Работают, а не смотрят видосики. Как контроль над сотрудниками помогает им быть продуктивнее

Украинский сервис Yaware.TimeTracker был создан 9 лет назад. За это время он проанализировал рабочее время более 150 тыс. сотрудников в 3100 компаниях. Среди них и стартапы с одним работником, и гиганты с тысячами подчиненных. В списке клиентов Yaware – Netpeak, Isaac Pintosevich Systems, RIA, «Укрзолото», корпорация «Богдан».

В партнерской колонке для MC.today сооснователь компании Yaware Руслан Савчишин объясняет, как использовать сервис, чтобы повышать продуктивность команды, как правильно позиционировать трекер и почему работодателю лучше им не злоупотреблять.

Чем полезен Yaware.TimeTracker

Во время карантина наш клиент, украинская IT-компания, перестраивала отдел продаж. Менеджеры должны были изучить и внедрить новые речевые сценарии работы с клиентами. Один из них постоянно повторял, что он сильно загружен задачами и у него нет времени.

Тогда руководитель решил проанализировать данные диаграммы Ганта (инструмент управления задачами. – Прим. ред.) из отчета Yaware.TimeTracker. Он увидел, что менеджер действительно пользовался рабочими программами. Но когда копнул глубже и изучил отчеты по приложениям, оказалось, что минимум час-полтора в день сотрудник тратит на развлекательные каналы рабочего мессенджера Slack. После этого руководитель определил проблемы с мотивацией сотрудника, и ситуацию разрешили.

Это типичная история о сотруднике, который недорабатывает. Вторая типичная ситуация – когда люди, наоборот, перерабатывают. С этим мы столкнулись в своей бухгалтерии. В отделе было два человека. Однажды мы обнаружили, что вместо положенных 40 часов в неделю они несколько недель подряд работали по 50 и больше. И никому не жаловались. Мы поговорили с бухгалтерами, нашли причину переработок и наняли еще одного человека.

Если бы не Yaware, сотрудники и дальше тянули бы на себе всю работу и выгорали. Этим наш трекер и полезен: с его помощью работодатели замечают любопытные вещи, на которые раньше, возможно, не обращали внимание.

Почему трекер – не инструмент для слежки

Бывают случаи, когда на основе данных трекера сотрудника просто увольняют. Мы не можем контролировать, как используют наш инструмент, но всегда даем рекомендации, как сделать так, чтобы и сотруднику, и руководителю было комфортно.

Правильно, когда Yaware подают как способ улучшить эффективность и самодисциплину. Неправильно позиционировать его в качестве жесткого контроля.

Трекер – инструмент тайм-менеджмента, с ним пользователь учится делать больше и быстрее. Если человек успевает вовремя выполнить задачи, у него появляется время на новые задания. В результате растут его квалификация и доход. Если же преподносить сервис как инструмент для слежки, можно наткнуться на сопротивление и даже саботаж.

На сайте Dou есть много историй, когда работодатель злоупотребляет трекером. Например, человек справился с задачей раньше. И пока ждал, что менеджер поставит следующую, занялся саморазвитием. В трекере он это тоже обозначил. Результат – и сотрудник, и менеджер получили «втык» от руководства.

Еще один разработчик рассказывает, что не знал о трекере, пока не заметил расширение, которое фиксирует активность в браузере. В корпоративной рассылке информации о трекере не было, а ноутбук ему выдали со встроенным ПО и готовыми настройками. Результат – негативное отношение к такому контролю.

Как сервис поддерживает идею равноценного обмена

Отношения между сотрудником и работодателем – это равноценный обмен. Человек инвестирует свое время и создает для компании продукт, а работодатель вознаграждает его за усилия. Идеально, если команда стремится сделать больше, а работодатель в ответ повышает зарплату и дает бонусы. Это гарантия крепких рабочих отношений.

Бывает, что сотрудник пытается сделать меньше, но при этом получать ту же зарплату. Бывает и так, что работодатель недоплачивает. Тогда обмен неравноценный. В этой ситуации Yaware.TimeTracker выступает арбитром, который показывает реальную картину.

Важно найти баланс между жестким контролем и свободой. Постоянный учет рабочего времени не означает, что сотрудник должен работать без пауз и отдыха, чувствовать себя ущемленным. В школе же есть перерывы между уроками, время на перезагрузку и обед. На работе должно быть так же.

Как работает Yaware.TimeTracker

После того как трекер установили на компьютер, он начинает отслеживать действия пользователя: какие приложения запущены, какие сайты открыты, как двигается мышка. Ресурсы он делит на продуктивные и непродуктивные. Обозначить те и другие можно в настройках. Например, если для маркетолога Facebook – продуктивный ресурс, то для бухгалтера – развлекательный.

Если некоторое время нет активности, значит сотрудник выполняет задачи без компьютера или не работает. Длительность неактивного интервала тоже можно регулировать в настройках. Для рабочих встреч, звонков, совещаний и собеседований, которые проходят вживую, можно включить запись офлайн-активности. Трекер также может учитывать перерывы, опоздания, сверхурочные и ранние уходы с работы.

Кроме того, можно задать время начала и конца рабочего дня, установить круглосуточное или посменное отслеживание. Если надо, программа делает скриншоты экрана и снимки на веб-камеру.

Сотруднику можно разрешить останавливать мониторинг самостоятельно, видеть и анализировать свою статистику. А большие компании могут группировать людей по отделам и открывать доступ к статистике менеджеру.

Чтобы не было пробелов в статистике, мы рекомендуем вести мониторинг постоянно. А анализировать данные тогда, когда ухудшается качество работы или появляются вопросы к продуктивности сотрудника.

У нас гибкая система настроек. Каждая компания может подогнать систему под свои задачи самостоятельно или с помощью нашей службы поддержки.

Стоимость сервиса зависит от набора функций. Мы хотим, чтобы клиент платил за то, что ему действительно нужно. Автоматический учет рабочего времени обойдется в 100 грн за сотрудника. Подписка «Анализ продуктивности», которая учитывает рабочее время, анализирует продуктивность группы или отдельного сотрудника, стоит 150 грн за человека. Сервис с расширенным функционалом, где можно ставить задачи и отслеживать работу по проектам, обойдется в 220 грн за одного. Протестировать все функции и переключаться между тарифами можно в первые 14 дней – столько длится бесплатный тестовый период.

Кому полезен сервис

Чаще всего к нам обращаются компании из сфер IT, медиа и связи, маркетинга, а также производства, у которых есть и офисы, и онлайн-магазины.

Вообще же Yaware создан для компаний любого размера, чьи сотрудники работают за компьютером. В IT-аутсорсинге, где фактически продают рабочие часы специалистов, без трекера не обойтись. Клиенты просят у подрядчика аналитику по отработанным часам, за которые они платят. Отчеты Yaware как раз подходят для этого. Также сервис незаменим для фрилансеров, которые сами руководят временем и хотят увеличить заработок.

Людям творческих профессий со свободным графиком подойдет круглосуточный мониторинг – чтобы не загонять их в рамки. Большинство из них работают командами, и когда проект сдан, трудно определить, кто выложился на максимум, а кто халтурил. Сервис это покажет.

Вообще Yaware начался как система внутреннего мониторинга. Вся наша команда пользуется трекером на корпоративных компьютерах, а некоторые сотрудники установили его и на личные – на случай удаленной работы. Они самостоятельно анализируют свою статистику и даже соревнуются, у кого длиннее зеленая линия – так обозначаются интервалы продуктивного времени. Всем кандидатам рекрутер на собеседовании рассказывает об учете времени и объясняет цель программы. Ни разу из-за этого кандидат не отказался от должности.

Какие результаты дает трекер

В упомянутом тексте на Dou есть отзыв разработчика Виталия, команда которого работает на Upwork и использует счетчик времени. Он называет его удобным инструментом – вести учет рабочих часов вручную сложнее. «Это дисциплинирует на работе заниматься работой, а не бездельничать, смотреть видосики и так далее», – добавляет Виталий.

Бизнесу трекер помогает ещё и оптимизировать процессы. Наши клиенты из компании «Аквамаркет» хотели проанализировать, сколько времени занимает выполнение определенных задач. В результате они перестроили работу, и теперь эти задачи выполняют не пять сотрудников, а два.

По запросу мы проводим консультации клиентов и анализируем их статистику. Вот что говорят цифры: до внедрения Yaware сотрудники в среднем от 20 до 45 % времени проводили на работе непродуктивно. После того, как появлялся трекер, этот показатель уменьшался до 3−12 %.

Сам факт того, что установили программу, уже влияет на продуктивность. Команда понимает, что теперь действия анализируют, и начинает эффективнее работать. Конечно, для действительно хорошего результата установить трекер недостаточно. Нужно работать внутри компании: говорить с людьми, мотивировать их, оптимизировать процессы, постоянно быть готовым к изменениям.

попробовать Yaware бесплатно