Не держите дела в голове. Вячеслав Сухомлинов из Live.Love называет 5 простых шагов, чтобы стать продуктивным

Методика GTD — эффективный способ разгрузить мозг и начать работать более продуктивно. Она помогает не переутомляться, не забывая при этом о важных делах. Вячеслав Сухомлинов, глава представительства David Allen Company в Украине, рассказывает, как ее применять.

Редакция MC Today законспектировала самые интересные моменты его доклада на Ukrainian Marketing Forum.

Пожалейте свой мозг, запишите планы

Всем, наверно, знакома ситуация: идете в магазин за лимоном, но покупаете много разного, а про лимон забываете.

Есть те, кто кладет вещи «на завтра» у двери, чтобы ничего не забыть. Когда вы так делаете, получаете право расслабиться и не думать о сборе сумки до утра. Вы получаете возможность «быть здесь и сейчас».

Попробуйте так же относиться к идеям и планам. В тот момент, когда они возникают у вас в голове, не оставляйте их там. Создайте определенное место, куда вы будете их «складывать». И когда они понадобятся, вы будете знать, где их найти.

Если вы не будете держать все планы в голове, не нужно будет тратить энергию на то, чтобы помнить их 24 часа в сутки. Не можете сделать что-то прямо сейчас? Запишите это, «извлеките из головы» и занимайтесь другими делами. Это основной принцип GTD (Getting Things Done).

Одновременно в сознании могут находиться три единицы информации, поэтому так сложно вовремя вспомнить что-то нужное. Особенно если у вас постоянно возникают новые задания и планы.

Создатель методики — Дэвид Аллен. В 2001 году он написал книгу, которая была затем переведена на 23 языка.

Вам нужно не дополнительное время, а умение фокусироваться

Если у вас ощущение, что справиться со всеми делами помогут разве что дополнительные пару часов в сутках — скорее всего, вы ошибаетесь. Даже если добавить эти самые два часа, вряд ли это поможет. Больше пользы принесет умение сфокусироваться, быть более продуктивным в то время, что у вас есть.

Сколько нужно времени, чтобы сфокусироваться? Сложно ответить, ведь это не измеряется временем, а зависит от условий вашей работы. Для этого нужно свободное пространство в голове. И в ваших силах его организовать.

Мы говорим про управление делами, а это процесс без начала и конца. Мозг может постоянно совершенствоваться.

Организуйте все дела за 5 простых шагов

1) Сбор. Соберите все, что требует вашего внимания

Упражнение 1. Очистка сознания

Попробуйте выписать на лист бумаги все вещи, которые сейчас крутятся у вас в голове. Абсолютно все, важные и неважные: позвонить кому-то после форума, спланировать выходные, отвезти ноутбук на ремонт — все, что вспомните в течение одной минуты.

А теперь подсчитайте их. Вы ведь написали больше 4 пунктов, правильно? А это только за одну минуту. Если вы почувствовали себя лучше — значит вы осознали, что реально сделать, увидели количество дел.

Чем меньше вы держите дел в уме, тем яснее можете мыслить. В противном случае мозг будет все время подбрасывать эти дела в неподходящий момент. Например, вы сидите на собрании и вспоминаете, что вечером нужно купить хлеб домой.

Но просто записать планы недостаточно. Не останавливайтесь на этом шаге – так можно стать мастером спорта по созданию списков. Но это будет бесполезное занятие, если не делать ничего дальше.

2) Обработка. Объясните, что значит каждый пункт

Записывайте, что именно вам нужно сделать по этому пункту. Например, номер телефона и заметка «срочно позвонить» не обещают ничего, кроме стресса. Вы ведь можете и не вспомнить, чей это телефон и зачем звонить.

Нужно ли что-то делать с этим пунктом? Если нужно, то что? Можно отложить, делегировать, сделать. Если это можно сделать за пару минут — не откладывайте, делайте сразу. Если нет — решите, когда сделаете. Выбросить, сохранить или обдумать позже — это тоже решения. Например, вам теоретически нужно реорганизовать отдел: запишите на будущее и занимайтесь более актуальными делами.

Дальше спросите себя: какое следующее действие нужно, чтобы результат стал ближе? Не пишите «назначить встречу». Нужна конкретика: позвонить, попросить ассистента назначить время, написать имейл.

Вам нужен проект, если одного действия недостаточно для результата. А ваш список должен говорить о том, что нужно сделать.

Упражнение 2. Вносим ясность

Возьмите первое задание из списка, который вы написали в первом упражнении. Напишите действие, которое нужно, чтобы выполнить это задание (если это задание — проект, напишите первое действие, которое нужно предпринять). Что вы получите в результате этого действия, какие его желаемые результаты?

Если вы знаете, какое действие вам нужно сделать следующим, вам сложнее прокрастинировать. Потому что когда вы записываете действие, становиться понятнее, что делать дальше. Лучше всего принимать решения, когда вы впервые столкнулись с заданием. Не откладывайте его до момента, когда нужно решать срочно — паника и спешка не лучшие помощники.

3) Организация. Разместите это там, где оно должно быть

Решите, где у вас будет список звонков, которые вы должны сделать при наличии свободного времени. Подумайте, где будет храниться список вопросов шефу, которые нужно срочно задать.

Один список для всех дел — не самое лучшее решение. Есть четыре категории, которые стоит разделять:

• лист ожидания — это все вещи, которые кому-то делегировали;
• дела, которые требуют решения в конкретную дату;
• дела, которые нужно сделать без привязки к дате;
• то, что нужно обдумать позже, идеи, которые можно иногда просматривать.

4) Обзор. Просматривайте все регулярно

Периодически останавливайтесь и просматривайте все списки дел. Если вы посмотрите календарь на сегодня — у вас будут одни мысли, если на 6 месяцев — получите абсолютно другой обзор.

Если нет срочных дел, посмотрите список несрочных. Проконтролируйте те дела, которые делегировали. Хотите понять перспективы — просмотрите список проектов.

5) Выполнение

Ничто не мотивирует так, как возможность вычеркнуть дело из списка. Определите, что самое важное и сделайте это. Кстати, иногда самым правильным следующим действием является бросить все дела и пойти спать. Или медитировать. Медитация — это дело. Сон — это дело. Они тоже влияют на продуктивность. Вносите их в список и планируйте, как и все важные дела.