logo

Работают, а не смотрят видосики. Как контроль над сотрудниками помогает им быть продуктивнее

Працюють, а не дивляться відосики. Як контроль над співробітниками допомагає їм бути продуктивнішими

- 02 Июл 2020
3321

Украинский сервис Yaware.TimeTracker был создан 9 лет назад. За это время он проанализировал рабочее время более 150 тыс. сотрудников в 3100 компаниях. Среди них и стартапы с одним работником, и гиганты с тысячами подчиненных. В списке клиентов Yaware – Netpeak, Isaac Pintosevich Systems, RIA, «Укрзолото», корпорация «Богдан».

В партнерской колонке для MC.today сооснователь компании Yaware Руслан Савчишин объясняет, как использовать сервис, чтобы повышать продуктивность команды, как правильно позиционировать трекер и почему работодателю лучше им не злоупотреблять.

Партнер проекта?
Yaware

Чем полезен Yaware.TimeTracker

Во время карантина наш клиент, украинская IT-компания, перестраивала отдел продаж. Менеджеры должны были изучить и внедрить новые речевые сценарии работы с клиентами. Один из них постоянно повторял, что он сильно загружен задачами и у него нет времени.

Тогда руководитель решил проанализировать данные диаграммы Ганта (инструмент управления задачами. – Прим. ред.) из отчета Yaware.TimeTracker. Он увидел, что менеджер действительно пользовался рабочими программами. Но когда копнул глубже и изучил отчеты по приложениям, оказалось, что минимум час-полтора в день сотрудник тратит на развлекательные каналы рабочего мессенджера Slack. После этого руководитель определил проблемы с мотивацией сотрудника, и ситуацию разрешили.

Руслан Савчишин

Руслан Савчишин

Это типичная история о сотруднике, который недорабатывает. Вторая типичная ситуация – когда люди, наоборот, перерабатывают. С этим мы столкнулись в своей бухгалтерии. В отделе было два человека. Однажды мы обнаружили, что вместо положенных 40 часов в неделю они несколько недель подряд работали по 50 и больше. И никому не жаловались. Мы поговорили с бухгалтерами, нашли причину переработок и наняли еще одного человека.

Если бы не Yaware, сотрудники и дальше тянули бы на себе всю работу и выгорали. Этим наш трекер и полезен: с его помощью работодатели замечают любопытные вещи, на которые раньше, возможно, не обращали внимание.

Почему трекер – не инструмент для слежки

Бывают случаи, когда на основе данных трекера сотрудника просто увольняют. Мы не можем контролировать, как используют наш инструмент, но всегда даем рекомендации, как сделать так, чтобы и сотруднику, и руководителю было комфортно.

Правильно, когда Yaware подают как способ улучшить эффективность и самодисциплину. Неправильно позиционировать его в качестве жесткого контроля.

Трекер – инструмент тайм-менеджмента, с ним пользователь учится делать больше и быстрее. Если человек успевает вовремя выполнить задачи, у него появляется время на новые задания. В результате растут его квалификация и доход. Если же преподносить сервис как инструмент для слежки, можно наткнуться на сопротивление и даже саботаж.

На сайте Dou есть много историй, когда работодатель злоупотребляет трекером. Например, человек справился с задачей раньше. И пока ждал, что менеджер поставит следующую, занялся саморазвитием. В трекере он это тоже обозначил. Результат – и сотрудник, и менеджер получили «втык» от руководства.

Еще один разработчик рассказывает, что не знал о трекере, пока не заметил расширение, которое фиксирует активность в браузере. В корпоративной рассылке информации о трекере не было, а ноутбук ему выдали со встроенным ПО и готовыми настройками. Результат – негативное отношение к такому контролю.

Yaware.TimeTracker

Как сервис поддерживает идею равноценного обмена

Отношения между сотрудником и работодателем – это равноценный обмен. Человек инвестирует свое время и создает для компании продукт, а работодатель вознаграждает его за усилия. Идеально, если команда стремится сделать больше, а работодатель в ответ повышает зарплату и дает бонусы. Это гарантия крепких рабочих отношений.

Бывает, что сотрудник пытается сделать меньше, но при этом получать ту же зарплату. Бывает и так, что работодатель недоплачивает. Тогда обмен неравноценный. В этой ситуации Yaware.TimeTracker выступает арбитром, который показывает реальную картину.

Важно найти баланс между жестким контролем и свободой. Постоянный учет рабочего времени не означает, что сотрудник должен работать без пауз и отдыха, чувствовать себя ущемленным. В школе же есть перерывы между уроками, время на перезагрузку и обед. На работе должно быть так же.

Как работает Yaware.TimeTracker

После того как трекер установили на компьютер, он начинает отслеживать действия пользователя: какие приложения запущены, какие сайты открыты, как двигается мышка. Ресурсы он делит на продуктивные и непродуктивные. Обозначить те и другие можно в настройках. Например, если для маркетолога Facebook – продуктивный ресурс, то для бухгалтера – развлекательный.

Продуктивные и непродуктивные ресурсы

Продуктивные и непродуктивные ресурсы

Если некоторое время нет активности, значит сотрудник выполняет задачи без компьютера или не работает. Длительность неактивного интервала тоже можно регулировать в настройках. Для рабочих встреч, звонков, совещаний и собеседований, которые проходят вживую, можно включить запись офлайн-активности. Трекер также может учитывать перерывы, опоздания, сверхурочные и ранние уходы с работы.

Кроме того, можно задать время начала и конца рабочего дня, установить круглосуточное или посменное отслеживание. Если надо, программа делает скриншоты экрана и снимки на веб-камеру.

Сотруднику можно разрешить останавливать мониторинг самостоятельно, видеть и анализировать свою статистику. А большие компании могут группировать людей по отделам и открывать доступ к статистике менеджеру.

Чтобы не было пробелов в статистике, мы рекомендуем вести мониторинг постоянно. А анализировать данные тогда, когда ухудшается качество работы или появляются вопросы к продуктивности сотрудника.

У нас гибкая система настроек. Каждая компания может подогнать систему под свои задачи самостоятельно или с помощью нашей службы поддержки.

Стоимость сервиса зависит от набора функций. Мы хотим, чтобы клиент платил за то, что ему действительно нужно. Автоматический учет рабочего времени обойдется в 100 грн за сотрудника. Подписка «Анализ продуктивности», которая учитывает рабочее время, анализирует продуктивность группы или отдельного сотрудника, стоит 150 грн за человека. Сервис с расширенным функционалом, где можно ставить задачи и отслеживать работу по проектам, обойдется в 220 грн за одного. Протестировать все функции и переключаться между тарифами можно в первые 14 дней – столько длится бесплатный тестовый период.

Кому полезен сервис

Чаще всего к нам обращаются компании из сфер IT, медиа и связи, маркетинга, а также производства, у которых есть и офисы, и онлайн-магазины.

Вообще же Yaware создан для компаний любого размера, чьи сотрудники работают за компьютером. В IT-аутсорсинге, где фактически продают рабочие часы специалистов, без трекера не обойтись. Клиенты просят у подрядчика аналитику по отработанным часам, за которые они платят. Отчеты Yaware как раз подходят для этого. Также сервис незаменим для фрилансеров, которые сами руководят временем и хотят увеличить заработок.

Людям творческих профессий со свободным графиком подойдет круглосуточный мониторинг – чтобы не загонять их в рамки. Большинство из них работают командами, и когда проект сдан, трудно определить, кто выложился на максимум, а кто халтурил. Сервис это покажет.

1 – недоработки, 2 – переработки (голубым цветом выделены пределы рабочего графика)
Гибкие настройки для различных должностей и отделов

Вообще Yaware начался как система внутреннего мониторинга. Вся наша команда пользуется трекером на корпоративных компьютерах, а некоторые сотрудники установили его и на личные – на случай удаленной работы. Они самостоятельно анализируют свою статистику и даже соревнуются, у кого длиннее зеленая линия – так обозначаются интервалы продуктивного времени. Всем кандидатам рекрутер на собеседовании рассказывает об учете времени и объясняет цель программы. Ни разу из-за этого кандидат не отказался от должности.

Какие результаты дает трекер

В упомянутом тексте на Dou есть отзыв разработчика Виталия, команда которого работает на Upwork и использует счетчик времени. Он называет его удобным инструментом – вести учет рабочих часов вручную сложнее. «Это дисциплинирует на работе заниматься работой, а не бездельничать, смотреть видосики и так далее», – добавляет Виталий.

Бизнесу трекер помогает ещё и оптимизировать процессы. Наши клиенты из компании «Аквамаркет» хотели проанализировать, сколько времени занимает выполнение определенных задач. В результате они перестроили работу, и теперь эти задачи выполняют не пять сотрудников, а два.

По запросу мы проводим консультации клиентов и анализируем их статистику. Вот что говорят цифры: до внедрения Yaware сотрудники в среднем от 20 до 45 % времени проводили на работе непродуктивно. После того, как появлялся трекер, этот показатель уменьшался до 3−12 %.

Сам факт того, что установили программу, уже влияет на продуктивность. Команда понимает, что теперь действия анализируют, и начинает эффективнее работать. Конечно, для действительно хорошего результата установить трекер недостаточно. Нужно работать внутри компании: говорить с людьми, мотивировать их, оптимизировать процессы, постоянно быть готовым к изменениям.

Партнер проекта?
Yaware

попробовать Yaware бесплатно

Український сервіс Yaware.TimeTracker дев’ять років. За цей час він проаналізував робочий час понад 150 тис. співробітників у 3100 компаніях. Серед них і стартапи з одним робітником, і гіганти з тисячами підлеглих. У списку клієнтів Yaware – Netpeak, Isaac Pintosevich Systems, RIA, «Укрзолото», корпорація «Богдан».

У партнерській колонці для MC.today співзасновник компанії Yaware Руслан Савчишин пояснює, як використовувати сервіс, щоб підвищувати продуктивність команди, як правильно позиціювати трекер і чому роботодавцю краще ним не зловживати.

Партнер проєкту?
Yaware

Чим корисний Yaware.TimeTracker

Під час карантину наш клієнт, українська IT-компанія, перебудовувала відділ продажу. Менеджери повинні були вивчити й запровадити нові мовленнєві сценарії роботи з клієнтами. Один із них постійно повторював, що він сильно завантажений задачами та не має часу.

Тоді керівник вирішив проаналізувати дані діаграми Ганта (інструмент керування задачами – прим. ред.) зі звіту Yaware.TimeTracker. Він побачив, що менеджер дійсно користувався робочими програмами. Однак коли копнув глибше й вивчив звіти із застосунків, виявилося, що мінімум годину-півтори на день співробітник витрачає на розважальні канали робочого месенджеру Slack. Після цього керівник визначив проблеми з мотивацією співробітника, і ситуацію виправили.

Руслан Савчишин

Руслан Савчишин

Це типова історія про співробітника, який недопрацьовує. Друга типова ситуація – коли люди, навпаки, перепрацьовують. З цим ми стикнулися у своїй бухгалтерії. У відділу були дві людини. Якось ми помітили, що замість належних 40 годин на тиждень вони кілька тижнів поспіль працювали по 50 і більше. І нікому не скаржилися. Ми поговорили з бухгалтерами, знайшли причину перепрацювань і найняли ще одну людину.

Якби не Yaware, співробітники й далі тягнули б на собі всю роботу й вигорали. Цим наш трекер і корисний: за його допомогою роботодавці помічають цікаві речі, на які раніше, ймовірно, не звертали увагу.

Чому трекер – не інструмент для слідкування

Трапляються випадки, коли на основі даних трекера співробітника просто звільняють. Ми не можемо контролювати, як використовують наш інструмент, але завжди даємо рекомендації, як зробити так, щоб і співробітнику, і керівнику було комфортно.

Правильно, коли Yaware подають як засіб поліпшити ефективність і самодисципліну. Неправильно позиціювати його як суворий контроль.

Трекер – інструмент тайм-менеджменту, із ним користувач навчається робити більше та швидше. Якщо людина встигає вчасно виконати задачі, у неї з’являється час на нові завдання. У результаті зростають його кваліфікація та дохід. Якщо подавати сервіс як інструмент для слідкування, можна стикнутися з опором і навіть саботажем.

На сайті Dou є багато історій, коли роботодавець зловживає трекером. Наприклад, людина впоралася із задачею раніше. І поки чекала, що менеджер поставить наступну, зайнялася саморозвитком. У трекері вона це також позначила. Результат – і співробітник, і менеджер отримали зауваження від керівництва.

Ще один розробник розповідає, що не знав про трекер, поки не помітив розширення, що фіксує активність у браузері. У корпоративній розсилці інформації про трекер не було, а ноутбук йому видали із вбудованим програмним забезпеченням і готовими налаштуваннями. Результат – негативне ставлення до такого контролю.

Yaware.TimeTracker

Як сервіс підтримує ідею рівноцінного обміну

Відносини між співробітником і роботодавцем – це рівноцінний обмін. Людина інвестує свій час і створює для компанії продукт, а роботодавець винагороджує її за зусилля. Ідеально, якщо команда намагається зробити більше, а роботодавець у відповідь підвищує зарплату й дає бонуси. Це гарантія міцних робочих відносин.

Трапляється, що співробітник намагається зробити менше, але водночас отримувати таку ж саму зарплату. Буває й так, що роботодавець не доплачує. Тоді обмін нерівноцінний. У цій ситуації Yaware.TimeTracker виступає арбітром, який показує реальну картину.

Важливо знайти баланс між суворим контролем і свободою. Постійний облік робочого часу не означає, що співробітник має працювати без пауз і відпочинку, почуватися обмеженим. У школі ж є перерви між уроками, час на перезавантаження й обід. На роботі має бути так само.

Як працює Yaware.TimeTracker

Після того як трекер встановили на комп’ютер, він починає відстежувати дії користувача: які застосунки запущені, які сайти відкриті, як рухається мишка. Ресурси він ділиться на продуктивні та непродуктивні. Позначити їх можна в налаштуваннях. Наприклад, якщо для маркетолога Facebook – продуктивний ресурс, то для бухгалтера – розважальний.

Продуктивные и непродуктивные ресурсы

Продуктивні та непродуктивні ресурси

Якщо певний час немає активності – отже, співробітник виконує задачі без комп’ютера або не працює. Тривалість неактивного інтервалу також можна регулювати в налаштуваннях. Для робочих зустрічей, дзвінків, нарад і співбесід, які проходять наживо, можна підключити запис офлайн-активності. Трекер також може враховувати перерви, запізнення, понаднормові години та ранні виходи з роботи.

Окрім того, можна налаштувати час початку й кінця робочого дня, встановити цілодобове або позмінне відстежування. Якщо потрібно, програма робить скріншоти екрана та знімки на вебкамеру.

Співробітнику можна дозволити зупиняти моніторинг самостійно, бачити й аналізувати свою статистику. А великі компанії можуть групувати людей за відділами та відкривати доступ до статистики менеджеру.

Щоб не було лакун у статистиці, ми рекомендуємо вести моніторинг постійно. А аналізувати дані тоді, коли погіршується якість роботи або з’являються запитання щодо продуктивності співробітника.

У нас гнучка система налаштувань. Кожна компанія може підігнати систему під свої задачі самостійно або за допомогою нашої служби підтримки.

Вартість сервісу залежить від набору функцій. Ми хочемо, щоб клієнт платив за те, що йому дійсно потрібно. Автоматичний облік робочого часу обійдеться в 100 грн за співробітника. Підписка «Аналіз продуктивності», що враховує робочий час, аналізує продуктивність групи або окремого співробітника, коштує 150 грн за особу. Сервіс із розширеним функціоналом, де можна ставити задачі й відстежувати роботу за проєктами, обійдеться в 220 грн за одного. Протестувати всі функції та перемикатися між тарифами можна в перші 14 днів – стільки триває безкоштовний тестовий період.

Кому корисний сервіс

Найчастіше до нас звертаються компанії зі сфер ІТ, медіа та зв’язку, маркетингу, а також виробництва, які мають і офіси, і онлайн-магазини.

Yaware створений для компаній будь-якого розміру, чиї співробітники працюють за комп’ютером. В ІТ-аутсорсингу, де фактично продають робочі години спеціалістів, без трекера не обійтися. Клієнти просять у підрядника аналітику з відпрацьованих годин, за які вони платять. І звіти Yaware підходять для цього. Також сервіс незамінний для фрілансерів, які самі керують часом і хочуть збільшити заробіток.

Людям творчих професій із вільним графіком підійде цілодобовий моніторинг – щоб не заганяти їх у рамки. Більшість із них працюють командами, і коли проєкт зданий, складно визначити, хто виклався на максимум, а хто лінувався. Сервіс це покаже.

1 – недоработки, 2 – переработки (голубым цветом выделены пределы рабочего графика)
Гибкие настройки для различных должностей и отделов

Взагалі Yaware починався як система внутрішнього моніторингу. Вся наша команда користується трекером на корпоративних комп’ютерах, а деякі співробітники встановили його й на особисті – якщо буде дистанційна робота. Вони самостійно аналізують свою статистику й навіть змагаються, у кого зелена лінія довша – так позначаються інтервали продуктивного часу. Усім кандидатам рекрутер на співбесіді розповідає про облік часу й пояснює мету програми. Жодного разу через це кандидат не відмовився від посади.

Які результати дає трекер

У згаданому тексті на Dou є відгук розробника Віталія, команда якого працює на Upwork і використовує лічильник часу. Він називає його зручним інструментом – вести облік робочих годин вручну складніше. «Це дисциплінує на роботі займатися роботою, а не бити байдики, дивитися відосики тощо», – додає Віталій.

Бізнесу трекер допомагає ще й оптимізувати процеси. Наші клієнти з компанії «Аквамаркет» хотіли проаналізувати, скільки часу займає виконання певних задач. У результаті вони перелаштували роботу, і тепер ці задачі виконують не п’ять співробітників, а два.

За запитом ми проводимо консультації клієнтів і аналізуємо їхню статистику. Ось що говорять цифри: до запровадження Yaware співробітники в середньому від 20 до 45 % часу проводили на роботі непродуктивно. Після того як з’явився трекер, цей показник зменшувався до 3-12 %.

Сам факт того, що встановили програму, вже впливає на продуктивність. Команда розуміє, що тепер дії аналізують, і починає ефективніше працювати. Звісно, для дійсно хорошого результату встановити трекер недостатньо. Потрібно працювати всередині компанії: говорити з людьми, мотивувати їх, оптимізувати процеси, постійно бути готовим до змін.

Партнер проєкту?
Yaware

спробувати Yaware безкоштовно

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: