Не хотела говорить команде, что беременна: что я делала, чтобы компания продолжала эффективно работать

Это история о том, как мне удалось управлять компанией из другой страны, будучи беременной, в условиях карантина и не вызывать подозрения у команды и клиентов (которые тоже работали удаленно). 

В 2014 году мы с Валерией Ионан создали Quadrate 28 — маркетинг-агентство для МСБ. За это время реализовали более 400 проектов, пережили шесть трансформаций, создавали и закрывали бизнес-направления, открыли представительство в ОАЭ.

В нашем партнерстве в течение пяти лет Лера была водителем, а я — штурманом. Год назад Валерия стала заместителем министра цифровой трансформации Украины, и руль управления Quadrate 28 перешел в мои руки. 

Жизнь на две страны и пандемия

Второй год я живу на две страны — Украину и ОАЭ. C октября по май провожу в Дубае, прилетая в Киев раз в месяц на 5–7 дней. Этого времени хватает, чтобы зарядить команду, провести встречи с клиентами и партнерами.

Новую роль директора я успешно освоила в формате «офлайн + онлайн». А в офисе всегда могли поддержать любимые партнеры наших бизнес-юнитов по Sales и Digital, Вика Задорожная и Максим Рассамакин, которые помогали в работе с командой во время моего отсутствия. 

Но в 2020 году все изменилось — я узнала, что беременна. Мы с мужем планировали ребенка, и это не было для меня неожиданностью.

Следующий визит в Киев был запланирован на март, до этого времени команде я решила не говорить — хотела, чтобы меня воспринимали как обычного руководителя и не оберегали от стрессовых новостей.

Я чувствовала себя хорошо и работала интенсивно — мы подписали новые контракты, готовились к конференции Disrupt HR VI, планировали предстоящий мартовский визит в Киев. Игра «Обычный руководитель» началась успешно, все шло как надо.

Но у мироздания были другие планы, у него стартовала своя игра под названием COVID-19: ОАЭ закрылись на выезд, Украина — на въезд, приезд отменился.

Команда ушла на карантин, и мы продолжили работу в формате исключительно онлайн. Тогда я еще не знала, что формат работы «директор онлайн + команда в офисе» очень сильно отличается от формата «директор онлайн + вся команда онлайн».

Трудности управления

С одной стороны, поддерживать командный дух в ситуации, когда команда лишилась общего пространства, оказалось сложно. В первый месяц оказалось, что сотрудники теряют слаженность взаимодействия, рабочий ритм, мотивацию.

Все, что я адаптировала и строила полгода, будто ускользало из рук. Я не понимала, как вернуть былой запал и удержать темп работы, как вообще все это сделать полностью онлайн, ведь наш бизнес строится на коммуникации. 

С другой — на меня начали накатывать новые, хоть и логичные в такой ситуации вопросы и личные страхи. Как пережить карантин без сокращений? А если сокращать, то кого? Как оптимизировать затраты? Как работать больше, когда у меня будет все меньше сил и нервничать нельзя? А вдруг я не смогу работать — как компания справится без меня?

Все это круглосуточно крутилось в моей голове, истощая нервную систему и лишая ресурса. На эту грусть я отвела себе неделю.

Так как я директор, от меня зависит судьба бизнеса, я его направляю и веду. Именно я должна вдохновлять, поддерживать, быть примером бодрости и оптимизма. Поэтому мне требовались стратегия и план действий.

Моя стратегия была простой — пахать на максимум столько, сколько это будет возможно. Для этого нужно было разобраться в двух вопросах: личного ресурса и организации команды.

Надежда Двойнос

Личный ресурс

Я из тех людей, которые считают, что вдохновение надо не искать, а работать над ним. Подготовка компании к новому этапу началась с восстановления морального и физического духа директора: 

• Ежедневные домашние тренировки (занималась йогой и по программе Трейси Андерсон, которая специально разработана для беременных). Да, нельзя назвать тренировки сильно интенсивными, но я занималась каждое утро по будням.
• Очень важный элемент — медитации. Они позволяют расслабить ум и сосредоточиться, я снова ввела их в ежедневную систему. Особенно хорошо работают медитации в душе — вода отлично помогает избавиться от напряжения рабочего дня. 
• Организовала дома комфортное рабочее пространство, которое меня максимально вдохновляет.

Все это позволило вернуться в ресурс — я снова была способна управлять и организовывать. 

Команда

• Мы стали проводить больше онлайн-встреч для синхронизации: по текущим проектам и просто для общения (по пятницам делали посиделки за кофе в Zoom, где все желающие завтракали и болтали на разные темы).
• Также я увеличила количество моих встреч тет-а-тет с сотрудниками.
• Путем голосования мы внедрили новую систему постановки и контроля задач — Worksection (до этого использовали Basecamp). Она позволяет отслеживать время, использованное на ту или иную задачу. Также фиксация часов позволила более детально проработать вопрос себестоимости проектов.
• Обновили форматы проведения встреч с клиентами и отчетности. Теперь мы записываем отчетные и стратегические встречи на видео (предварительно согласовав со всеми участниками), что позволяет избежать недоразумений в проектах.
• Добавили интерактивы в еженедельные планерки, где ребята могли выиграть книги (проводили конкурсы на знание деталей клиентских проектов — в этом очень помогла функция чата в Zoom), а однажды мы провели спортинтенсив (онлайн-тренировку с Аней Цукур) — и мне пришлось потрудиться, чтобы скрыть уже большой живот в этом коллективном Zoom.

Мы сделали все, чтобы при работе из дома сохранить ее эффективность и создать ощущение команды. О моей беременности по-прежнему никто не знал. 

А времени оставалось все меньше

Каждый день я думала, что вот-вот скажу команде о своем положении, но меня что-то сдерживало. Онлайн усложнил коммуникацию — приходилось клешнями вытаскивать из сотрудников эмоции, которые скрывались за стандартным «все хорошо». Работать с мотивацией сложнее, не чувствуя настроения собеседника. 

Я понимала, что информация о моей беременности только усугубит ситуацию. В попытках сберечь мои «хрупкие» нервы и лишний раз не побеспокоить, ребята будут утаивать оплошности, которые являются частью нормального рабочего процесса и периодически случаются, и все это приведет к еще более существенным проблемам. 

А так как директор в онлайне проводит все встречи в Zoom и может спокойно прятать активно растущий живот, я решила никому ничего не говорить до последнего, параллельно готовя не подозревающих подвоха ключевых сотрудников к моему отсутствию. Игра «Обычный руководитель» перешла на следующий, более сложный уровень. 

Я составила план:

• Систематизировала все зоны ответственности, контакты, проекты. 
• Включила в текущие задачи операционного и финансового директора, операционного менеджера, руководителя отдела стратегии, PR, SMM. 
• Полностью делегировала задачи, без моего финального ОК. 

Еще одно преимущество быть директором онлайн — можно проводить в 2–3 раза больше встреч, чем офлайн, поэтому у нас все получилось. Между тем была середина лета, до родов оставалось около месяца. О моей беременности все еще никто не знал.

Время икс

В июле мы взяли в работу несколько крупных проектов, нагрузка резко возросла, и я поняла, что момент чистосердечного признания настал. Провела  встречи тет-а-тет с ключевой командой в Zoom и все рассказала. Ребята были шокированы, но приняли предстоящие изменения с радостью.

Финальным испытанием, где я проверила и подтвердила результаты своей партизанской работы, стал проект с крупной сетью кинотеатров.

Наша команда за две недели подготовила открытие нового кинотеатра со всей сопутствующей коммуникацией, и моя интуиция говорила, что запускать его они будут уже самостоятельно.

Так и вышло — ивент был запланирован на 19 августа, а 18 августа, в 8:00, мы уехали в роддом, и моя история в роли беременного директора под прикрытием счастливо разрешилась. Я, конечно, даже ответила на пару сообщений в рабочих чатах в этот день, но это не главное.

Выводы

Мой личный опыт работы директором во время беременности максимально продуктивный и приятный. Мне даже кажется, что с малышкой мы легче справились со всем, что принес 2020 год.

Благодаря желанию уберечь ребенка от своих же стрессов я стала более сдержанной и эмоционально стабильной, что помогло мне принять много правильных тактических и стратегических решений.

Я знала, что последний триместр беременности самый сложный для работы, но в моем случае получилось наоборот — чувствовала небольшую слабость в первые два месяца, а с третьего работала с полной загрузкой.

У меня не было припадков рассеянности и эмоциональных цунами, я не уставала, работая по 11–12 часов в сутки. Не все мифы о работе во время беременности нашли отражение в моей реальности. 

Теперь у меня новый вызов — управление компанией с малышкой на руках, и я уверена, мы и это великолепно организуем.