«Отправить письмо без темы – как прийти на свидание в грязных трусах»: 7 правил адекватной переписки

Мне приходит огромное количество сообщений, предложений, просьб и так далее. Думаю, если с каждым письмом полноценно работать, то ни на что другое времени не останется вообще. Я не шучу.

Как я с этим работаю?

Изначально просматриваю все письма и выделяю те из них, которые самые срочные и важные. Они получают внимание сразу, а остальные в порядке очереди.

Поэтому обычно накапливаю пару сотен писем и потом за один-два дня на все отвечаю. Получается так, что на многие уже и не нужно отвечать.

Но я всегда стараюсь ответить всем. Знаю, как приятно получить ответ и как сложно набраться смелости написать.

Несколько советов по письмам

Хотел бы дать пару советов тем, кто пишет:

1. Всегда используйте тему письма. Всегда. Отправить письмо без темы – это как прийти на свидание в грязных трусах: после этого шансов получить «да» существенно меньше.
2. Пишите коротко и только основное. Бывают суперинтересные письма, но на них нужно найти 15–20 минут, чтобы прочесть и вникнуть, а потом еще и ответить. Поэтому они уходят в список «прочту потом».
3. Не задавайте те вопросы, ответы на которые можно найти в Google. Это демонстрирует вас не с самой выгодной стороны и отправляет в категории «не знает, как пользоваться поисковиком», «не, с таким дела вести не хочу», «воришка времени», «в поисках внимания». Мне чаще всего пишут в Instagram (70%), Messenger (15%) и на почту (15%). Instagram вообще шедевральный: вопросы от «Где сейчас пойти поесть в аэропорту Амстердама?» до «Как распечатать свой авиабилет?» (люди за день до вылета едут в аэропорт печатать билеты). Но я бы не хотел особо обижать людей. Я для них друг и всегда отвечаю, даже когда вопросы совсем банальные. Часто использую сервис lmgtfy.com чтобы показать, что все можно найти в Google.
4. Проверяйте орфографию, грамматические ошибки и ваш Т9. Хотя я, конечно, рад узнать, что у вас коллега Бля, а не Юля, и вы на самом деле писали «еду», а не через «б».
5. Напишите письмо, но отправьте его не вечером или ночью, а утром. Почти везде можно отложить отправку сообщения на попозже.
6. Ваши «скопировать-вставить» хорошо заметны. Разнообразьте свои шаблоны и не смешивайте разные шрифты. Это видно. Шаблонные письма приходят чаще всего от неопытных менеджеров по продажам: они неумело меняют имя и несколько слов, при этом видно, что другое форматирование текста и шрифты. Также этим грешат те, кто ищет работу – напишут одно душевное письмо и шлют всем работодателям.
7. Обращение без приветствия и имени чаще настораживает, особенно, когда вы пишете мне на личную почту. Как-то получил письмо от менеджера нового коворкинг-пространства в Киеве, название писать не буду, но вы, скорее всего, хорошее знаете и собственника и пространство. Знаете как написали? «Здравствуйте, tripmydream». И это на мою личную почту.
8. Всегда при написании письма четко ответьте на вопрос «Чего я хочу?» и напишите об этом. Во-первых, это изначально даст вам понимание, чего вы хотите и хотите ли вообще. Во-вторых, вы сможете это легче осуществить, если будете визуализировать. В-третьих, вы упростите жизнь тому, кто читает. Я не хочу сидеть и думать, что мы можем вместе сделать, как быть с вашими знаниями работы принтера и ксерокса, любовью к путешествиям и так далее. Я хочу сразу понять, что от меня нужно: встретиться, открыть презентацию, ответить на письмо, скинуть цифры и тому подобное.