Перешли на электронный документооборот и экономим 130 часов и 20 тыс. грн в месяц: опыт «Бумажкина»
Борис Батуринец, руководитель «Бюро Бумажкин», компании по бухгалтерскому сопровождению бизнеса, рассказывает об опыте перехода на электронный документооборот и о его выгодах по сравнению с традиционной «бумажной» бухгалтерией.
Борис Батуринец, руководитель «Бюро Бумажкин»
Борис Батуринец, руководитель «Бюро Бумажкин»
Что такое электронный документооборот и зачем он нужен
Электронный документооборот (далее – ЭДО) – это перевод всей бумажной документации в электронный формат. Вам не нужно распечатывать документы, ставить на них «мокрую» подпись и печать и отправлять клиенту курьером. Вы просто подписываете документы в электронной форме при помощи ЭЦП через специальную программу или онлайн-сервис и в один клик отправляете его на email контрагенту.
Что такое ЭЦП? Это файл-ключ в формате .dat, .jks или .zs2, который можно получить в налоговой, «ПриватБанке» и множестве других организаций. Вероятно, сейчас вы используете его при подаче отчетов в налоговую. При помощи ЭЦП вы можете подписывать любые юридические документы: договоры, счета, акты и пр.
Какую выгоду получили мы и получите вы от ЭДО
- Экономия времени на формирование, отправку и контроль за возвратом документов.
- Экономия на почтовых, курьерских услугах, бумаге, картридже и прочих расходных затратах.
- Отсутствие необходимости хранить ворох бумаг, которые имеют свойство теряться.
- Ваши клиенты больше не будут возмущаться, что они не получали от вас документы.
- Ускорение продаж и закупок.
- Автоматизация процесса работы с документами.
Хочу сразу отметить: ЭДО — это не панацея для всех. Например, если вы работаете с иностранными клиентами или поставщиками, вы пока не сможете полноценно перейти на ЭДО, так как ваша ЭЦП действительна только в Украине.
Почему мы перешли на электронный документооборот
Мы в «Бюро Бумажкин» занимаемся бухгалтерским обслуживанием предпринимателей и компаний. Первичная бухгалтерская документация, счета, акты, договоры, накладные и прочее — это для бухгалтерии как топливо. Задача бухгалтерии в любом бизнесе — корректно обработать документы в рамках бухгалтерского и налогового учета.
С расширением клиентской базы мы сталкиваемся с ростом количества документов, а это увеличивает наши расходы, создает потребность в новых сотрудниках, замедляет процессы. С другой стороны, мы можем компенсировать это повышением стоимости услуг и работать только с узким сегментом клиентов.
Мы осознали, что оборот бумажных документов для нас — это одна из важнейших причин снижения прибыльности, ухудшения масштабируемости и роста бизнеса.
Поэтому для нас результатом перехода на ЭДО будет возможность увеличить прибыль, нанимать сотрудников на удаленную работу, обслуживать практически любого клиента в любой точке Украины.
Хотя для нас все плюсы и минусы ЭДО очевидны, в команде оказались внутренние скептики, которые говорили, что это пустая трата времени и все было хорошо по-старому. Так продолжалось до тех пор, пока они не начали получать ощутимые результаты в плане экономии времени и сил в работе с документами.
С чего мы начинали
Несколько лет назад, когда мы принимали решение о внедрении ЭДО, не было ни нормальных программ и сервисов, ни практики их использования.
Сначала мы изучили законодательство, практику применения, налоговые разъяснения. Сейчас многие большие компании уже используют ЭДО, и это дает уверенность в том, что процесс запущен и обратной дороги нет.
Я бы рекомендовал не тратить много времени на изучение законов. Важно ознакомить с этим вопросом вашего бухгалтера или запросить консультацию юриста, а также изучить программы или сервисы, которые вы будете использовать для ЭДО.
Вот основные законы по данному вопросу:
- Закон України «Про електронні довірчі послуги»
- Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»
- Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність»
- Закон України «Про електронний цифровий підпис»
- Закон України «Про електронну комерцію»
- Податковий кодекс України
Следующий важный шаг — нужно изменить свои договоры, внеся в них нужные пункты, заключить дополнительные соглашения или новые договоры с клиентами или подрядчиками, чтобы в соответствии со статьей 207 ГК Украины подтвердить согласие на использование ЭЦП.
Для договора:
Підписуючи цей договір, Сторони погодили використання електронних документів та електронного цифрового підпису (далі — ЕЦП) в документообігу в межах виконання цього Договору.
Для договора-оферты на сайт:
Приймаючи акцепт цієї Оферти, Користувач також погодився, що у випадку використання електронного цифрового підпису в документообігу в межах виконання цієї Оферти Сторонами погоджено використання такого електронного цифрового підпису в порядку і на умовах, передбачених чинним законодавством.
Какие программы и сервисы мы используем
Мы определили такие требования к сервисам для бухгалтерии:
- Возможность интеграции с системой бухгалтерского учета и CRM.
- Простота и удобство пользования для нашего контрагента.
- Популярность и применяемость другими компаниями.
- Возможность видеть все документы по клиентам, которых обслуживает наш бухгалтер, в едином онлайн-кабинете.
- Возможность пользоваться программой удаленно и высокая степень безопасности.
Мы обслуживаем клиентов в разных сферах, и нам было важно найти универсальное решение, которое поможет перевести их бизнес на ЭДО.
Мы остановили свой выбор на программе M.E.Doc — самом популярном бухгалтерском ПО для подачи налоговой отчетности и накладных.
Это значит, что компании — плательщики НДС используют это ПО. И если ваши клиенты являются плательщиками НДС, то с ними вам будет проще перейти на обмен документами в электронном виде.
Минусы этой программы — то, что она устанавливается на ПК, нужно покупать лицензию на каждое юридическое лицо или ФЛП, она понятна только бухгалтеру.
Также мы выбрали универсальный онлайн-сервис «Вчасно», которым могут пользоваться все компании. У него удобный интерфейс, есть мобильная версия, не нужно устанавливать дополнительные программы, в одном аккаунте можно работать с несколькими ООО и ФЛП. Кроме того, оплачиваете вы только отправленный на подпись документ.
Этот сервис подходит нам по нескольким причинам: бухгалтер видит документы всех клиентов в одном кабинете, есть доступ через браузер, можно назначать права доступа для работы с документами.
M.E.Doc и «Вчасно» можно интегрировать с «1С». Благодаря этому можно создавать и отправлять документы в электронном виде напрямую из учетной бухгалтерской системы.
Также мы интегрировали «Вчасно» с нашей CRM, и теперь договоры, счета и акты можно отправлять клиенту на подпись в один клик, и это может делать любой сотрудник компании. Это позволяет автоматизировать процесс ЭДО.
Я не акцентирую внимание на стоимости данных программ, поскольку это мелочи по сравнению с выгодами, которые вы получаете.
Настройка и тюнинг программ и сервисов для ЭДО
Необходимо обязательно выделить время и разобраться, как загружать в программу документы, поскольку это делается в каждой по-разному.
Например, в M.E.Doc есть внутренний конструктор документов, и создавать шаблоны вам нужно с его помощью. Во «Вчасно» можно загружать документы в .pdf, .docx или других поддерживаемых форматах.
Самый главный этап: вовлечение контрагентов
Когда юридические и технические вопросы решены, стоит перейти к этапу вовлечения контрагентов и рассказать им о вашем желании использовать ЭДО.
От результатов данного этапа, по сути, и будет зависеть успех всей затеи с электронными документами. В этом вопросе помогут смекалка и креативность. Здесь пригодятся навыки поведения в соцсетях, ведения переговоров и продаж.
Сначала я бы разделил клиентов, поставщиков, подрядчиков на несколько групп: по важности, по используемому ПО и так далее. Мы запускаем ЭДО по-разному для разных групп.
Как правило, подрядчиков мы ставим перед фактом, что мы обмениваемся с ними документами в электронной форме, и указываем это в договоре.
В процессе переговоров с подрядчиком мы или предлагаем свой вариант договора, или дополняем чужой пунктом о подписании документов в электронной форме. Сложностей у нас с подрядчиками почти никогда не возникает: обычно нам удается убедить их, что так делать правильно. Но иногда приходится и помочь им разобраться с программой.
Новых клиентов мы стимулируем стоимостью услуг, поскольку тарифы у нас рассчитаны с учетом использования ЭДО, а за бумагу придется существенно доплатить. При этом мы помогаем им запустить ЭДО.
Чаще всего мы общаемся с собственниками бизнеса, и поначалу все они поддерживают переход на работу с ЭДО. Но когда речь заходит о том, что ЭДО нужно будет предлагать клиентам и подрядчикам, убеждать их, то оптимизм несколько убавляется. Особенно в том, что касается клиентов — многие считают, что их клиенты чувствительны к таким вещам, и не хотят их напрягать.
Мы считаем, что сдаваться, даже не начав диалог, неправильно. Конечно, клиенту должно быть комфортно, но ведь удобно должно быть и вам. Вопрос документов — это еще и вопрос их бухгалтерии. Поэтому мы предлагаем клиенту еще в момент продажи говорить с клиентом о работе с электронными документами. А мы доносим информацию до бухгалтеров наших клиентов и помогаем им.
Если бизнес нашего клиента позволяет запустить электронный документооборот сразу, то мы это делаем, а если нет — решаем этот вопрос по ходу работы.
Разовым клиентам мы отправляем документы через онлайн-сервис «Вчасно» и ждем, когда их подпишут. Также мы говорим таким клиентам, что бумажные документы отправляем не чаще чем раз в месяц, а если нужно быстро, то в электронном виде они уже готовы.
Если клиенту не нужен договор, то после оплаты и выполнения работы мы просто отправляем ему документы в электронной форме через сервис «Вчасно». Часть клиентов подписывает документы сразу, кому-то приходится напоминать. И только единицы просят отправить бумажные документы почтой.
Еще для клиентов, желающих получить бумажные документы, можно применить правило последней отправки: вы сообщаете клиенту, что эта отправка бумажных документов будет последней, уточняете, как им будет удобно получать электронные документы, предлагаете вариант ПО или онлайн-сервиса, который вы выберете для своей работы, и в следующий раз отправляете только в электронной форме.
Как убеждать важных клиентов
Что касается постоянных и важных клиентов, то с ними необходимо провести переговоры и внести изменения в договор. Вы должны быть готовы помочь им в переходе на ЭДО.
Тут нет единой методики, все очень индивидуально. Мы рассказываем о преимуществах ЭДО и помогаем все настроить. Большинство наших клиентов сейчас используют ЭДО полностью или частично. Так как мы ведем их бухгалтерию, все юридические, технические и образовательные вопросы мы взяли на себя. Есть у нас и несколько клиентов, которые так и не перешли на ЭДО. Главная причина этого — внутри компании нет драйвера, продвигающего изменения.
С поставщиками сложнее. Как правило, они сами формируют документы и направляют их в бумажном виде. Мы созваниваемся с их бухгалтерией и сообщаем, что отправка документов будет производиться за их счет, а также спрашиваем, используют ли они ЭДО, и просим в следующий раз отправить документы в электронной форме.
И самое сложное — это клиенты наших клиентов. Вести себя с ними нужно очень деликатно, но в то же время настойчиво убеждать принять наш вариант и помогать внедрить его.
Здесь мы также общаемся с бухгалтером, объясняем плюсы и предоставляем всю информацию о том, как мы можем обмениваться документами в электронной форме. В среднем каждый пятый бухгалтер соглашается с нами. Но и остальных мы не бросаем: повторяем о возможности перейти на ЭДО каждый раз, когда отправляем документы.
Всем контрагентам нужно отправить письмо, где будет сообщено о переходе на ЭДО, описано, как это будет происходить, как они смогут получать документы и полезную информацию, которая поможет разобраться в новом для них процессе.
Последнее, что стоит отметить, — это необходимость провести тестовые отправки, обучение сотрудников, бухгалтера, специалистов отделов продаж, клиентской поддержки и закупок.
Итоги перехода на электронный документооборот
В целом мы довольны своими результатами, но наш процесс перехода на ЭДО еще не закончен, поскольку мы сильно зависим от процессов наших клиентов и нам сложно менять бизнес-процессы, которые давно функционируют.
Серьезная преграда для массового перехода на ЭДО — низкая вовлеченность в процесс больших компаний и государства. Среди руководителей, бухгалтеров и юристов еще много консерваторов, которым хорошо работается в прежних условиях.
Благодаря переходу на ЭДО мы каждый месяц экономим 130 часов сотрудников и 20 тыс. грн.
Сообщить об опечатке
Текст, который будет отправлен нашим редакторам: