Мы выросли за год с 5 до 25 разработчиков: где их искали, чем мотивировали и как удерживаем

Ива Козловская, управляющий партнер Qubit Labs, в колонке для MC Today рассказывает о комплектации команды для аутстаффинговой компании, поиске клиентов и о том, как найти баланс между требованиями заказчика и комфортом разработчиков.

Как мы выросли за год с 5 до 25 разработчиков

Как-то в 2017 году мы с партнером решили запустить аутсорсинговую компанию. Год потратили на борьбу с мельницами. У нас не было бюджета, чтобы нанять разработчиков на «бенч» – так называемую лавку запасных, где они бы сидели, получая зарплату, в ожидании проектов. Не было и сооснователя из Европы, как у большинства крупных аутсорсеров в Украине, которые приводят сразу хоть каких-то клиентов. Также не было сооснователя, который получил большой проект на Upwork.

У нас были небольшие клиенты с маленькими проектами, фрилансеры-разработчики и, как следствие, сервис ниже среднего. Спустя год мы поняли, что так не пойдет. Проанализировав работу, решили повернуть на 180 градусов. Реструктуризовали компанию, набрали новую команду и взяли курс на аутстаф вместо аутсорса.

Эти сервисы кажутся братьями, но на самом деле сильно отличаются. Аутсорсинг-провайдер обычно работает по проектной бизнес-модели. Он сразу предоставляют готовую укомплектованную команду, которая начинает проект разработки после подписания контракта. Зачастую клиенту все равно, какая команда работает на его проекте, он редко вмешивается в процесс разработки. Для него главное – финальный результат.

Аутстаф, или удаленные команды – это процесс, когда внутренняя команда клиента расширяется за счет удаленных сотрудников. Это значит, что удаленные разработчики становятся полноправной частью компании-заказчика на полный рабочий день. Клиент самостоятельно контролирует  процесс разработки и не допускает внешнего вмешательства в код.

На украинском рынке наблюдается негативное отношение и к первому, и ко второму явлению. Разработчики хотят работать над продуктом напрямую, а не в сервисных компаниях. В случае с аутсорсом отсутствует желание распыляться на множество проектов или сидеть на лавке запасных (на бенче), а в случае с аутстафом возникает недоверие к «посредничеству». В то же время 44 % IT-специалистов в Украине работают в аутсорсе, 10 % – в аутстафе.

Мы все это прекрасно понимали и сфокусировались на том, что предоставляем разработчикам возможность работать с продуктовыми компаниями в ЕС и США напрямую, находясь при этом в нашем офисе в Киеве.

Где мы искали разработчиков

Сервис кардинально поменялся. Мы потратили полгода, тестируя разные инструменты – маркетинг, SEO и PPC, ивенты, лидогенерации, партнерские программы. Начали с PPC и вложили $1 тыс. в Adwords. В результате получили один лид с заказом на небольшое мобильное приложение. Такая цена за лид слишком велика.

Параллельно мы прорабатывали холодные контакты в LinkedIn, делали email-рассылки, отправляли менеджеров по продажам на конференции. Все это оказалось мертвыми каналами продаж. Мероприятия работают, но нужно вкладывать большие бюджеты в промо, рекламу и спикерство. Методом проб и ошибок мы нашли золотую середину: продвижение в органическом поиске, контент-маркетинг и личные рекомендации клиентов – реферальные программы.

Начали писать на нашем сайте качественные статьи, которые отвечают на запросы потенциальных клиентов, например, сколько стоит разработка, как работают удаленные команды, какие технологии сейчас в топе. Для работы на зарубежных рынках это оказался наиболее действенный инструмент.

Через несколько месяцев после получения первых клиентов мы запустили второй инструмент – реферальную программу. Это помогло выйти на другой уровень. С мая 2018-го мы получили 23 клиента, 8 из них заключили долгосрочные контракты. Также мы увеличили команду разработчиков с 5 до 25 человек.

Как искать хорошего специалиста в удаленную команду

Сформировать идеальную удаленную команду непросто. На рынке большой дефицит толковых специалистов. Ключ к успеху – постоянная коммуникация и обратная связь как с клиентом-компанией, так и потенциальным сотрудником.

Для клиентов мы обеспечиваем полную консультацию по рынку Украины. С регулярностью раз в три месяца проводим исследования по зарплатам, ожиданиям наших сотрудников, по динамике технологий. Средняя зарплата старшего IT-специалиста в Украине – $3 тыс., а вот, например, в Германии – 6,5 тыс. EUR. Существенная разница с Израилем и США: младший специалист у нас будет работать с зарплатой в $900, а в Израиле такой же сотрудник получит $5 тыс. Наиболее востребованы сейчас Front-end-разработчики и тестировщики. На них приходится более 30 % от всех вакансий в Украине.

Исходя из таких данных, мы предоставляем компаниям всю информацию о сроках закрытия вакансий и рекомендуем оптимальный бюджет. Также сообщаем, что все эти факторы влияют на время поиска специалиста. Клиент осознает все риски, а мы четко понимаем, на что можем рассчитывать и что предложить сотруднику.

С потенциальными сотрудниками также нужно оставаться на связи 24/7. Мы уведомляем клиентов, что есть определенные допустимые сроки обратной связи – не больше 2 дней.

Параллельно информируем об этих сроках сотрудника. Главное – держать в курсе, не пропадать на неделю, предупреждать об изменениях в графиках и планах. Человек всегда должен знать, почему отказали, почему нужно еще два дня, почему попросили сделать тестовое, почему денежное предложение ниже, чем он запросил. Все нужно озвучивать сразу.

Когда человек полностью проинформирован, он не ощущает, что его обманули или пренебрегли им. Он должен чувствовать, что не зря тратит свое время.  Две недели не давать фидбек – худшее, что может сделать HR-менеджер. Хотя нет, хуже – вообще без него.

Случается, что и сотрудник «растворяется» и не выходит на связь. Вот, например, пришел на собеседование, потом пропал, а позже оказывается, что ему на работе пересмотрели зарплату, он передумал уходить и забыл нам сообщить. Так тоже делать некорректно.

Мы также не практикуем множество этапов собеседования или объемные тестовые задания на 1-2 дня. Это сразу обсуждаем с клиентом и предупреждаем, что 15 собеседований – неприемлемо.

Как сотруднику работать одновременно в двух компаниях

Работа в удаленной команде предполагает двойную корпоративную культуру. Разработчик должен быть максимально включен в команду заказчика и при этом комфортно чувствовать себя рядом с коллегами в офисе. Как  достичь комфорта и синергии?

Чтобы сотрудник не ощущал оторванности от команды проекта, раз в месяц представитель компании приезжает к нам в офис. Он общается с командой здесь, организовывает совещания, дает персональную обратную связь по работе. Важно понимать: клиент воспринимает удаленных разработчиков как своих полноценных сотрудников, а не как аутсорсеров или фрилансеров.

Мы же организовываем командировки в офисы клиентов: в Мальмо, Бейрут и другие города. Так сотрудник видит внутренние процессы компании, работает над «починкой» разрывов в коммуникации.

Для нас важно, чтобы все без исключения владели хорошим разговорным английским, не только письменным. Зачастую персональное знакомство с командой за границей происходит через месяц после начала работы над проектом. Поездка в среднем длится от 5 дней до 2 недель.

В Киеве мы следим, чтобы у сотрудника был комфортный график работы, техника, рабочее место, социальный пакет, удобное расположение офиса. Например, мы распределили команды по кабинетам вместо нелюбимого всеми опенспейса, выдали разработчикам Apple Mac, а гейм-дизайнерам, которым Маки не подходят, технику от MSI. Медицинская страховка на каждого сотрудника обходится нам в $450 в год, и это must have для уважающей себя компании.

Каждая команда работает по индивидуальному графику, который зависит от графика клиента. Если основная команда сидит в Америке, то работа начинается позже – с 11:00. С Австралией 8 часов разницы – и рабочий день начинается в 7:00. Зато в 16:00 все уже свободны.

Как организовать вхождение сотрудника в рабочий процесс

Onboarding-программа – один из самых важных этапов в построении успешной удаленной команды. У нас этот процесс состоит из двух этапов.

Первый – это процессы бек-офис, за которые отвечаем непосредственно мы. Это отпуск, больничный, бухгалтерия, вопросы по технике, организация рабочего пространства, информирование о всех новостях в жизни офиса через Telegram-чат и канал, развлечения.

Вторая часть – это процесс onboarding advice, где собраны рекомендации для клиента на основе нашего опыта. Клиент может вносить свои коррективы в зависимости от своего внутреннего onboarding-процесса.

Клиент до первого рабочего дня презентует новому сотруднику все свои внутренние процессы: каналы коммуникации (Slack, Telegram либо Skype), открывает все доступы в системы, создает почту. Клиент также самостоятельно принимает решения по поводу оплаты, бонусов, премий, ставит задачи и полностью контролирует их выполнение.

Следующая отдельная ступень – визит-знакомство клиента к нам в офис в первый месяц работы команды.

Такая система эффективна. Сотрудник в первый же день понимает, куда идет на работу, с кем будет сотрудничать, знает свой график, рабочее место и кто все эти люди, с которыми ему предстоит каждый день общаться.

Если он недостаточно проинформирован, то вылезут неоговоренные детали, в результате чего возникнут проблемы. У сотрудника будет ощущение, что его обманули и «напарили» вакансию. Это неприемлемо для уважающего себя работодателя.

Баланс между требованиями клиента и комфортом сотрудников

Чтобы найти специалиста на аутстаф, нужно время. На закрытие одной вакансии в среднем необходимо полтора месяца. А время, как известно, – деньги. Иногда клиент уверен, что у нас тут кладезь разработчиков. Нужно потратить немало усилий, чтобы убедить его согласиться на адекватные сроки для поиска. Самый длительный поиск специалиста растянулся на четыре месяца.

Всегда нужно балансировать между сотрудником и клиентом. Одного следует заинтересовать проектом, до другого же донести, что специалист стоит тех денег, что просит. В коммуникации с клиентом помогает наша экспертиза на рынке в Украине и ее отсутствие у клиента, даже часто полное непонимание.

А вот донести информацию о вакансии и заинтересовать потенциального сотрудника – это задача HR-менеджера. Главное здесь – собрать как можно больше информации о вакансии. Это иногда очень сложно, поскольку клиент находится далеко и не выходит на связь. Он может сам точно не знать, чего хочет, или менять запрос по несколько раз за неделю. Как бы то ни было, нужно всегда держать кандидата в курсе.

А вот с переездом сотрудника в страну клиента другая ситуация. Нужно быть готовым, что вы потратите много времени и ресурсов, так как процесс затяжной и емкий, но в итоге событие так и не состоится. Недавно переезд в Берлин с учетом оформления всех документов затянулся на два месяца. Это приемлемый срок. А вот последний неудачный опыт был, когда разработчик из Беларуси сначала принял офер, а потом посмотрел список документов, которые необходимо оформить для переезда в Украину, испугался и отказался.

Уменьшить подобные риски можно всегда, если все стороны достаточно проинформированы. Сотруднику на этапе собеседования обязательно давать обратную связь, на этапе выхода на работу – максимально осведомлять о всех процессах. А клиенту давать как можно больше сведений о специфике рынка, быть для него экспертом.  Тогда всем будет счастье.