Программный РРО: сколько стоит, как выбрать и зарегистрировать. Ответы на основные вопросы

17 декабря украинские нардепы провалили отсрочку обязательного ввода кассовых аппаратов для ФОП. Предприниматели надеялись, что сроки обязательной фискализации перенесут с 1 января 2022 года на год. Но чуда так и не случилось.

Это было последнее пленарное заседание парламента в 2021 году. И это значит, что уже с 1 января 2022 частным предпринимателям придется фискализировать данные: не просто пробивать чеки для себя и гостей, но и отправлять их в налоговую.

Расскажу о том, кто подпадает под масштабную фискализацию, что такое программное РРОрегистратор расчетных операций, в чем его основное отличие от классических кассовых аппаратов и как выбрать подходящий вам регистратор.

Кто должен фискализировать продажи с 1 января 2022 года

С 1 января 2022 года все ФОП второй – четвертой групп, которые проводят расчетно-кассовые операции, должны установить регистраторы расчетных операций или программные регистраторы расчетных операций (ПРРО). 

«Расчетная операция – это прием от покупателя наличных средств, платежных карт, платежных чеков, жетонов и тому подобного по месту реализации товаров (услуг), выдача наличных средств покупателем за товар, который вернули (неоказанную услугу)». (ст. 2 Закона 265 о РРО).

Если у предпринимателя нет расчетных операций, то ему не надо применять РРО. Сюда попадает большинство ФОП-фрилансеров, которые получают денежный перевод на расчетный счет (безналичный расчет). Плательщикам единого налога первой группы также не нужно устанавливать кассовый аппарат.

Аппаратные vs программные

Сейчас на рынке работают два типа регистраторов: аппаратные, «железные», регистраторы расчетных операций и их программные аналоги (ПРРО).

РРО делятся на:

• кассовые аппараты (старый вариант, где много кнопочек, могут работать сами по себе);
• фискальные регистраторы (мало кнопочек, внешне похожи на принтеры, работают от компьютера или планшета).

ПРРО – это программа для смартфона, планшета или ноутбука, которая дает возможность работать без «железных» фискальных регистраторов.

Сейчас на рынке есть бесплатная версия ПРРО от налоговой (для Android и Windows, продукт для iOS еще не готов) или платная от сторонних разработчиков. 

Платные решения ПРРО можно условно разделить на два типа: 

1. Устройства три в одном: принтер, терминал с программой «пРРосто» или подобным минимальным программным обеспечением. По функционалу они недалеко ушли от кнопочных касс. Цена на такие устройства начинается от 4–5 тыс. грн.
2. ПРРО в связке с системой автоматизации заведений и магазинов. Например, система учета заведений Poster может работать сейчас без лишнего фискального принтера как программный РРО и отправлять все данные сразу в облако. Для примера, цена программного РРО от Poster – 1,2 тыс. грн в год за одну кассу.

Малому и среднему бизнесу проще всего будет работать с программными РРО. 

Те предприниматели, которые не заинтересованы в учете своего бизнеса, а хотят просто соответствовать закону «для галочки», смогут вести продажи в бесплатной «пРРОсто» или устройствах три в одном. 

А тем, кто хочет настроить полноценный учет бизнеса, подойдет ПРРО в связке с системой автоматизации бизнеса. Такие системы помогут контролировать воровство, настраивать акции, мониторить продажи, управлять складом и финансами. 

В чем отличие ПРРО от РРО

Передавать в налоговую контрольно-отчетную информацию могут и программные, и аппаратные регистраторы. Однако у программных есть целый ряд преимуществ:

• Расходы. Классический фискальный аппарат стоит от 6–8 тыс. грн, есть модели, которые стоят от 10 тыс. грн, обслуживание – 200–300 грн в месяц. Для работы ПРРО достаточно купить электронное устройство – к примеру, планшет от 2 тыс. грн, а обслуживание обойдется от 0 до 150 грн в месяц.
• Регистрация. В среднем регистрация ПРРО занимает два дня. В случае с РРО регистрация занимает по факту от пяти до девяти дней. Для регистрации ПРРО оформляется два документа, для регистрации РРО – пять документов, а также в Центре сервисного обслуживания нужно опломбировать устройство.
• Обновления. Если меняется законодательство или реквизиты, РРО нужно перерегистрировать. На это требуется время, поскольку Центр сервисного обслуживания регистрирует РРО в порядке очереди. В случае с ПРРО все изменения вносит разработчик программного обеспечения онлайн.
• Срок службы. Срок службы РРО – семь лет. После его нужно менять, а у ПРРО таких ограничений нет.
• Хранение z-отчетовотчет на кассовом аппарате, который делает кассир в конце своей смены, чтобы инкассировать кассу. «Железный» регистратор позволяет распечатывать z-отчеты, затем их нужно хранить три года, чтобы показать налоговым инспекторам в случае проверки.

С помощью программного РРО можно передавать z-отчеты в налоговую автоматически, а также сохранять их в электронном виде – как в облаке, так и на своем компьютере. Показать их проверяющим тоже можно с экрана – не нужно тратить время на бумажную работу.

• Работа с чеками. При работе с ПРРО есть возможность печатать не только бумажные чеки, но и отправлять электронные по SMS или на email гостя.
• Компактность. Для небольших заведений ПРРО интересно тем, что экономит место: нет необходимости ставить дополнительные фискальные принтеры в кассовую зону.
• Офлайн-работа. В отличие от классических РРО, программные могут работать в офлайн-режиме. Нет необходимости выписывать чеки вручную, как только появится интернет, данные автоматически отправятся в налоговую.

Пока не все разработчики коммерческого ПРРО запустили возможность офлайн-работы из-за сложностей с интеграцией с налоговой. Но часть решений уже предлагают такую возможность. Так, например, в программном РРО от Poster уже можно работать в офлайн-режиме. 

При этом срок работы без интернета у РРО немного больше – до семи суток. У ПРРО эта возможность всего до 36 часов, но не больше чем 168 часов в месяц. 

Какой тип ПРРО выбрать

Налоговая выделяет четыре типа ПРРО:

1. «Стационарный» – регистрируют по адресу конкретного заведения или магазина. 
2. «Передвижной» – регистрируют на автомобиль и может использоваться на всей территории Украины. Подойдет, например, для мобильных кофеен или ресторанов, которые работают только на доставку.
3. «Касса самообслуживания» – не предполагает привлечение кассира (например, платежный терминал). Такие кассы, например, есть в сети McDonald’s.
4. «Интернет-торговля» – используют по конкретному адресу. Если на сайте обозначены реквизиты и покупатель оплачивает по ним товар, тогда можно не использовать кассира.

Разрешается установить не один, а одновременно несколько ПРРО.

Как зарегистрировать ПРРО

Для регистрации ПРРО необходимо сделать пять шагов:

1. Заполнить форму 20-ОПП в личном кабинете налоговой. Если она была заполнена раньше, то нужно актуализировать эти данные. 
2. Установить ПРРО. Для этого можно воспользоваться бесплатным решением от налоговой либо выбрать коммерческое решение.
3. Подать заявление о регистрации ПРРО. Для этого нужно заполнить форму 1-ПРРО.
4. Получить решение Государственной налоговой службы о регистрации ПРРО.
5. Зарегистрировать кассиров.

Детальную инструкцию о том, как зарегистрировать любой ПРРО с примерами заполнения форм, можно посмотреть в Базе знаний Poster.