Как успеть все и оставить время для себя. Советы гуру тайм-менеджмента Дэвида Аллена в Киеве

Дэвид Аллен – автор бестселлеров по тайм-менеджменту и создатель всемирно известной методики управления временем Getting Things Done (Привести дела в порядок – прим. ред.). Ее суть в том, что успех в делах напрямую зависит от того, насколько детально и эффективно они спланированы.

Дэвид Аллен выступил в Киеве в рамках Global Inspiring Forum, который организовала KA Group. Редакция MC Today пообщалась с ним о том, как правильно планировать дела и сохранять продуктивность в эпоху перенасыщения информацией.

Почему люди не могут привести свои дела в порядок?

Я работал со многими людьми, которые пытались привести свои дела в порядок самостоятельно. Это были люди разных профессий и разного уровня загруженности. Но главная ошибка, которая объединяет их, – они пытаются использовать свою голову как личный офис. Они пытаются удержать в своей голове все действия и задачи, не различая и не классифицируя их.

Список дел, который находится в голове, невозможно систематизировать. Часто из-за непонимания последовательности процессов люди не могут принимать решения, не могут реалистично оценить, сколько времени требуется для выполнения той или иной работы.

Человек, который следует мысленному плану, не учитывает еще десятки сопутствующих дел, которые выполняет на протяжении дня, поэтому к вечеру ему кажется, что он ничего не успел, что-то забыл.

Эту ошибку совершают как ленивые от природы люди, так и весьма энергичные, которых переполняют идеи. Они постоянно держат в своем сознании информацию о том, что им предстоит сделать сегодня или на протяжении недели, и таким образом прибавляют себе еще больше работы.

Из-за отсутствия зафиксированного плана действий люди прокрастинируют, теряют концентрацию. Детальный и прописанный план помогает не тратить каждый раз время на то, чтобы сориентироваться и понять, что же делать дальше.

Как это работает

В моей практике было много успешных примеров того, как эффективное планирование меняло жизнь. Например, я работал с руководителем одной мировой финансовой организации. Он успевал делать все свои рабочие дела, но у него совершенно не было свободного времени, которое он бы хотел проводить с семьей. Он хотел оставаться таким же продуктивным, но иметь больше личного пространства в своем загруженном графике.

Два года ему понадобилось для того, чтобы поменять свои привычки и научиться правильно распределять время. Это средний срок, за который любой человек может овладеть методикой GTD (Getting Things Done), ведь она не только о краткосрочном планировании дня, но и о построении долгосрочных целей.

Есть пять простых шагов, как привести свои ежедневные дела в порядок:

• Соберите все свои планы, задачи, идеи, любые вопросы, которые требуют вашего внимания в одном месте.
• Обдумайте и обработайте каждый пункт. Распишите детально и понятно, что каждый из них означает и чего вы ждете от решения каждого вопроса в итоге.
• Рассортируйте задачи по папкам: что требует решения прямо сейчас, что можно отложить, что делегировать, что относится к личным делам, что к рабочим и так далее.
• Просматривайте регулярно свои списки, актуализируйте их.
• Просто делайте. Решите, что нужно сделать прямо сейчас и действуйте, не обдумывая.

Конечно, чтобы достичь всех своих целей, не достаточно просто прочитать книгу или послушать лекцию. Для этого прежде всего нужно знать, чего вы в конечном итоге хотите, и дисциплинировать себя.

Бывает, люди не понимают, что для них сейчас действительно важно: деньги, карьера, личное развитие или семья. Чтобы добиться успеха в делах, нужно сперва расставить приоритеты, затем строить свои планы вокруг них.

Как оставаться сфокусированным

Многих людей что-то все время отвлекает от работы. Кого-то отвлекают гаджеты, кого-то – мысли.

Как фокусироваться на важных делах? Представьте, что вы зашли на свою собственную кухню и увидели там полный переворот: горы грязной посуды, все разбросано. Глядя на это все, вы понимаете, что вам, может, и не хочется, но так или иначе придется наводить порядок. Вы можете, конечно, взять пиво в холодильнике и выйти, но эта нерешенная задача все равно будет тревожить вас, и вам рано или поздно нужно будет вернуться и убрать.

Система GTD – не о том, как заставить себя что-то сделать. А о том, как правильно спланировать и организовать дела, чтобы завершить их с максимальным результатом за минимальное время.

Не стоит хвататься за все сразу. Внимательно проанализируйте, что конкретно не так на вашей кухне. Затем классифицируйте задачи: грязные тарелки нужно вымыть, мусор вынести, плохую еду отделить от хорошей. Шаг за шагом ваша кухня переходит под ваш контроль.

Есть люди, которые работают в сумасшедшем графике. Например, журналисты. Вы не можете отказаться от гаджетов, общения, информации, которая вас отовсюду отвлекает, и при этом вам приходится заниматься несколькими делами одновременно.

Но в любом случае вы сами выбираете, что для вас важно, а что нет. Нужно иметь детальный план, даже если его приходится ситуативно менять. И нужно концентрироваться только на том, что действительно важно. GTD – это всего лишь инструмент, который может помочь вам упорядочить дела, а пользоваться им или нет – решение каждого.

О личной продуктивности

Многим часто кажется, что раз я разработал всемирно известную систему по тайм-менеджменту, значит, я и сам всегда был таким продуктивным и организованным. На самом деле нет. Я был ленив и, как и многие люди, часто тратил время на малозначимые дела. Не всегда понимал, что для меня важно. Много работал, но не всегда при этом много успевал.

Однажды я понял, что хочу больше времени проводить с семьей, заниматься тем, что я люблю, а свою текущую работу хочу выполнять быстрее и без ущерба для ее качества. Это и подтолкнуло меня к тому, чтобы пересмотреть свой подход к планированию.

Я начал изучать разные методики по тайм-менеджменту и в итоге вывел свою. Моя жизнь действительно стала проще. Со временем я стал меньше уставать, появилось больше идей, возможность воплощать и масштабировать их. В конце концов я стал больше времени проводить с близкими.

Вместе с тем я пересмотрел взгляды на то, что люди привыкли называть проблемой в их жизни. Ни в компании, ни в личных делах не должно быть проблем. Должны быть проекты, над которыми вы работаете и которые требуют ваших решений.

Когда я понял, что система GTD сработала, я начал практиковать ее на своих коллегах, предлагал другим людям консультации. За много лет система усовершенствовалась, но ее основной принцип остается неизменным: голова нужна нам для того, чтобы создавать идеи, а не хранить их.

Ежедневно в моем списке 45-50 дел разных уровней. Они могут быть записаны в программах и календарях. Есть тысячи электронных планировщиков. Но имеет значение не то, чем пользоваться, а как именно. Для ежедневного планирования я по-прежнему использую бумажный ежедневник.