Как составить финансовый план, и как им пользоваться. Пошаговая инструкция

В колонке для MC Today бизнес-тренер и финансовый коуч Наталья Шевченко детально объясняет, как составить финансовый план, который сэкономит время, энергию и деньги на воплощение идеи.

Финансовый план – это план действий, обозначенный цифрами. Наши финансовые ожидания от проекта или бизнеса. Как сделать так, чтобы бизнес был более предсказуемым?

Ответ: планировать и сверять планы с действительностью. Это позволит:

• заранее увидеть плюсы и минусы вашей стратегии в цифрах;
• сэкономить ресурсы и не начать заведомо убыточный проект;
• предотвратить кассовые разрывы;
• понять минимальный объем продаж для покрытия расходов;
• подготовить базу для целей и мотивации компании и персонала;
• создать управляемую структуру компании, необходимую для масштабирования.

Поначалу любой предприниматель действует, исходя из своей веры в успех и эмоций, его сопровождающих. Финансовый план – хороший тест на правильность предположений и догадок, он приводит эмоции в соответствие с фактами и рацио.

Давайте разберемся на примере. 

Предположим, вы решили создать студию йоги. Вы этим горите, вокруг много людей, которые вас вдохновляют и которые готовы поддержать идею. Самое время начать считать и собирать информацию о цене, которую будут готовы платить клиенты, о стоимости аренды залов и о многом другом. Об этом по порядку. 

Из чего состоит финансовый план

Самым простым и лаконичным будет план движения денег со следующими блоками:

• деньги плюс; 
• деньги минус; 
• остаток денег. 

Это упрощенная форма прогноза денежного потока. Ее можно дополнять и вносить свои детали, названия доходов и расходов. Есть и другие формы, образующие цифровую 3D-картину бизнеса. Но для старта этой будет вполне достаточно. 

Составьте эту таблицу и разделите по месяцам, как видно на примере.

Деньги плюс

В этом блоке учитывайте все денежные потоки (ДП), которые будут приходить в кошелек вашего бизнеса: 

• поступления от покупателей (операционные ДП);
• кредиты или займы (финансовые ДП);
• внесенные личные деньги (инвестиционные ДП). 

Как спланировать, сколько купят и по какой цене? На этот вопрос никто не даст готовых ответов. Изучите рынок, поищите в интернете, узнайте у коллег, предположите, погадайте – как вам нравится. Что важно – не бойтесь ошибиться, откорректируете позже. Сейчас это только макет, и мы его можем переделать если не понравится.

А что же важно? Понимать продукт и покупателей, представить, как они принимают решение, узнать, по какой цене готовы покупать и сколько предлагает рынок. Планируя размер поступлений от клиентов, найдите среднюю цену на свою услугу или продукт и умножьте ее на количество заказов.

На примере студии йоги прогноз будет выглядеть так:

– вы изучили предложения на рынке или спросили ваших потенциальных клиентов, решили начать с цены 100 грн за один час занятия;

– вы решили, что можете уделить этому занятию три утра в неделю (пн, ср, пт);

– вы смогли предварительно получить согласие пяти потенциальных клиентов.

Это значит, что в первый месяц у вас планируется доход 6750 грн, что равно 100 грн. * 5 человек * 3 раза в неделю * 4,5 недель в месяце в среднем (при условии, что вы будете работать весь месяц). В следующем месяце вы запустите рекламу в соцсетях и сможете привлечь еще пять клиентов. Доход в таком случае будет в два раза больше. 

Через два месяца у вас уже группа 12 человек, и вы не хотите брать больше, клиентам комфортнее в маленькой группе, а вы еще прошли тренинг и повысили свой профессионализм. Тогда вы решаете поднять цену до 150 грн и держать количество 12 человек в группе. Доход будет 24300 грн (= 150 грн * 12 человек * 3 раза в неделю * 4,5 недель в месяце). 

В декабре-январе многие уезжают на праздники, и людей в группе будет меньше. Значит и доходы временно станут меньше. Предположим, что половина группы не будет посещать занятия. Значит и поступление денег снизится вдвое от предыдущего месяца. 

Если сравнить бизнес с путешествием и предположить, что ваш финансовый план – это карта местности, то в начале у вас будет в руках несовершенная карта, набросок. И это нормально. Посмотрите на карты XVI-XVII веков. Уж точно не верх совершенства. Хорошая новость – вы сможете дополнять и улучшать свою карту. 

Первоначальные вложения 

Все деньги, которые вы используете и вкладываете в свой бизнес, – это ваши инвестиции. Идеально, если вы их себе вернете через время и заработаете еще больше. Но в начале в «деньги плюс» будут включаться и ваши внесенные деньги, и займы (если своих денег не хватит). 

Займы и инвестиции – это деньги, которые вы планируете вернуть себе или людям, у которых вы взяли взаймы. Они не принадлежат бизнесу, поэтому их учитывают отдельно. Сразу разделите ваши личные деньги от денег бизнеса, чтобы была ясность.

Например, у вас есть сбережения в размере 5 тыс. грн, который как раз хватает на покупку оборудования. Но вы понимаете, что без раскрутки вам не найти клиентов, а на это необходимы дополнительные средства. Вы заняли у подруги еще 5 тыс. грн, которые отдадите ей в декабре. 

Для запуска студии йоги нужно будет купить минимальное спортивное оборудование (коврики и прочее). Предположим, что это сумма в 5 тыс. грн. И еще необходима сумма в 7 тыс. грн. на маркетинг и PR, чтобы создать лендинговую страницу, научиться вести соцсети и так далее. Это не инвестиция, а куда вы ее потратили.

Поэтому в своей таблице вы пишете отдельно «деньги плюс» – это откуда вы взяли деньги на бизнес, и «деньги минус» – куда вы их потратили. 

Деньги минус

Это все, что вы планируете оплачивать из кошелька своего бизнеса:

• оплаты поставщикам и сотрудникам;
• оплата налогов;
• аренда помещения;
• услуги специалистов;
• проценты по займам.

Условно эти денежные потоки можно разделить на три группы: 

• расходы для обычного ведения бизнеса (операционные ДП);
• расходы на организацию бизнеса (инвестиционные расходы ДП);
• деньги, которые инвесторы забирают из бизнеса, или возврат займов и кредитов (финансовые ДП).

Чтобы спланировать операционные ДП, нужно знать технологию и процессы вашей работы: как создаете продукт или услугу, кто над ней работает, сколько людей необходимо для старта и последующей работы, какие материалы нужны и когда, где работать (дома или нужен офис), как о вас узнает клиент, какие покупки нужны для старта и последующей работы. Это важно, потому что каждая потребность – это эквивалент денежных выплат. 

Найдите, сколько стоят материалы, какая стоимость услуг у подрядчика, какие сотрудники нужны на постоянной основе, за какие деньги люди готовы на вас работать, под какой процент реально найти деньги в долг, сколько стоит аренда. Поиграйте в свой бизнес с кем-то из близких вам людей, поговорите с консультантом или бизнес-коучем, сами пофантазируйте о том, как работает ваш бизнес.

Для студии йоги эта часть имеет упрощенный вид. Потому что расходов не так много. Вначале потратили на оборудование и раскрутку и регулярно платим за аренду помещения, маркетинг и за свой труд как инструктора по йоге. Да, именно. Платим себе зарплату, как будто работаем инструктором где-то в студии и получаем, например, 250 грн за одно занятие. Расчеты по примеру можно увидеть в таблице. 

Что получили в итоге

Итог за месяц – это разница плюс-и-минус денежных потоков. Она может быть и отрицательной, если вы потратили больше, чем получили; и положительной – если наоборот. Если потратили больше, значит был остаток денег с прошлого месяца.

Остаток на дату – это все деньги, которые у вас есть в бизнесе на эту конкретную дату. Можете пересчитать или проверить, сложив остаток предыдущего месяца с суммой «Итог за месяц». На примере из таблицы выше: на 01.11.2019 оставалось 25 грн, в ноябре заработали 6005 грн, и на 01.12.2019 осталось 6030 грн (6030=25+6005). Как видите, все расчеты на уровне обычной арифметики. 

Остаток на дату не должен быть отрицательным. Это значит, что у вас недостаточно денег, чтобы их тратить. Представьте, что на вашей банковской карте нет кредитного лимита. Вы тратите деньги, пока они есть, или вам откажут в платеже по причине недостатка средств. 

Что делать, если в финансовом плане все-таки появляется минус? Проверить, насколько жизнеспособен ваш бизнес в целом, и если ответ «да», то по аналогии с банковской картой: ищите, где получить кредитный лимит (финансирование). Причем найти его нужно раньше, чем наступит день оплаты по обязательствам перед сотрудниками или поставщиками.

Как вариант – искать не только деньги, но и непосредственно то, что вы хотели на них купить, например, материалы. Ведь их получить можно не только за деньги, а в обмен или бесплатно. Когда-то так поступил 12-тилетний Стив Джобс, получив детали от Hewlett-Packard после звонка их руководителю Вильяму Гюлету. 

С цифрами, которые у вас получились, можно рассчитать три наиболее важных финансовых показателя:

• прибыльность бизнеса;
• точка безубыточности;
• срок возврата вложенных денег.

Что дальше?

Если вам понравились цифры в плане и вы готовы воплотить план в жизнь – действуйте. И всегда помните, что план для вас, а не вы для него. Поработали месяц-два, сверили план с реальностью, провели анализ и сравнение, сделали корректировку цифр на будущее – и снова действуете. 

Поначалу вам может казаться, что вы делаете лишнюю работу. Поверьте, это не так.

Во-первых, вы видите всю картину и можете быстро реагировать на ситуацию. Именно тогда, когда еще можно повлиять на результат.

Во-вторых, как только у вас будут появляться новые сотрудники и вы не сможете контролировать все в деталях, вам очень понадобятся ваши наработки и данные. Вам будет достаточно планировать, ставить задачи и контролировать их выполнение с помощью нескольких ключевых показателей. А если захотите углубиться в детали – вы уже знаете, как это сделать.

Если план не нравится, если не достигаете своих целей и желаний – дорабатывайте идею, ищите нестандартные подходы. И помните, что всегда есть альтернативы приложения ваших усилий и ресурсов. Вы уверены, что этот самый лучший и наиболее важный для вас?