госсектор.

Так у «Укрзализныци» появился чат-бот «Букса. Помощник железнодорожника». Это виртуальный сотрудник в железнодорожной форме, который помогает железнодорожникам разбираться в сложных процессах реформ.  

Тест на железнодорожника

Почему «Букса»? Тут все просто. Вы могли наблюдать на вокзале картину: поезд вот-вот отправится, а вокруг состава ходит специалист в сигнальном жилете и простукивает колеса вагонов. Он простукивает именно буксу – стальную коробку, соединяющую колесную пару с рамой вагона. Благодаря буксе многотонные составы могут сдвинуться с места. Этот элемент очень важен при наборе скорости и торможении состава.

Опытные трудяги так тестируют новичков на железной дороге: «Знаешь, что такое букса? Нет? Тогда ты еще не настоящий железнодорожник!» 😊. 

Чтобы сотрудники хотели оставаться в подписчиках, «Букса» должен быть полезным и интересным. Сегодня кроме корпоративных новостей «Букса» составляет «железнодорожные» гороскопы, отвечает на вопросы о реформах, предоставляет скидки на услуги и товары популярных заведений, консультирует на отвлеченные, но нужные темы устами врачей, психологов и юристов.

А что в итоге, или Считаем конверсию

В первые месяцы работы подписчиками «Буксы» стали более 35 тысяч сотрудников «Укрзализныци». В опросах принимает участие каждый пятый, а каждый десятый переходит по ссылкам в постах «Буксы» для чтения полных текстов на портале для сотрудников.

Сооснователь Handy.ai Владимир Демяненко записал подкаст об этом, там можно послушать больше.