Как Asana решает 5 главных проблем, которые тормозят вашу команду: от планирования до выгорания

Представим обычный рабочий понедельник. Вы с командой собрались, чтобы распределить задачи на неделю – это заняло полтора-два часа. Согласовать план с топ-менеджерами – еще столько же. Потом сотрудники пару часов обсуждали детали в чате. Прошло полдня – а по проекту толком ничего не сделано.

Создатели системы по управлению проектами Asana провели исследование и вывели пять основных проблем, из-за которых сотрудники впустую тратят рабочее время.

В Украине продажей и настройкой Asana занимается компания Cloudfresh. В партнерском материале ее директор по продуктам (Chief Product Officer) Виталий Сафанюк рассказал MC.today, с какими проблемами сталкиваются компании и как их решить.

Проблема № 1. Организация работы занимает больше времени, чем сама работа

Наверняка у вас было такое: вы запланировали на день одни задачи, но внезапно от начальства прилетело что-то более срочное. Приоритеты смещаются и возникает хаос.

Исследование Asana показало: в такой ситуации постоянно оказываются почти 88% сотрудников. Вместо спокойной системной работы им приходится «тушить пожары» из срочных задач. При этом специалисты тратят только 27% времени на то, для чего их наняли. А остальное время – выстраивают процессы.

Планировать и один рабочий день, и целые проекты легче в специальных сервисах, где все задачи и сроки показаны наглядно. В Asana для этого есть несколько способов: список задач, доска, таймлайн (с англ. timeline – линия с отметками времени – Прим. ред.) и календарь.

Чтобы сотрудникам не пришлось ничего «тушить», лучше использовать список задач. Он поможет составить план на день и четко понять свои приоритеты. Да и руководители смогут проследить, чтобы задачи в проекте не «горели». Инструмент покажет, за кем они закреплены, сколько часов займут, и в какие сроки их нужно выполнить.

Доска выглядит как столбцы для задач разной готовности. Это очень удобно для отдела продаж. Если назвать столбцы как этапы воронки – «Первый звонок», «Презентация» и так далее – менеджеры смогут быстро отслеживать, сколько у компании потенциальных заказчиков, кому из них нужно перезвонить, а также что и когда рассказать. А руководителю будет понятно, чем заняты его подчиненные.

Таймлайн подойдет, если в процессе есть четкая последовательность. Например, креативное агентство создает рекламную кампанию. Команда изучает конкурентов, придумывает идею, проводит съемки. Здесь нет одновременных действий: все фазы проходят одна за другой. Поэтому ход такого проекта удобно контролировать на таймлайне. Там сразу видно, на каком вы этапе, сколько работы еще осталось и вписывается ли команда в сроки на каждой стадии.

А если работа команды завязана на датах и сроках, ей больше подойдет календарь. Например, SMM-специалистам важно понимать, что они будут публиковать в соцсетях и когда. В календаре, в каждой ячейке с датой, отображается название публикации и ответственный сотрудник – все просто и наглядно.

Проблема № 2. Плохая координация в команде

Слаженная работа – мечта любой команды. Но в жизни часто бывает по-другому: люди тратят время на лишние разговоры, ходят по кругу – от специалиста к другому – с одной и той же задачей. Аналитики Asana отмечают: на это уходит более 10% рабочего времени – в среднем 4 часа 38 минут в неделю.

Чтобы сэкономить время сотрудников, в Asana разработали формы. С их помощью коллеги могут создавать друг для друга заявки. Например, кому-то нужна помощь дизайнера – сделать макет. Он заполняет форму, указывает требования и сроки. После этого заявка автоматически улетает на доску в дизайн-отдел.

Это быстрее, чем писать в чате – не нужно отвлекать сотрудника и тратить время на объяснения. И задача точно не потеряется.

Использовать формы можно и на сайте компании, например, для клиентской поддержки. Человек напишет в форму свой вопрос и номер телефона, а сотрудник – получит заявку на доску своих задач.

Настроить Asana вместе с Cloudfresh

Проблема № 3. Сотрудники постоянно переключаются между разными приложениями

Переписываетесь с заказчиком по электронной почте, обсуждаете задачи в Slack, идете на встречу в Zoom, а потом меняете статус проекта в Jira – знакомая ситуация? Если да, вы не одиноки – исследование Asana показало, что в среднем сотрудники компаний переключаются между 10 приложениями около 25 раз в день.

Решить эту проблему помогает интеграция Asana с другими сервисами: приложения Google и Microsoft, Slack, Zoom, Jira, Adobe, Tableau и так далее.

К примеру, я работаю в почте Gmail. Справа у меня висит панель с Google-календарем, и там же я вижу свои задачи из Asana – переключаться между окнами разных программ не нужно.

С интеграцией в Zoom начать видеоконференцию можно прямо из задачи в Asana, а после созвона ссылка на запись звонка сохраняется в комментариях к задаче. А с помощью связки с инструментами бизнес-аналитики вроде Power BI или Tableau можно извлечь данные из Asana и построить на их основе отчет. Удобно и быстро.

Проблема № 4. Руководители вязнут в мелких задачах

Не только обычные сотрудники тратят время на “операционку” – менеджеры страдают от этого еще больше. Они включены во все проекты и постоянно отвлекается, чтобы что-то согласовать или кому-то ответить.

Аналитики Asana выяснили: чаще всего руководителей отвлекают электронные письма или сообщения в чатах (41%), на втором месте – внезапные встречи или звонки с коллегами (36%), на третьем – хаос с согласованием задач (34%). А сколько еще времени съедают бесконечные отчеты – страшно даже представить. Но в Asana придумали, как решить все эти проблемы.

 

Настроить Asana вместе с Cloudfresh

Чтобы менеджер не вязнул в мелочах, а видел общую картину бизнеса, Asana автоматически собирает и обновляет главную информацию о каждом проекте. Например, имена участников, соотношение выполненных и просроченных задач, ключевые результаты. Все это сохраняется в истории проекта: недобросовестный сотрудник не сможет втихомолку передвинуть крайний сроки и сказать, что так и было.

Детально контролировать ход проекта позволяет страница с инфографикой. Там можно посмотреть статусы проектов. Если почти все – зеленые («все в порядке»), а два – красные («под угрозой срыва»), то сразу понятно, чему уделить внимание. Нет рисков, что руководитель упустит какую-то проблему.

Для правок и согласований тоже есть свой инструмент. Представим, что руководителю прислали работу дизайнера. У него есть одно замечание – сдвинуть логотип на баннере. С Asana ему не нужно описывать текстом, что именно нужно менять. Достаточно кликнуть на конкретное место картинки или PDF-документа и создать заметку. Эта «фишка» называется пруфинг (с англ. proofing – проверка – Прим. ред.).

А когда дизайнер поправит банер, ему не придется снова писать менеджеру и просить проверить работу. Достаточно отметить руководителя в карточке с задачей – и он увидит уведомление.

Проблема № 5. Выгорание сотрудников

Выгорание стало действительно важной проблемой: Всемирная организация здравоохранения официально признала его болезнью. В Украине с профессиональным выгоранием – истощением из-за хронического стресса, связанного с работой, уже столкнулись 64% сотрудников.

Одна из главных причин выгорания – переработки. Исследование Asana показало, что 30% специалистов постоянно задерживаются на работе, потому что не успевают доделать свои текущие задачи.

Чтобы это исправить, руководителям стоит отслеживать, насколько загружены подчиненные. В Asana это можно проверить, объединив несколько разных проектов в портфель.

Допустим, бизнес-аналитик работает сразу с несколькими командами. В инфографике портфеля видно, сколько у него задач на неделю. Если суммарное время их выполнения – 48 часов, а рабочее время – 40, становится ясно: специалиста давно пора разгрузить.

Тут же видно, кто из сотрудников закрывает больше всего задач, а кто совсем не справляется.

Еще одна причина выгорания – бессмысленная работа. 57% специалистов не знают цели своей компании на год, а 54% – не понимают, важна ли их работа. Чтобы это исправить, в Asana разработали раздел «Цели», где можно показать, к каким глобальным результатам стремится бизнес.

Руководитель вносит цель – например, получить доход $10 млн. К ней можно прописать более конкретные подцели:

• уменьшить затраты на 15%,
• повысить эффективность на 50%.

Уже к ним топ-менеджер назначает исполнителей. Каждую неделю они фиксируют свой прогресс.

Так все сотрудники остаются на одной волне. Каждый сотрудник знает, как его частные задачи приближают бизнес к общей цели. А это вдвое повышает мотивацию к работе.

Настроить Asana вместе с Cloudfresh

Почему Asana так популярна и как настроить ее под себя

Asana – одна из самых популярных в мире систем по управлению проектами. Она помогает командам работать на 50% эффективнее, поэтому ее используют в Google, Uber, Deloitte, Vodafone, Spotify, PayPal, Avon, SoftServe и других топовых компаниях.

Одно из преимуществ Asana в том, что ее не нужно устанавливать на компьютер – она запускается в веб-браузере или через мобильное приложение. Компании остается только настроить продукт под себя: выбрать подходящие шаблоны и перенести в систему свои рабочие процессы.

В этом помогаем мы: проводим двухчасовую демонстрацию, в которой на примерах показываем все основные функции Asana. Часто разбираем с клиентом какой-то один процесс или проект и «заводим» его в систему: создаем задачи, строим связи между ними, настраиваем инфографику, прописываем автоматизацию.

Еще мы, как партнер Asana, берем на себя техподдержку, в том числе делаем интеграцию системы с другими приложениями и API.

С нами можно оплатить подписку Asana в гривне, мы поможем подписать договор и оформить все сопроводительные бухгалтерские документы. А еще мы предлагаем специальные цены и скидки.