Как правильно оформить сотрудника и не схлопотать многотысячный штраф? Объясняет юрист

Юрист консалтинговой компании Olans Group Ольга Маркевич в колонке для MC Today рассказала, как лучше оформить отношения с сотрудниками, сколько налогов придется платить и какие штрафы грозят, если нарушить закон.

Предприниматель на любом этапе, будь то запуск проекта или уже приносящий прибыль бизнес, сталкивается с выбором, как оформить отношения с людьми, которые на него работают.

При этом многие стараются оптимизировать расходы на оплату труда. С одной стороны, нет оформленных сотрудников — нет налогов, с другой — если кто-либо пожалуется в Государственную службу по труду, то придет проверка, а вместе с ней грядут штрафы.

Законопроект «Про внесение изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно усиления защиты прав работников и противодействия применению незадекларированного труда» вызвал резонанс. Ведь он предполагает признание отношений с физическими лицами – предпринимателями трудовыми (если ваша деятельность попадает под определенные критерии), а это значит, что придется платить не 5 %, а по полному налогообложению: 18 % подоходного налога, 1,5 % военного сбора и еще 22 % единого социального взноса. Также предлагают выделить новую (пятую) группу для ФЛП с наращиванием единого налога на 1 % в год в течение 5 лет — до 10 %.

Законопроект пока не принят. Но даже если ему не суждено стать законом, работодателю важно помнить об уже существующих рисках для тех, кто не оформляет отношения с сотрудниками.

Давайте разберемся, кто за кого должен платить налоги, какие суммы и что будет, если уклоняться от уплаты.

Оформлять всех по трудовому договору?

На рынке сложились 4 основные модели организации рабочего процесса:

1. Оформление трудовых отношений.
2. Работа с ФЛП по хозяйственно-правовому договору.
3. Работа с физическими лицами по гражданско-правовому договору.
4. Работа на условиях коворкинга (аренда рабочего места).

У каждой модели есть плюсы и минусы, в том числе разная налоговая нагрузка.

Официальное трудоустройство

Это единственный законный способ организовать наемный труд. Используя труд физических лиц, вы автоматически становитесь работодателем (им может быть как ООО, так и ФЛП). Это обязывает выполнять требования трудового законодательства. В этом случае оформление работника происходит так:

• заключаем трудовой договор;
• оформляем приказ (распоряжение) о приеме на работу;
• уведомляем контролирующий орган — Государственную налоговую инспекцию. Уведомление нужно подать до того, как сотрудник начал работать. Иначе законодательством предусмотрен штраф 4173 грн за каждого сотрудника и админштраф от 510 до 1700 грн.

Из плюсов:

• гарантии для работника (право на заработную плату не ниже гарантированной законом, в том числе доплаты, надбавки и другие поощрительные выплаты; право на отпуск, в том числе и на отпуск в связи с беременностью, родами и по уходу за ребенком; на социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний);
• гарантии для работодателя (легальные работники, безопасность при проверках госорганов, гарантия материальной ответственности работника).

Из минусов:

• налоговая нагрузка выше, чем для варианта с ФЛП и в случае с другими формами сотрудничества;
• исчерпывающий перечень причин для увольнения работника, то есть вы не можете по своему желанию или внезапно уволить работника, поскольку отношения работодателя и работника четко обозначены в Кодексе законов о труде и в законе «Об оплате труда»;
• необходимость соблюдать другие требования трудового законодательства.

Расходы на оплату труда наемных работников

Условия:

• у работодателя 5 наемных работников;
• зарплата наемного работника минимальная (с 1 января 2019 года – 4173 грн) – табл. 1, 10 000 грн – табл. 2.

Табл. 1

*Работодатель ФЛП понесет такие же расходы.

Табл. 2

*Работодатель ФЛП понесет такие же расходы.

Какой штраф придется заплатить за нарушение?

1. 30 минимальных зарплат за каждого работника, это 125 190 грн (если минимальная зарплата 4 173 грн), если выявят такие нарушения: допуск к работе без оформления трудового договора; оформление на неполное рабочее время при фактическом исполнении работы полное рабочее время; выплата зарплаты (вознаграждения) без начисления и уплаты единого взноса.
2. 10 минимальных зарплат за каждого работника (это 41 730 грн): если не соблюдаете минимальные государственные гарантии в оплате труда (например, не платите за работу в ночное время, работу в выходной или праздничный день, сверхурочную работу, и другие нарушения в сфере охраны труда).
3. 3 минимальные зарплаты (то есть 12 519 грн): за задержку выплаты зарплат, других выплат, предусмотренных законодательством о труде, более чем за один месяц, выплаты не в полном объеме.
4. 10 минимальных зарплат за каждого работника (то есть 41 730 грн): за несоблюдение установленных законом гарантий и льгот, предусмотренных законами Украины «О воинской обязанности и военной службе», «Об альтернативной (невоенной) службе», «О мобилизационной подготовке и мобилизации».
5. 1 минимальная зарплата (4 173 грн) за нарушение других требований трудового законодательства, кроме предусмотренных выше.
6. 3 минимальные зарплаты (12 519 грн): за недопуск к проведению проверки того, соблюдается ли законодательство о труде, создание препятствий в его проведении.

Работа с ФЛП

Работа с ФЛП по хозяйственно-правовому договору и работа с физлицами по гражданско-правовому договору — альтернативные варианты оформления отношений между заказчиком и исполнителем. К ним все чаще прибегают работодатели, особенно это касается сферы IT.

Это может быть договор подряда, о предоставлении услуг, о выполнении работ и другие. Заключая такой договор, заказчик получает результат, который должен подтверждаться актами об оказанных услугах или выполненных работах.

Из плюсов:

• заказчик не несет ответственности за исполнителей, как это происходит при классической модели трудового договора (за жизнь и здоровье работника, безопасность его труда);
• не нужно платить налоги из заработной платы.

Из минусов:

• такие договоры имеют риски для заказчика. Например, контролирующие органы могут заподозрить в сокрытии реальных трудовых отношений.

На официальном сайте Государственной службы Украины по вопросам труда можно найти множество случаев разоблачения скрытых трудовых отношений. Размер штрафов впечатляет — он достигает миллионов.

• Угроза также может исходить от физлиц, которые стремятся доказать, что с работодателем заключены именно трудовые отношения, а не гражданско-правовые. Например, ФЛП остался недоволен сотрудничеством с вами. Банальная жалоба в Гоструда (даже анонимная) может стать основанием для проверки.

В интересах заказчика, чтобы такие договоры были составлены профессионалами, которые правильно пропишут пункты, которые различают трудовой и гражданско-правовой договор. Трудовые договоры всегда направлены «на процесс выполнения работы», тогда как в предмете хозяйственно-правового и гражданско-правового договора должна быть зафиксирована нацеленность на результат (например, разработка конкретного программного обеспечения).

Оплата труда по трудовому договору происходит систематически, ФЛП же получает фиксированную разовую сумму (или после каждого этапа предоставления услуг).

В хозяйственно-правовом и гражданско-правовом договорах ни в коем случае не должно быть упоминания о правилах внутреннего трудового распорядка (кто и во сколько должен приходить, во сколько заканчивается рабочий день).

Кроме того, в договорах с ФЛП, как правило, всегда есть временные рамки или этапы выполнения работ.

Это лишь самые существенные положения, по которым можно идентифицировать договоры и отличить один от другого, этот список можно еще продолжать.

Расходы на содержание 5 ФЛП

Условия:

• единый налог (ЕН) 3-я группа;
• не плательщик НДС;
• ежемесячный доход 10 000 грн (к примеру).

*по гражданско-правовому договору такие же налоги, как и по трудовому: 22 % единого социального взноса, 18 % подоходного налога и 1, 5 % военного сбора.

Возможная ответственность

Если отношения заказчика с ФЛП признают фиктивными либо по хозяйственно-правовому или гражданско-правовому договору будет видно, что отношения между сторонами трудовые, налоговая решит применять налогообложение как при фактическом трудоустройстве лица. На все выплаты, которые осуществлялись в пользу ФЛП, налоговая дополнительно начислит налог на доходы физлиц, ЕСВ и военный сбор.

Помимо налоговых проверок неправильно оформленные отношения с ФЛП также повлекут за собой штрафы за нарушение трудового законодательства, аналогичные тем, которые мы рассматривали в предыдущем блоке.

Коворкинг

Итак, мы подошли к четвертой форме организации труда. Представьте себе, что к вам пришла проверка из налоговой, вы должны четко ответить на вопросы инспектора – на каком основании 10, 20, 30 или 100 человек находятся в одном помещении и что они здесь делают. Явно не пиццу пришли поесть. Коворкинг — это пример решения для тех, кого не устроил вариант с официальным трудоустройством или заключение договоров с ФЛП и кто хочет, не переплачивая, иметь профессиональное пространство. Грубо говоря, работодатель выдает себя за псевдоарендодателя.

Коворкинг выступает как форма организации труда индивидуальных самозанятых работников и как рабочее пространство для предприятий.

Такое решение часто используют начинающие предприниматели, небольшие компании, у которых нет финансовых возможностей арендовать офис, а также фрилансеры (программисты, веб-разработчики, дизайнеры и другие специалисты с высокой долей интеллектуальной и творческой работы).

Из плюсов:

• для заказчиков главное здесь — уменьшение налоговой нагрузки на бизнес, так как есть возможность избежать официального оформления работников, уплаты НДФЛ, военного сбора и ЕСВ.

Из минусов:

• проблемы начинаются с отсутствия легального определения понятия «коворкинг» в законодательстве. Главный риск в том, как к такой деятельности отнесутся контролирующие органы.

Как правило, в работе коворкинга выявляют такие нарушения:

• сокрытие трудовых отношений;
• уклонение от уплаты налогов.

Нужно понимать, что минимальные правила для безопасной работы коворкинга – это наличие веб-сайта коворкинга с соответствующей публичной офертой, правила пользования пространством, прайс и тому подобное.

Расходы:

Возможная ответственность:

Организация коворкинга — наиболее рискованный вариант с точки зрения санкций как Гоструда, так и налоговых органов. Как следствие, работодателя, скорее всего, оштрафуют за нарушение трудового законодательства и уклонение от уплаты налогов.

Что лучше выбрать?

Все способы скрыть трудовые отношения и переформатировать их в гражданско-правовые незаконны и могут повлечь за собой серьезную ответственность для работодателя.

Во время проверки или если дело дойдет до суда, доказать свою правоту и законность деятельности удастся только при помощи документов. Нужно иметь все договоры и акты, и они должны быть подписаны. Избежать печальных последствий можно, только если вовремя выбрать оптимальную модель отношений с работниками и их правильно юридически оформить.