Перевели документы в «цифру», сэкономили 10 млн грн и прошли налоговую проверку. Кейс zakupki.prom.ua

Сэкономили несколько миллионов гривен, перевели более 90 % своих клиентов на электронный документооборот и успешно прошли налоговую проверку с электронными документами. Руководитель бизнес-направления EVO Оксана Ферчук в колонке для MC Today рассказывает, как в zakupki.prom.ua отказались от бумаги и к чему это привело.

Спустя два года только 7 % клиентов предпочитают бумажные документы, остальные – за «цифру»

Два года назад торговая площадка Zakupki.Prom.ua начала переход на электронные документы. Мы осознали, что бумага – это долго, затратно и неэффективно, а рутинные процессы можно улучшить при помощи онлайн-решения. Тогда мы предложили нашим клиентам начать обмениваться электронными документами вместо бумажных.

Чтобы сразу снять барьеры, мы выбрали удобное и бесплатное решение для клиентов – наш собственный сервис электронного документооборота «Вчасно». Часть компаний-контрагентов согласилась сразу. С теми, кто не был готов отказаться от бумаги, работали менеджеры площадки и команда сервиса, рассказывая о плюсах электронного документооборота (ЭДО). По состоянию на март 2019-го 93 % клиентов Zakupki.Prom.ua пользуются электронными документами и только 7 % предпочитают бумажные.

Как пройти налоговую проверку онлайн

В процессе внедрения ЭДО мы столкнулись с тем, что многие предприниматели не готовы переводить документацию в онлайн. Нередко они аргументировали это тем, что не понимают, как компания сможет в таком случае пройти налоговую проверку.

На деле же налоговая не имеет права не признать документ только потому, что он составлен не на бумаге. Такую гарантию дает украинское законодательство. Форма документа никоим образом не влияет на его юридическую силу – важно содержание. Компании имеют право сами решать, как вести документооборот.

В начале 2019-го компания Zakupki.Prom.ua сама прошла налоговую проверку с первичными документами в электронной форме. В практике инспекторов, которые к нам пришли, случай не был первым. Традиционно для проверки они попросили предоставить документы за определенный период и по определенным контрагентам. На вопрос, в каком виде предоставлять документы, налоговики ответили, что в удобном для визуального восприятия, то есть на бумаге.

Нужную выборку наши бухгалтеры распечатали для них прямо из сервиса. И это была только небольшая часть документации. То есть бумагу мы, конечно, использовали, но не в таких объемах, как если бы все документы были бумажные. Никаких вопросов к «оригиналам» у проверяющих не возникло. Как и не пришлось убеждать никого в действительности квалифицированных электронных подписей.

Проходить проверку с электронными документами лучше как минимум по двум причинам. Во-первых, больше не нужно искать необходимый лист с печатью и подписью среди сотен папок в бумажных архивах. Когда инспектор запрашивает нужные файлы относительно конкретной операции, бухгалтер за несколько кликов находит их в сервисе. Во-вторых, исключается и ситуация «был условный акт выполненных работ, а теперь потерялся».

Внутренние документы – тоже электронные

С осени 2018 года Zakupki.Prom.ua начала переводить в электронный вид и внутренние документы. Теперь в компании онлайн создаются и подписываются все виды актов: ввода в эксплуатацию и перемещения основных средств, списания материалов, принятия к учету и перемещения нематериальных активов, передачи малоценных активов в эксплуатацию, а также расходные накладные.

Главными преимуществами перехода сотрудники называют экономию времени и бумаги. Во-первых, не нужно ходить по разным кабинетам и собирать несколько подписей на каждом документе. Все можно согласовать и подписать в сервисе электронного документооборота. Во-вторых, мы стали использовать намного меньше бумаги. Так мы не только экономим деньги, но и заботимся об экологии.

В цифровизации внутреннего документооборота нам еще есть куда расти. В ближайшее время планируем разработать подписание инвентаризационных ведомостей и документов модернизации во «Вчасно».

Сэкономили почти 10 млн гривен

Электронный документооборот позволяет существенно экономить. Это мы прочувствовали на собственном опыте. Только за первый год работы в сервисе «Вчасно» с февраля 2017-го по февраль 2018-го Zakupki.Prom.ua отправила более 300 тыс. документов и сэкономила 5 млн грн. В эту сумму включены затраты на бумагу, печать, конверты, почтовые или курьерские услуги, оплата рабочего времени сотрудников. Почти половину денег – 2,4 млн грн за год – удалось сэкономить только на почтовых расходах.

С 1 марта 2018 года по 28 февраля 2019 года Zakupki.Prom.ua отправила почти 600 тыс. документов и сэкономила 9,8 млн грн.

Помимо уменьшения затрат у электронного документооборота есть еще несколько весомых для бизнеса преимуществ. Например, экономия времени. Причем меньше внимания документам стали уделять не только деловоды и бухгалтеры. Менеджеры по продажам теперь почти не отвечают на вопросы клиентов вроде «Где мой акт?» и подобные. Как результат – у них появляется больше времени на то, чтобы заниматься непосредственно продажами. Это у нас даже подтверждено статистикой: количество продающих, а не административных звонков наших менеджеров выросло.

Еще одно важное преимущество – понятный для всех и прозрачный процесс работы с документами. Они создаются и согласовываются в сервисе, где видны все действия каждого сотрудника. Подписать документы можно за считанные минуты. А в случае ошибки о ней можно оперативно сообщить партнеру, всё исправить и переподписать. Это гораздо быстрее, чем бумага, почта и курьеры.

В целом за время работы с онлайн-сервисом мы заметили одну интересную тенденцию. Когда предлагаешь компании работать с электронными документами, чаще всего первая реакция позитивная. Дальше возникают сложности. Нужно изменить бизнес-процессы, убедить партнеров тоже работать в онлайне. И на этом этапе энтузиазма становится гораздо меньше. Но как только компания переходит на новый способ работы и отправляет первые документы, её сотрудники больше не хотят возвращаться к бумаге. Они ценят появившееся время, простоту и легкость.