Как эффективно организовать видеоконференцию: 7 функций Zoom, о которых вы не знали

Из-за карантина все встречи и рабочие собрания переместились в онлайн. Если раньше вы нечасто пользовались таким инструментом, как Zoom, обратите внимание на эту статью. Автор колонки о технологиях издания Inc собрал советы, как там удобно организовать видеоконференцию. Бюро переводов «Профпереклад» подготовило для MC.today перевод материала.

1. Пользуйтесь «залом ожидания»

Если у вас много встреч и плотный график, ваши будущие собеседники могут зайти в конференцию слишком рано. Или ваш разговор с другим человеком может затянуться и сместить все ваше расписание.

Для таких случаев в Zoom есть функция Waiting Room (зал ожидания). Участники последующих конференций могут сразу зайти туда и подождать своей очереди поговорить с вами.

Как настроить: зайдите в свой аккаунт на Zoom.com, выберите «Настройки» и прокрутите до «Настройки конференции» (расширенные). Здесь можно включать и выключать «зал ожидания» для всех своих конференций.

2. Создайте залы регулярных конференций

Если вы регулярно встречаетесь с одними и теми же людьми, можно создать в Zoom регулярную конференцию с сохранением настроек и единой ссылки для подключения. Так вам не нужно будет рассылать личные приглашения на конференцию.

Как настроить: войдите в свой Zoom-аккаунт, выберите «Конференции», затем нажмите кнопку «Запланировать новую конференцию». После этого отметьте галочкой «Повторяющаяся конференция».

3. Отслеживайте внимание участников

Когда вы ведете видеоконференцию и демонстрируете свой экран, вы не видите, чем заняты участники. Естественно, некоторые могут одновременно заниматься чем-то другим, отвлекаясь от того, что вы говорите.

Включите функцию «Отслеживание внимания», и она покажет вам, не вывел ли кто-нибудь из участников другое окно поверх окна Zoom.

Как настроить: эта функция также находится в расширенных настройках конференций, но она доступна только для платных аккаунтов.

4. Запросите управление рабочим столом участников

Насколько проще было бы помочь сотруднику с какой-то проблемой в работе, если бы можно было сидеть рядом! Такого, конечно, Zoom не организует, но он позволяет управлять рабочим столом участника конференции.

Коллеге нужно дать вам разрешение на доступ, и вы сможете управлять его курсором с помощью своей мышки и клавиатуры. Это особенно удобно при демонстрациях или для технической поддержки.

Как настроить: во время демонстрации экрана нажмите «Дистанционное управление». Другой пользователь должен будет одобрить ваш запрос.

5. Следите за фоном в кадре

Мы редко вспоминаем, что делается у нас за спиной, пока не подключимся к конференции и не увидим себя на экране. Именно в этот момент многие осознают, что, вероятно, надо было чуть больше поработать над картинкой, которую все увидят. Для таких случаев в Zoom есть «виртуальный фон».

Как настроить: во время звонка на панели нажмите на стрелочку, появится дополнительное меню, где можно «Выбрать виртуальный фон».

6. Записывайте свои совещания

Бесплатная версия Zoom позволяет записывать конференции на компьютер, это удобно для совещаний и особенно демонстраций. Платная версия также позволяет сохранять записи в облаке, а потом делиться ими с коллегами. Для этого нужно отправить им по почте ссылку на запись.

Как настроить: во время видеоконференции нажать кнопку «Запись» на нижней панели.

7. Наведите цифровой марафет

Рабочий процесс слегка наскучил? Или, может, не успели привести себя в порядок перед конференцией? В Zoom можно слегка отретушировать свое изображение.

Как настроить: в приложении зайти в «Настройки», выбрать «Видео» и поставить галочку напротив функции «Подправить мой внешний вид».