Не умеют считать деньги и прогнозировать выручку. 5 фатальных ошибок бизнеса в управлении финансами

Основатель консалтинговой компании ТОР Вячеслав Шатилло более 30 лет занимается бизнесом и более 20 – консалтингом. Его команда разработала сервис Finance-controlling, при помощи которого собственники малого и среднего бизнеса могут легко управлять финансами и вовремя реагировать на проблемы.

В PR-материале для MC Today Вячеслав Шатилло рассказал о 5 главных ошибках, которые совершают бизнесмены в управлении финансами.

96 из 100 не умеют управлять финансами

Мне 64 года, более 30 из них я в бизнесе. Начинал предпринимательский путь в 86-м с первых кооперативов. Был директором первого в Харькове магазина самообслуживания. Потом стал владельцем кондитерского цеха. Позже у меня было шесть автомоек. Я на ходу учился маркетингу, менеджменту и управлению финансами.

30 лет назад на встрече с партнером я был свидетелем занятной сцены. Руководитель просил бухгалтера объяснить, почему кассовый отчет не совпадает с деньгами «на руках». Марья Ивановна протараторила: «Андрей Николаевич, я же уже объясняла: с кредита шестьдесят первого на дебет тридцать второго, с дебета семьдесят второго на сорок восьмой… И что я в этой ситуации могла сделать?»

Директор не понял ни слова, но сделал вид, что ему все ясно. Позже он узнал об астрономических злоупотреблениях, во главе которых стояла тот же бухгалтер.

За 30 лет мало чего изменилось. Мой опыт консалтинга говорит, что 96 собственников из 100 практически ничего не знают об управлении финансами. Я выделил 5 главных ошибок, которые совершают предприниматели в управлении финансами.

1. Не умеют считать деньги

В 2009 году я работал с крупной сетью строительных гипермаркетов «Будмен». Был кризис, и нам нужно было снизить закупочные цены. Все менеджеры и директора направлений единогласно заявили, что это невозможно.

Тогда я на их глазах позвонил поставщикам электроинструментов марки Bosh. Сказал, что я новый менеджер по закупкам, работаю на испытательном сроке и мне нужно проявить себя в глазах директора. Я спросил: «Можно ли для меня снизить закупочную стоимость вашей продукции на 5 копеек?» В ответ засмеялись и сказали: «Да хоть на 10!» Я сказал «спасибо» и положил трубку. Все присутствующие воскликнули: «Так это же всего на 10 копеек!» Большинству не пришло в голову, что при ассортименте 120 тыс. наименований даже такая экономия может дать хорошую дополнительную прибыль.

2. Не понимают, зачем прогнозировать выручку

Выручку нужно прогнозировать, чтобы реагировать на проблемы в момент их возникновения, а не в конце месяца, когда результаты не устраивают, а время прошло.

Представьте, еще первого числа у вас есть прогноз, что к концу месяца вы должны получить от клиентов 100 тыс. грн, а расходы превысят 200 тыс. грн. Это значит, что у вас есть время продумать план действий, как улучшить результат, например, дать рекламу или запустить акцию.

Многие путают прогнозы с планированием. Прогнозированию нигде не учат, поэтому большинство бизнесменов считают, что это не обязательно. А ведь это мощный инструмент, способный консолидировать всю работу компании в считанные недели. К тому же, чтобы спрогнозировать месячный доход, вам нужно знать всего одну цифру: размер выручки за прошлый день.

3. Слишком доверяют профессионализму сотрудников

Те, кто сам не умеет разбираться в своем бизнесе, доверяют сотрудникам и верят в их профессионализм. Часто это приводит к убыткам, иногда даже к банкротству.

Как-то в компании, с которой я работал, программист 1С в формуле сместил запятую на один знак вправо, и финансовые результаты создавали иллюзию, что у предприятия все хорошо.

Я знаю ситуацию, когда кассиры супермаркета вступали в сговор с друг другом и охраной – бросали купюры мимо кассы, а потом выносили их под стельками обуви. Это продолжалось полгода.

Я видел, как «профессиональный» финансовый директор подавал неправильный отчет собственнику, отражая финансовый результат по-бухгалтерски, в скобках, и тот свято верил, что прибыль есть, а на самом деле компания несла убытки.

4. Не извлекают прибыль из бизнеса

Однажды я работал с собственником магазина компьютерной техники. Он боялся, что ему не хватит денег на закупку товара, он оставлял средства в обороте. Один из его топов, закрывая в конце дня смену, перезагружал систему видеонаблюдения и воровал деньги из кассы. Так длилось больше года, пока владелец бизнеса не посмотрел запись с камер в соседнем отделе.

Из бизнеса нужно извлекать всю прибыль до копейки. Лишние деньги в обороте – это еще хуже, чем их нехватка. Когда денег нет, вы чувствуете проблему и быстро разбираетесь, как ее решить. Если же прибыль не забирать, формируется ложное представление о том, что бизнесу хватает денег. При этом ошибки учета или кражи вы замечаете только тогда, когда получили большие убытки.

5. Не формируют резерв

Часто собственники бизнеса, которые получили предложение купить по скидке сырье, тратят на это все деньги. В итоге получают кассовые разрывы, но зато на их складе лежит куча ненужного товара. Однажды мне, директору продуктового магазина с портящимся товаром, этот коммерческий трюк едва не стоил банкротства и репутации управленца.

Вместо таких необдуманных трат лучше формировать денежный резерв. В малом и среднем бизнесе нужно откладывать хотя бы сумму, равную месячному обороту компании. Лучше, когда запасов хватит на три месяца, а то и на полгода. Профессионализм предпринимателя в том, чтобы уметь формировать резервы, даже когда денег нет.

Чтобы никогда не становится заложником своих и чужих ошибок, собственнику нужно провести разделительную черту между понятиями «Управление финансами» и учетами всех мастей. В этом заключается практический секрет финансовой устойчивости любой организации.

Как Finance-controlling помогает собственникам

В онлайн-сервисе Finance-controlling есть два модуля: «Прогноз выручки» и «Управление денежными потоками».

Первый помогает прогнозировать выручку на месяц вперед. Для этого достаточно внести всего одну цифру в день – ту самую выручку за прошлый день. А при наличии плана модуль предоставляет визуальную возможность понять, что вообще происходит в организации.

Второй модуль помогает принимать ежедневные управленческие решения. Мы сделали акцент на визуальном восприятии при помощи цвета. Если на все ваши решения денег хватает, то линия сальдо будет зеленой, если нет – красной. Ваша задача – сделать так, чтобы линия сальдо была беспрерывно зеленой. Это означает, что вы платежеспособны и деньги будут.

Одно из преимуществ сервиса в том, что вам не нужны специальные знания по управлению финансами. Чтобы держать все под контролем, достаточно тратить 4 минуты 27 секунд в день – именно столько, по данным Google Analytics, клиенты в среднем проводят на сайте.

За 3 года Finance-controlling воспользовались 1500 человек.

Как начать пользоваться

Чтобы начать пользоваться сервисом, достаточно зарегистрироваться на сайте. Важно: мы не интересуемся персональными данными наших клиентов. Наоборот – призываем во время регистрации указывать псевдонимы и всячески избегать персонализации.

Первые 45 дней после регистрации сервис доступен бесплатно. После этого те, кто хочет управлять личными финансами, будет платить всего $3 в месяц, а собственники бизнеса – от $12 до $100 в месяц. Сумма зависит от количества людей, подключенных к аккаунту.

Начать управлять финансами