На печать документов уходило 400–500 тыс. грн/мес. Как мы полностью отказались от бумаги и перешли на цифру

Внедрение системы электронного документооборота (ЭДО) было для нас определенным вызовом, и в самом начале мало кто верил в то, что это возможно. Но мы понимали, что перевод документов в «цифру» неизбежен.

В первую очередь IT-департаменту нужно было оценить существующую инфраструктуру и, в принципе, возможность эффективного внедрения. На данный момент у нас с электронными документами работает около 1 тыс. человек. У них есть цифровые подписи, так что на начальном этапе нам необходимо было трезво оценить возможность технической поддержки такой системы.

Как мы оценивали возможность и готовились

Если рассматривать процесс внедрения с точки зрения IT-департамента, то основные этапы были следующими:

1. Построить IT-архитектуру решения. С учетом будущей поддержки и разработки (доработки) решения, с учетом удаленной работы пользователей в системе и в мобильном приложении, включая использование КЭП (квалифицированных электронных подписей) сотрудниками предприятия.
2. Грамотно написать техническое задание. 
3. Построить стрессоустойчивую и компетентную техподдержку, которая бы справилась со своей задачей при таком количестве сотрудников.
4. Наладить коммуникацию с вендором (продавец, производитель. – Прим. ред.) во время и после внедрения решения.
5. Получить/продлить КЭП для всех пользователей системы.
6. Интегрировать с другими учетными и управленческими системами предприятия.

Как мы выбирали систему ЭДО

С точки зрения IT один из основных факторов при выборе системы ЭДО – количество будущих пользователей. Есть хорошие системы, которые подойдут компаниям с сотней сотрудников, но для компаний с 1 тыс. сотрудников их будет недостаточно. 

Второй фактор, который стоит учесть, – возможности вашего IT-департамента: серверов, софта, персонала.

Третий фактор – техподдержка, которая автоматически ложится на ваш ресурс, на людей из IT-департамента. 

Решений ЭДО много, и я не могу рекомендовать конкретную систему, так как универсального ответа нет. У нас уже была система внутреннего документооборота Megapolis Doc.Net. Ее создали на платформе разработки с открытым исходным кодом UnityBase, и на этой же платформе разработана система внешнего ЭДО Deals. 

Интегрировать можно что угодно, но с открытым исходным кодом меньшая зависимость  от вендора и больше возможностей самостоятельно развивать и поддерживать систему. К тому же интегрировать проще, если разные продукты сделаны на единой платформе разработки. 

Еще на основе Deals разработана система ЭДО Star.Docs от «Киевстара». Мы пообщались с представителями их IT-департамента, поговорили о том, как у них происходит общение с вендором, как работает сама система, как она развивается. Решили внедрять. 

Взаимодействие систем

Сейчас у нас действует несколько систем автоматизации и учета. Решение для автоматизации бухгалтерского учета ERP от SAP, система внутреннего электронного документооборота Megapolis Doc.Net и система документооборота с контрагентами Deals. Все системы связаны друг с другом.

Общая платформа разработки сильно облегчает интеграцию и жизнь IT-департамента предприятия. С открытым исходным кодом мы можем сами дорабатывать системы. Например, мы самостоятельно написали расширение (фронт) для UnityBase на .NET + JavaScript для подготовки и формирования неструктурированного юридического контента.

Мы решили оставить как можно меньше систем, по крайней мере для конечного пользователя. Мы интегрировали Doc.Net и Deals так, что сотрудники могут работать  с внешними и внутренними документами в привычном им интерфейсе Doc.Net. Фактически сейчас в компании действуют две системы ЭДО – внутреннего и внешнего. Но после их интеграции получился один цельный продукт, в котором внешний документооборот стал надстройкой над внутренним документооборотом. 

Результат внедрения

Каждый руководитель измеряет эффективность в деньгах. До начала внедрения расходы на одну только печать в компании составляли от 400 до 500 тыс. грн в месяц. После внедрения счет уменьшился в три раза. 

Плюс значительно сократились расходы на отправку документов. Время, которые экономят сотрудники, работая с электронными документами, тоже можно оценить в деньгах. 

Плюсов от перехода очень много, минус, пожалуй, только один – сотрудники стали заложниками своих гаджетов, особенно после того, как мы внедрили и мобильную версию системы ЭДО. Я стал заложником системы, которую сам внедрил. Сейчас никто – ни я, ни мои коллеги – не могут сказать, что они что-то не подписали, потому что были, например, в командировке.

Еще момент, что без мобильного приложения вообще никуда, оно помогает работать еще эффективнее и быстрее. У нас оно уже работает, но мы постоянно его улучшаем. 

Дополнительное преимущество

Раньше мы считали, что доступ к системе должен быть у всех сотрудников, у кого есть ПК, а это 2 тыс. человек. Но потом поняли, что это необязательно и сократили количество пользователей в два раза. 

Дело в том, что система ЭДО еще и меняет и оптимизирует процессы на предприятии и сокращает лишние действия. Раньше на бумажный документ нужно было наносить по два десятка подписей, сейчас это не нужно.

Советы по внедрению

Не могу утверждать, что у нас все прошло гладко. Были ошибки, срывали сроки. Но вот четыре главных вывода, которые я сделал для себя после всех этих многочисленных внедрений:

1. Хорошее техническое задание – это продукт, составленный при участии трех сторон: IT-департамента вашего предприятия, проджект-менеджеров со стороны вендора и конечных пользователей – тех, кто будет непосредственно работать в системе. ТЗ – это плод коллективных усилий. IT не сможет написать его в одиночку. А если и напишет, то это будет плохое ТЗ.
2. Четко следуйте плану. В процессе внедрения у вас будут появляться новые блестящие идеи, возникнет желание что-то доработать, оптимизировать, улучшить. Не делайте этого. Иначе процесс внедрения будет продолжаться бесконечно и сроки будут сорваны. Вы всегда сможете что-то улучшить позже.
3. Если вы проводите два внедрения разных продуктов одновременно, скоординируйте действия команд. Иначе вы получите системы, которые будут дублировать функции друг друга, или процессы в них будут настроены нелогично.
4. Подружитесь с вендором и его проджект-менеджером. От четкого, профессионального, оперативного и эффективного взаимодействия с ними зависит 99% успеха внедрения.

Полный отказ от бумаги

Перевести 100% документов в электронный формат сейчас еще невозможно. Существуют документы, которые по закону необходимо хранить на бумаге десятки лет. Но если брать документооборот предприятия в целом, то таких документов не более 5%. Естественно, этот вопрос нужно решать на законодательном уровне, но даже сейчас это не может быть препятствием на пути внедрения ЭДО.

Успех внедрения системы электронного документооборота на 50% зависит от готовности IT-инфраструктуры. Еще 50% успеха – от вовлеченности в проект топ-менеджмента компании. Играет роль не только оборудование, но и человеческий фактор. Если компания зрелая с точки зрения IT, такие решения внедряются достаточно быстро и эффективно. В противном случае внедрить систему в крупной компании практически невозможно.