Четыре ошибки в финансах, которые могут погубить ваш бизнес

Смешать личные средства с деньгами бизнеса, резко раздуть расходы и не делегировать финансы бухгалтеру – это путь к кассовым разрывам и убыткам. 

В колонке для MC.today исполнительный директор компании fuelfinance Алена Мысько выделила четыре самых распространенные ошибки бизнесменов в финансах.

Друзья, мы в редакции mc.today мечтаем публиковать ваши истории. С вами приключилось что-то странное и необычное на работе, в поездке, прямо на улице? Расскажите об этом нам, отправив письмо на news@mc.today.

Даже успешные предприниматели порой допускают простые ошибки в финансовом учете. Это мешает масштабироваться, грамотно устанавливать цену на свои услуги или товары и приводит к убыткам на ровном месте. Предлагаю подробнее разобрать четыре самые распространенные ошибки.

1. Вы открываете бизнес и не фиксируете расходы

Запуск бизнеса и первый этап его развития – один из самых сложных периодов в предпринимательстве. В этот момент вы боретесь за выживание и часто не фиксируете важные данные, в частности расходы. Владельцы вкладывают в дело личные средства, потом забывают об этом и смешивают их с деньгами бизнеса, полностью игнорируя финансовый учет.

Если вы не анализируете денежные потоки, не фиксируете задолженности клиентов и не составляете планы на будущее, то не понимаете, сколько клиентов вам нужно привлечь, чтобы зарабатывать или хотя бы работать в ноль.

В работе мы сталкивались с ситуациями, когда расходы компании отдельно не фиксировались. Это довольно распространенный случай: личные и корпоративные выплаты проводятся при помощи одной карты, в результате чего собственнику кажется, что он не получает никакой прибыли. После анализа ситуации с экспертной стороны выясняется, что бизнес приносит владельцу порядка 40-50 тысяч в месяц, но он этого не ощущает из-за того, что не разделяет расходы бизнеса и личные.

2. Расслабляетесь в период стабильности

В моей практике был случай, когда за 5 лет существования предприятия сотрудники, отвечавшие за ведение бухгалтерии, ни разу не свели финансовые отчеты. Все это время прибыль, денежные потоки, себестоимость и другие важные финансовые показатели оставались неизвестными. Такой подход часто приводит к кассовым разрывам, и вы не можете получить дивиденды. А планировать что-либо наперед в таких условиях и вовсе невозможно.

В период финансовой стабильности вы можете расслабиться и перестать скрупулезно вести финансовый учет, ведь вроде и так все хорошо. Но на данном этапе, наоборот, важно наладить все финансовые процессы и автоматизировать отчетность. Если этого не сделать, то во время роста появится много проблем, и решить их будет очень сложно.

Этап роста наступает каждые 3-5 лет существования компании. Часто предприниматели решают масштабироваться на эмоциональном порыве и без просчетов. При этом они не всегда понимают, во сколько это обойдется. Когда бизнес растет, а финансовый учет остается без контроля, хаос усугубляется.

3. Резко начинаете тратить больше

Доходы растут, и владелец бизнеса нанимает много новых сотрудников на руководящие должности, арендует большой офис и вкладывается в операционную деятельность. Все это происходит стремительно, и расходы резко вырастают.

Эту ошибку многие бизнесмены допускают, когда не анализируют темпы роста. Такой анализ дает четкое понимание, что компания может себе позволить на данном этапе, а с чем лучше повременить. Например, зарплаты сотрудников должны расти не так быстро, как доходы бизнеса.

Доход лучше вкладывать в стратегические направления, которые помогут увеличить прибыль: усовершенствование производства, маркетинг, открытие новых точек продажи.

Приведу пример. Компания занимается пошивом одежды, изначально в команде две швеи, один конструктор и один маркетолог. Спустя какое-то время владелец бизнеса решает расширяться и выходить на международный рынок. Для этого он нанимает новых людей: усиливает команды швей, конструкторов и маркетологов, а также берет в штат пиарщиков.

Маленький офис около цеха, в котором раньше работала команда, не может вместить обновленный коллектив, поэтому принимается решение арендовать более просторное помещение в центре города. Чтобы погасить все новые расходы, пришлось взять кредит, который, несмотря на увеличение заказов, не получается вовремя выплачивать. В итоге каждый месяц растет задолженность как перед банком, так и перед сотрудниками.

4. Единолично ведете все управленческие процессы

Когда открываешь бизнес, кажется, что нужно лично заниматься финансами, чтобы все держать под контролем. Но наступает момент, когда времени и навыков для этого не хватает. В результате вы не видите всей финансовой ситуации, не понимаете, сколько денег в компании и какой оборот. Поэтому принимаете неэффективные решения, которые негативно влияют на бизнес. Или банально забываете заплатить налоги, вовремя погасить кредит или рассчитаться за аренду офиса.

Финансовый учет вместе с ростом бизнеса становится все сложнее. В первый год владелец может все вести самостоятельно и привлекать бухгалтера на аутсорсе.

Со временем клиентов становится больше, доходы увеличиваются, собирается больше данных, которые можно и нужно анализировать. Тут уже можно задуматься о создании определенных типов файлов с отчетностью, считать не только денежный поток, но и и стоимость проектов, прирост, структуру доходов, удельный вес расходов и другие показатели.

Вести отчетность для сферы услуг проще, чем для производственной компании, но все зависит от масштабов и сложности процессов. При росте может наступить момент, когда и этот «простой» бизнес станет тяжело контролировать самостоятельно. Вы перестаете понимать, что именно генерирует прибыль и какие изменения простимулируют рост этого показателя.

Владелец рекламного агентства на протяжении двух лет с момента основания самостоятельно занимается ведением финансов проекта. Бизнес не стоит на месте и продолжает расти, а вместе с ним увеличивается и количество задач.

В итоге он элементарно не успевает вносить все данные в программу, которой все это время пользовался. Делегировать эту функцию также не удается из-за постоянного завала. Большая часть цифр не фиксируется, и владелец принимает решения вслепую, упуская из виду важную аналитику: финансовые показатели, прибыльность, доходность капитала, прогнозирование.